作業計画の書き方

作業計画とは、一連の目標と、チームがその目標を達成するために必要なプロセスの概要です。チームメンバーがプロジェクト全体を理解するのに役立ちます。プロの仕事でもパートタイムの仕事でも、作業計画を書くことは仕事をより組織的に完了するのに役立ちます。作業計画を通じて、大規模な作業プロセスを小さくて達成しやすいタスクに分割することができ、作業の目的をより明確に理解することもできます。今後の仕事に備えて、作業計画の書き方を学びましょう。

ステップ

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{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/17\/Write-a-Work-Plan-Step-1-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-a-Work-Plan-Step-1-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/17\/Write-a-Work-Plan-Step-1-Version-2.jpg\/v4-828px-Write-a-Work-Plan-Step-1-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1.作業計画の目的を慎重に検討します。作業計画書を作成する理由はたくさんあります。まず、執筆の目的を決め、それから計画的に準備することで、半分の労力で 2 倍の結果を達成できます。ほとんどの作業計画には期間（6 か月または 1 年など）があることを覚えておいてください。
- 企業では、作業計画によって、特に年次業績評価の後やチームが大規模なプロジェクトに取り組む前に、今後数か月間に取り組む内容を上司に明確に伝えることができます。作業計画は結果文書としても機能し、新会計年度に開催される会社の戦略計画会議の決議に含めることもできます。
- 学術的には、作業計画は学生が大規模なプロジェクトのスケジュールを作成するのに役立ちます。また、学期のコース教材を準備する教師を手伝うこともできます。
- 個人的な事柄に関しては、作業計画を立てることで、何を計画しているか、それをどのように実行するか、いつまでに完了したいかをより明確にすることができます。個人の作業計画は、たとえ厳密なものでなくても、個人がいつでも自分の目標と作業の進捗状況を追跡するのに役立ちます。
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- 要約はできる限り簡潔かつ魅力的なものにする必要があります。これを使用して、この作業計画を作成した理由を上司に思い出させます。その範囲は、その期間に取り組んだ特定のプロジェクトである必要があります。
- 背景セクションでは、なぜこの作業提案書を作成しているのかを強調する必要があります。たとえば、解決すべき問題が特定された最近の仕事の詳細や統計を詳しく述べたり、以前の仕事で受けた良い評価について書いたりします。
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- 目的は、プロジェクトの全体的なビジョンに焦点を当てる必要があります。作業計画の望ましい最終結果をリストします。目標は広く設定してください。たとえば、研究論文を完成させる、文章の書き方についてさらに学ぶなどの目標を設定します。
- 目標は具体的かつ実行可能なものでなければなりません。言い換えれば、これらの目標は定量化できるということです。たとえば、研究論文のためにインタビューする人を見つけることは良い目標です。
- 多くの詳細な作業計画では、目標を「短期」、「中期」、「長期」に分類します。たとえば、今後 3 か月で視聴者数を 30% 増やすという企業の短期目標は、今後 1 年間でソーシャルメディアを通じてブランド認知度を高めるという長期目標とは大きく異なります。
- 目標は通常、能動態で書かれ、漠然とした言葉（「調査する」、「理解する」、「知る」など）ではなく、具体的な動作の動詞（「計画する」、「書く」、「増やす」、「測定する」など）が使用されます。
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- 正確さ: 「私たちは彼らのために具体的に何をするつもりですか?」誰にサービスを提供するのか、そして彼らを助けるために具体的にどのような行動を取るのかを書き留めます。
