カスタマーサービスへのメールの書き方

カスタマーサービスにメールを書くのは難しいと感じる人は多いです。昔は、メールはすべて紙に書いて相手に郵送していました。では、コンピューターを使ってメールの形で手紙を書く場合はどうすればいいのでしょうか。自分の要求を伝えるには、どのような口調や態度で伝えればよいでしょうか?業界、地域、文化の違いにかかわらず、メールの書き方や返信の正しい方法は普遍的です。

パート1 パート1/3:

ウェブサイトを見る

{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d9\/Write-an-Email-to-Customer-Service-Step-1-Version-4.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Customer-Service-Step-1-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d9\/Write-an-Email-to-Customer-Service-Step-1-Version-4.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Customer-Service-Step-1-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1ウェブサイトで答えを見つけます。会社のカスタマーサービス部門にメールを送信する前に、その会社の Web サイトを検索して、質問に対する回答があるかどうかを確認してください。多くの企業の Web サイトには、よくある質問への回答を提供する FAQ や顧客サポートページがあります。
- 通常、会社の公式ウェブサイトの FAQ インターフェイスは、ページの下部までスクロールして「お問い合わせ」、「ヘルプ」、または「カスタマーサービス」をクリックすると見つかります。
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- 企業は通常、顧客がコメントや提案を送信できるように、「お問い合わせ」画面に電子メールアドレスを提供します。
  - このメールアドレスをクリックしてコピーします。見つからない場合は、インターネットで相手のメールアドレスを検索し、今後の使用に備えてアドレス帳に保存します。
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- メールを書くときは、知性を示して相手の尊敬を得ましょう。電子メールで提起した問題が会社の Web サイトで回答できる場合、カスタマーサービスチームは、あなたを会社に利益をもたらさない要求の厳しい、または怠惰な顧客であると考える可能性があります。
- FAQ ページもご覧ください。同じ質問が何度も出され、回答が掲示板にすでに投稿されていることが多々あります。そのため、多くの企業の Web サイトには、顧客サービスメールの数を最小限に抑えるために、このようなページが用意されています。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/9b\/Write-an-Email-to-Customer-Service-Step-4-Version-4.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Customer-Service-Step-4-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/9b\/Write-an-Email-to-Customer-Service-Step-4-Version-4.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Customer-Service-Step-4-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 4会社の関連ポリシーを照会します。検索バーや Q&A インターフェースで質問の回答が見つからない場合は、「会社概要」や会社の規定などのページで回答が見つかる場合があります。同じ方法を使用して、Web サイトの一番下までスクロールし、関連リンクを見つけます。「会社概要」、「インデックス」、「クレジットカード」、「製品の在庫状況」、「返品ポリシー」、「プライバシーポリシー」、「利用規約」など、質問に対する回答が含まれている可能性のあるリンクを試してください。
- これらのリンクで答えが見つからない場合でも、参照してみると役に立つことがあります。これにより、企業についての理解が深まり、メールを書く際により正確な情報を提供できるようになります。
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パート2 パート2/3:

