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手紙を書くことは芸術です。上手に書けば、相手は真剣に受け止めてくれます。下手な書き方をすれば、相手はあなたを無視するかもしれません。カバーレター、友人への手紙、または同僚へのメールを書く場合でも、すべては読者の注意を引き、読み続けさせる良い導入部から始まります。受取人への宛名の書き方、注目を集める文章の書き方、魅力的な導入部の作り方を学ぶことで、読む価値のある手紙を書くことができます。 ステップパート1 パート1/1:手紙を書き始める- {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/71\/Start-a-Letter-Step-1-Version-2.jpg\/v4-460px-Start-a-Letter-Step-1-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/71\/Start-a-Letter-Step-1-Version-2.jpg\/v4-728px-Start-a-Letter-Step-1-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1誰に宛てて書いているのかを決めます。具体的なタイトルは、一般的なタイトルよりも人々の興味を引き付けることができます。なぜなら、具体的なタイトルは、誰に話しかけているのかを知っていることを証明するからです。これは最も基本的なことです。
- 履歴書やビジネスレターを書く場合は、時間をかけて読者の名前を探してください。ほとんどの場合、少し調べれば、採用担当者、人事コーディネーター、または採用マネージャーの名前がわかります。オンラインで情報が見つからない場合は、電話をかけることで、誰に手紙を書くべきかがわかる場合がよくあります。
- 一般的に言えば、「Dear Sir or Madam」や「Dear Sir or Madam」の使用は避けるのが最善です。これらのタイトルは、個人的な特徴を表現できず、読者に印象を与えることができず、あなたの手紙が他の手紙の群れの中に埋もれてしまい、独自性が失われてしまいます。
- たとえば、誰かを雇うときに、2 通の手紙を受け取ったとします。1 通には「拝啓」と宛名が書かれており、もう 1 通にはあなたの名前が明記されています。どちらの応募者が「十分な知識」を持ち、採用する価値があると思われますか?
- {"smallurl"： "https：\/\/www.wikihow.com \/images_en \/thumb \/a \/a1 \/start-a-letter-step-2-version-2.jpg \/vv4-460px-start-a-letter-step-2-version-2.jpg：" wikihow.com \/images \/thumb \/a \/a1 \ /start-a-letter-step-2-version-2.jpg \/v4-728px-a-letter-step-2-version-2.jpg "、" smallwidth "：460、" smallheight "：345、" 828、 "bigwidth"： "828、 ensing "：" <div class = \ "mw-parser-output \"> <\/div> "} 2あなたが書いている人の正確な名前を見つけることができない場合、心配しないでください！この情報は意図的に隠されている場合もありますが、その場合は「Sincerely」で十分です。
- たとえば、推薦状や、名前がわからない社内の誰かに宛てた手紙を書く場合は、「拝啓」などの一般的な挨拶文を使うことができます。
- {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/7b\/Start-a-Letter-Step-3-Version-2.jpg\/v4-460px-Start-a-Letter-Step-3-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/7b\/Start-a-Letter-Step-3-Version-2.jpg\/v4-728px-Start-a-Letter-Step-3-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 3正しいタイトルから始めます。誰に宛てて手紙を書くかわかっている場合は、「親愛なる○○様」と書きます。いくつかの例外はありますが、手紙は通常、特定の人に宛てて書く必要があります。
- 政府関係者、学者、宗教家などの重要な人物に手紙を書く場合は、その人の立場にふさわしい挨拶文を使用する必要があります。 [1]
- たとえば、あなたに戒律を授けてくれた僧侶に手紙を書く場合、挨拶文は「拝啓 何某師」または「拝啓 師」とします。また、アメリカ合衆国大統領に手紙を書く場合、挨拶文は「拝啓 大統領閣下」とします。
- 社内のほとんどの人の肩書きは、明記する必要はありません。たとえば、「敬具 CEO ビル ゲイツ様」という肩書きは、あまり適切ではなく、不自然に聞こえます。しかし、一つ重要なことは、これは弁護士や法務関係者には当てはまらないということです。
- {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/65\/Start-a-Letter-Step-4-Version-2.jpg\/v4-460px-Start-a-Letter-Step-4-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/65\/Start-a-Letter-Step-4-Version-2.jpg\/v4-728px-Start-a-Letter-Step-4-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 4受信者の名前を再度確認します。間違った名前を書くのは非常に失礼です。
- 聞き慣れない名前や肩書きには注意し、よく知られている名前にも注意してください。不注意によりミスをしてしまう可能性があります。あなたは Zhou Xiaotong と Zhou Xiaotong という名前の違いを知らなかったり気にしていなかったりするかもしれませんが、彼ら自身はそれを重要だと考えているかもしれません。
- 役職名をタイトルとして使用する場合は注意してください。役職名を間違って書くと大変失礼になります。たとえば、「アシスタント地域マネージャー」と「アシスタント地域マネージャー」という非常によく似た 2 つの役職は、混同されやすいものです。
- {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/b4\/Start-a-Letter-Step-5.jpg\/v4-460px-Start-a-Letter-Step-5.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/b4\/Start-a-Letter-Step-5.jpg\/v4-728px-Start-a-Letter-Step-5.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 5目を引く紹介文を書きます。すべての手紙の最初の行は常に最も注目される文であり、手紙の残りの部分の調子を決める文です。手紙を書くことは釣りに似ています。最初の一行が餌なのです。読者の興味を引きたいなら、この最初の行で読者の注意を引く必要があります。
- 就職の応募書類を書く場合、何千人もの他の応募者から目立つような内容を書類に盛り込む必要があります。たとえば、手紙の冒頭であなたの最もユニークな業績を強調すると、その業績が注目され、読者がさらに読み進めてあなたを候補者として扱うように促すことができます。
- ビジネス文書では、ありきたりな言葉やぎこちない言葉の使用は避けましょう。手紙を書く技術の一部は言葉の選択です。覚えておいてください - あなたの受取人はおそらくあなたのような手紙をたくさん読んでいるでしょう。何か違うことを試してみましょう!