- 測定可能性: 「定量化できますか? 測定できますか?」「結果を数値化できますか?」「南アフリカ人の健康状態が 2020 年までに改善する」という目標を掲げると、圧倒されてしまうかもしれません。でも、「2020年までに南アフリカの新生児がHIVに感染する確率を20％削減する」と書けば、それに基づいた具体的な対策を立てるのは簡単ではないでしょうか？
  - 覚えておいてください、あなたの仕事がもたらす変化を測定するための開始数値が必要です。今年南アフリカで生まれたすべての新生児の HIV 感染の可能性がわからないと、感染率を 20% 削減できると自信を持って言うことは不可能です。
- 完了可能性。「限られた時間と限られたリソース内でこの目標を達成できますか？」目標の達成は客観的な条件に左右されます。中小企業であれば、売上を500%増やすという目標を設定することも可能でしょう。しかし、市場をほぼ独占している大企業であれば、そのような目標を達成することはほぼ不可能でしょう。
  - 場合によっては、目標を達成できるかどうかわからない場合は、関連分野の専門家や権威者に相談することもできます。
- 関連性。「この目標は、当社の長期戦略計画に適合していますか？」高校生の身長と体重を測定することは、彼らの全体的な健康状態を理解するために重要ですが、それは彼らの精神的健康の改善に「直接」役立つのでしょうか？目標が実装戦略と明確かつ直感的に結びついていることを確認してください。
- 期限。「この目標を達成する期限はいつですか、またはどのくらいの時間がかかりますか？」プロジェクトの期限を設定します。同時に、プロジェクトの要件がすべて完了したときに何をすべきか、また、特定の成果が特に優れている場合にプロジェクトを早期に終了できるかどうかも規定する必要があります。
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- 特定の仕事の場合、リソースには財務予算、スタッフ、コンサルタント、オフィスビルまたはオフィス、書籍や資料などが含まれる場合があります。作業計画がより正式な場合は、詳細な作業予算を付録に含めることができます。
- 学術分野では、リソースには、さまざまな図書館や研究室へのアクセス、書籍、新聞、雑誌などのさまざまな研究資料、コンピューターやインターネットへのアクセス、教授、専門家、質問できるその他の人々などが含まれます。
6.実際の状況の制約を明確に理解する。これらの制約は、目標や目的を達成する上での障害となります。たとえば、学校の論文のためにリサーチをしているときに、スケジュールがぎっしり詰まっていると、情報収集や論文執筆に真剣に取り組む時間が十分に取れないことがあります。現時点では、実際の状況の制約として時間が厳しすぎるため、論文研究に十分な時間を残すために当初の計画を変更する必要があるかもしれません。
7責任は明確です。良いプログラムには説明責任が不可欠です。それぞれの小さなタスクを完了する責任は誰が負うのでしょうか?この作業にはチーム全体の共同作業が必要ですが、そのうちの 1 人が期限内にタスクを完了する責任を負わなければなりません。
8 戦略計画。作業計画を見直し、現実の制約を克服して目標と目的を達成するためにリソースを使用する戦略を決定します。
- 具体的なアクションステップをリストします。目標を達成するために毎日、毎週何をする必要があるかを決定します。また、チームの他のメンバーが行う必要があることもリストアップします。より効率的に作業するには、プロジェクト管理ソフトウェアや個人用カレンダーの使用を検討してください。
- スケジュールを作成します。スケジュールを作成する際には、さまざまな予期しないイベントがいつでも発生する可能性があることを念頭に置き、作業が時間どおりに完了するように余裕を持たせる必要があります。
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ヒント

自分に合った勤務スケジュールを作成しましょう。作業計画は、好みや必要に応じて詳細または広範囲にすることができます。筆記用具は、紙とペンのようなシンプルなものから、グラフィックや色を簡単に追加できる専門的なソフトウェアを使用した複雑なものまでさまざまです。最も気に入っており、最も生産性の高いツールを使用してください。
大規模プロジェクトではマイルストーンを使用します。マイルストーンは、特定のターゲット要件を満たすプロジェクト内の一連のノードです。これらのノードは、実際の作業の進捗状況の参照として使用できます。これらを使用して、作業の進捗状況を把握し、プロジェクトが正しい軌道に乗っていることを確認できます。

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