メールを書く

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- 実際、多くの場合、電子メールでの苦情よりも電話でのコミュニケーションの方が効率的で直接的です。電子メールは、感謝の気持ちを伝えたり、すぐに返答する必要のない質問をしたりするのに最適です。問題を早く解決したい場合は、電話するのが最善の方法です。
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- たとえば、「生涯保証カードが子犬に噛まれてしまったので交換が必要です」
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- 挨拶には具体的な名前を含めるようにしてください。小規模な企業では、カスタマーサービス担当者の役職を記載している場合があり、これらの役職を含めると、メールがより親しみやすく、歓迎されている印象を与えることができます。
- 挨拶の後にはカンマまたはコロンを使用できます。たとえば、「顧客サービス担当者様」または「顧客サービス担当者様」
4標準的な記述規則を使用します。標準的な書き方の慣例を使用すると、敬意を表します。英語のメールを書くときは、すべて大文字、大文字と小文字の混在、手書きを使用しないでください。メールが真剣に受け止められるように、標準的な句読点、スペル、フォントを使用してください。 ^{[4] X研究ソース}
5敬意ある口調を保ちます。不満を述べたり、不満を表現したりするときでも、敬意のある口調を使用してください。これにより、顧客としての善意が伝わり、より丁寧な対応が得られます。 ^{[5] X研究ソース}
6相手に自分の身元を伝えます。挨拶の後は自己紹介をします。相手に自分の名前を伝え、自分がどのようなタイプの顧客であるか、そしてこれがどのメールであるかを説明します。いずれの場合も、カスタマーサービスは問題解決に全力を尽くします。製品関連のアフターサービスであれば、相手先に住所を知らせて、ドアツードアのサービスを依頼することもできます。
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- 可能であれば、製品の URL を記載して、カスタマーサービススタッフが電子メールに記載されている製品情報をできるだけ早く見つけられるようにします。 ^{[6] X研究ソース}
- メールに注文番号を記入してください。ほとんどのカスタマーサービスエージェントは、製品の注文番号を尋ねます。この番号は、販売システム全体で製品を見つけて追跡するための鍵となります。 ^{[7] XResearchソース}
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- 直接要望を伝えてください。メールを書くとき、自分の要望を伝えるのが恥ずかしいと感じるかもしれません。遠慮せずに、補償を希望する旨を相手に直接伝えましょう。
9段落は簡潔にします。文章を書くときは、読みやすくなるように、各段落が長すぎないこと、また各段落が 3 文を超えないように注意してください。簡潔な段落により、カスタマーサービスエージェントは電子メールをすばやくスキャンし、優先順位を付けることができます。メールが 1 つの長い段落だけの場合、カスタマーサービスではメールの内容を理解する時間がないため、メールをリストの一番下に配置する可能性があります。
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- 電子メールの署名は、名前、職業、連絡先情報を含む短いテキストです。メール設定で電子メール署名を設定し、新しいテキストに自動的に表示させることができます。
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- 電子メールで求人に応募し、電子履歴書の提出を求められた場合は、添付ファイルを含める必要があります。
- ユーザー名、パスワード、クレジットカード番号などの個人情報をメールに含めないでください。
12メールを送信する前に校正します。メールを書き終えたら、興奮せずに送信ボタンを押してください。送信する前にもう一度確認し、メールの内容に影響する可能性のある不注意な入力ミスがないことを確認してください。スマートフォンからメールを送信する場合でも、文法や句読点の間違いがあるとプロフェッショナルらしくない印象を与えることがあります。 ^{[9] X研究ソース}
13タイムリーにフォローアップします。数日経っても返信がない場合は、メールがウェブサイトによって自動的にブロックされたか、大量のメールの中に埋もれてしまった可能性があります。もう一度メールを送信し、以前に送信したメール情報を示して、相手に最初のメールを受信したかどうかを尋ねます。広告する

パート 3パート3/3:

礼儀正しく

1正しい文法とスペルを使用します。気づかないかもしれませんが、文法とスペルを正しく使用することは礼儀正しさの一部です。コミュニケーションをとるときは敬意を持って、態度を示してください。
2あなたの知識と学習を示します。メールを書くときはあまり気取りすぎず、良い語彙を使って自分の学歴を示すことができます。また、事前に会社のウェブサイトを閲覧し、相手方のポリシー規約をよく理解している場合は、その旨をメールの中で指摘し、試してみたがまだ問題の解決策が見つからないことを相手方に伝えることもできます。
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- カスタマーサービスエージェントとの信頼関係が確立されて初めて、ジョークが理解され、受け入れられるようになります。
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- 言葉では感情をうまく伝えられないこともあるということを知っておく必要があります。問題に非常に不満があり、すぐに解決策を得たい場合は、電話で連絡する方が効果的です。 ^{[10] X研究ソース}
5メールに感謝の気持ちを伝えます。メールの最後には、会社への感謝の気持ちと、これまでのサービスに対する感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。そうすることで、カスタマーサービススタッフがメールを読んで返信する意欲が高まります。広告する