会議を成功させるには、会議スケジュールを成功させる必要があります。スケジュールのない会議の多くは長くて非生産的です。詳細かつ柔軟なスケジュールにより、組織化と焦点が強調され、会議の目標を最短時間で達成できます。テンプレートを使用することも、独自のテンプレートを作成することもできます。詳細については以下を参照してください。
ステップ 1方法 1/2:スケジュールを書き込む スケジュールを一から書き出す {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/aa\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-1-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-1-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/i mages\/thumb\/a\/aa\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-1-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-1-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1タイトルを定義します。 美しい文学作品から退屈なスプレッドシートまで、あらゆるものにタイトルが必要ですが、会議の議題も例外ではありません。タイトルでは、これが会議の議題であること、会議の内容が何であるかという 2 つの情報を伝える必要があります。空白の文書の上部にタイトルを記入します。タイトルはビジネス文書であるため、言葉の面で華美であったり複雑である必要はなく、シンプルで明確なものでなければなりません。派手なフォントや大きすぎるフォントは使用しないでください。一般的に、最も標準的な英語フォントは Times New Roman または Calibri であり、中国語フォントは Yahei や Songti などのデフォルトフォントになります。タイトルのフォントサイズは本文と同じか、少し大きめにしてください。覚えておいてください: タイトルの目的は、会議のトピックを伝えることであり、読者を楽しませたり気を散らしたりすることではありません。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d3\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-2-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-2-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/i mages\/thumb\/d\/d3\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-2-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-2-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2ヘッダー部分には、人物、場所、時間などが含まれます。 タイトルの下には、会議の形式に応じた詳細度を持つ表のヘッダーがあります。ヘッダーの内容は会議の議題とは関係なく、会議の参加者、場所、時間などを示す客観的な情報のみです。選択できるオプションをいくつか示します。ポイントに分割することを忘れないでください (太字を使用できます)。日時。一緒に書くことも、別々に書くことも出来ます。 場所。場所が複数ある場合は、具体的な住所を明記してください。場所が 1 つしかない場合は、会議室のみを記載してください (例: 会議室 3)。 参加者。通常、名前の前に役職名を付ける必要はありません。 特別ゲスト。リーダー、記者、特別ゲストなどを含む。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/31\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-3-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-3-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/i mages\/thumb\/3\/31\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-3-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-3-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 3会議の目的を簡単に述べます。 目標のない会議は時間の無駄です。表のヘッダーの下に空白行を残し、大文字または下線付きの文字で「Target」と入力し、その後にコロンまたは改行を続けます。 1～4 文で、会議の主なポイントを簡単に説明してください。例: 予算会議の会議目的は、次のようになります。「目的: 2014 ～ 2015 年の主要な予算目標をリストし、長期的なコスト削減について話し合う。研究開発担当ディレクターの Marcos Feldman が最近の競争力調査も発表する。」 以前に作成した会議の要約やエグゼクティブサマリーを参照することもできます。会議の目的には、詳細な説明は不要で、会議での議論の焦点を大まかに示すだけで十分です。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/14\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-4-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-4-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/i mages\/thumb\/1\/14\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-4-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-4-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 4議題を書き、会議の要点をリストアップします。 会議は予定時間を誤って超過してしまうことがよくありますが、明確な議題があれば会議時間を管理しやすくなります。会議の目的の下に空白行を残し、太字または下線付きのテキストで「議題」と書き、議論するトピックをいくつかリストします。各エントリは独自の行にあります。各項目の予想議論時間を書き留めます。 「何時から何時まで」または「どのくらいの時間」という形式を使用できます。いずれか 1 つを選択し、形式に一貫性を持たせてください。そうしないと、プロフェッショナルさが欠けてしまいます。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/91\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-5-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-5-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/i 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セッションでは、参加者は質問をしたり、個人的な意見やコメントを述べたり、今後の会議への提案をしたりすることができます。質疑応答の時間をスケジュールの最後にマークすることもできますし、書面による取り決めをせずにその時点で口頭で質問することもできます。参加者に質問がない場合、会議は早めに終了できます。早く解散すれば多くの人が幸せになれるでしょう。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/c\/cc\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-7-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-7-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/cc\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-7-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-7-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 7議題には議論されるトピックの概要を含めることができますが、必須ではありません。 タイムスケジュールは会議の議題の中心であり、議論を導くために使用されます。ただし、議論のトピックの追加の概要も役立ちます。参加者に重要なトピックを思い出させ、重要なポイントの記憶を強化することができます。以下にトピックのアウトラインの例を示します (詳細については、「アウトラインの書き方」を参照してください)。 I. 主要な予算問題1. 従業員の出張予算 2. 代理店の配送予算 3. プロモーション予算 2. 利益を増やす方法1. オプションサービス 2. モバイル技術への再投資 …等々。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/c\/c8\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-8.jpg\/v4-460px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-8.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/c8\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-8.jpg\/v4-728px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-8.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 8会議スケジュールを配布する前にエラーがないか確認します。 参加者の中には会議の議題に大きく依存する人もいるため、議題を配布する前に、議題が完全かつ正確であることを確認してください。これは参加者に対して礼儀正しく敬意を表するだけでなく、細部に注意を払っていることも示します。さらに、トラブルシューティングを行うことで、時間と恥ずかしい思いを省くことができます。 会議スケジュールテンプレートの使用 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/5a\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-9.jpg\/v4-460px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-9.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/5a\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-9.jpg\/v4-728px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-9.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1ワードプロセッサソフトウェアに付属のテンプレートを使用します。 Microsoft Office や Pages などの多くのワードプロセッサではさまざまなテンプレートが提供されており、会議スケジュール テンプレートも用意されているはずです。テンプレートを使用すると、執筆効率が大幅に向上します。テンプレートは整理されているだけでなく、美しくもあります。対応する項目に適切なコンテンツを入力するだけです。さまざまなワードプロセッサソフトウェアは若干異なりますが、テンプレートは通常、上部のメニューバーから見つかります。 ワープロソフトにテンプレート機能があっても会議スケジュールテンプレートが付属していない場合は、ソフトの公式サイトからダウンロードできます。たとえば、Microsoft Wordはoffice.Microsoft.comからテンプレートをダウンロードします。 [1] Pages は Apple App Store からテンプレートをダウンロードします。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/43\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-10.jpg\/v4-460px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-10.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/43\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-10.jpg\/v4-728px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-10.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2サードパーティのWebサイトからテンプレートをダウンロードすることもできます。 ソフトウェア自体にテンプレートが付属しておらず、公式 Web サイトで見つけられない場合でも、心配しないでください。他の Web サイトで多くの無料テンプレートを見つけることができます。検索エンジンで「会議スケジュール テンプレート」を検索するだけで、多くの結果が得られます。ただし、検索結果の中には信頼できる情報源からのものではないものもあるため、選択する際にはより注意する必要があります。以下にサードパーティの Web サイトをいくつか示します。 Wordテンプレートを保存[2] : このウェブサイトでは、Microsoft Word に適したテンプレートを多数提供しています。 Wordテンプレートオンライン[3] : これも非常に優れたリソースですが、テンプレートの種類は多くありません。 iWorkCommunity [4] : Pages で動作しますが、古いバージョン用です。 App Store には Pages 用のテンプレートも多数ありますが、一部は有料です。 [5] {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/49\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-11.jpg\/v4-460px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-11.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/49\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-11.jpg\/v4-728px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-11.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 3テンプレートに入力します。 ワープロソフトに付属しているテンプレート、または別の Web サイトからダウンロードしたテンプレートを見つけたら、必要な情報を入力するだけです。テンプレート上の各領域は、名前、時間、ディスカッショントピック、セクションタイトルなど、明確に定義されています。関連する情報を入力した後、エラーがないか確認してください。テンプレートは便利ですが、スペル、文法、情報のエラーなどのエラーを自動的にチェックすることはできません。どのセクションも空白のままにしないでください。エントリに「ここに入力してください」とだけ書かれていたら、プロフェッショナルとは言えません。記入したくないセクションがある場合は、必ずエントリ全体を削除してください。 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{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/7c\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-13.jpg\/v4-460px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-13.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/7c\/Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-13.jpg\/v4-728px-Write-an-Agenda-for-a-Meeting-Step-13.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1重要なトピックが優先されます。 最も重要なトピックが最初に来るように会議をスケジュールします。 1 番目の重要性: 会議の前半では、参加者はより集中しており、この時間中に重要なトピックについて効率的に議論できます。 2 番目の重要性: 会議が早く終了したり、一部の参加者が早く退席したりする場合には、退席する前に重要なトピックについて話し合うようにしてください。会議が計画通りに進むはずがない。会議で議論されなかった重要でないトピックがある場合は、自分で解決するか、次の会議まで残しておくことができます。しかし、重要な議題が議論されなければ、会議の目的は達成されず、会議は失敗に終わります。最も重要なトピックを最初に置くことで、この問題を回避できます。 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今四半期の目標について一緒に話し合います（20 分）。 3. 5 つの主な目標を選択します (10 分)。役割と責任: 会議のリーダー、記録担当者、行動計画をまとめる人など。 全員がスケジュールの変更を提案できる期限を設定するのが最適です。追加のコメントやその他の新しい意見を受け入れます。 誰かが会議に欠席する場合は、議題の先頭に「あらかじめお詫び申し上げます」というブロックを追加したり、別の場所に書き込んだり、その場で言及したりすることができます。 会社が会議の議題の形式に関して特定の要件を持っている場合は、その要件に従ってテンプレートを設定する必要があります。ルールに従うことが重要です。 