- 「こんにちは！私の名前は…です」「この手紙を書いている理由は…です」「言いたいことは…」などのフレーズは避けてください。これらは非常に一般的なので、書く必要はありません。署名しているので、あなたの名前はすでに手紙に記載されています。書く理由は明確かつシンプルであるべきです。誰もあなたの考えを読むことはできません。読めるのはあなたが書いた内容だけです。
- {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d0\/Start-a-Letter-Step-6.jpg\/v4-460px-Start-a-Letter-Step-6.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d0\/Start-a-Letter-Step-6.jpg\/v4-728px-Start-a-Letter-Step-6.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 6最初の段落では立場を述べています。最初の段落は、最初の文の後に書くものです。この段落を完成させるのに 1 つの文だけが必要な場合もあります。
- 最初の段落で自分の興味を述べるようにしてください。手紙の最初の段落は、手紙全体の縮小版のようなものです。読者が最初の段落を気に入らなければ、読み進めなくなる可能性があります。したがって、最初の段落はよく書かれていなければなりません。たとえば、カバーレターを書くときに、仕事での成果を強調するために、取るに足らない小さな成果から始めて、その後に大きな成果について書かないでください。そうしないと、読者は大きな成果を読む前に読みたくなくなる可能性があります。
- ビジネスレターや就職応募レターの場合、最初の段落で、自分が何ができるか、なぜレターを書いているのかを受信者に明確に伝えます。
- 「私は熟練した機械工場の作業員であり、旋盤作業が得意です」のような文章で始めても意味がありません。読者はこれらのことに関心がありません。しかし、「私は業界で長年の経験があり、高品質でプロフェッショナルな旋盤作業サービスを御社に提供できます」のような文章は、読者が何を気にしているかを非常に明確に述べ、読者のニーズに直接応えます。
- {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/3c\/Start-a-Letter-Step-7.jpg\/v4-460px-Start-a-Letter-Step-7.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/3c\/Start-a-Letter-Step-7.jpg\/v4-728px-Start-a-Letter-Step-7.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 7最初の段落で、相手との関係を述べます。これはビジネスレターの場合特に重要です。読者は時間に追われており、レターを最後まで読みきれない可能性があるからです。最初の段落では、目的を述べ、自分が誰であるかを明らかにする必要があります。可能であれば、以前の会話や過去の出会いについて触れて、読者にあなたが誰であるかを思い出させてください。誰があなたを推薦したかに触れたり、あなたの成功を少し自慢したりしても構いませんが、やり過ぎには注意してください。
- たとえば、「6 月 20 日に決定した橋に関する取引についてさらに話し合うために、このメールを書いています」などのリマインダーは、手紙の件名を具体的に示します。このような文言は読者にとって役に立ちます。以前のやり取りの詳細を思い出させ、この会話の主題を巧みに述べ、相手に無礼な印象を与えたり迷惑をかけたりすることなくコミュニケーションを続けることができます。
- 言葉遣いは要点を押さえたものにすべきです。記事を読むのに苦労したい人は誰もいません!読者に何か聞きたいことがあるのに、なぜわかりにくい手紙を書くのですか?
- 最初の段落は簡潔で読みやすく、興味深いものにするよう努めてください。これは難しいように聞こえるかもしれませんし、実際難しいのです...だからこそ、手紙を書くことは芸術と呼ばれるのです!
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ヒント- 通常の非公式な手紙では、挨拶文（「親愛なる○○様」）を使用しないでください。このタイプの通信の例としては、社内または個人の電子メール、メモ、正式なレポートなどが挙げられます。
- 手紙が他の同様のメモ、通知、または「公開書簡」と異なる点は、特定の人物に宛てて具体的に書かれていることです。多くの人に何かをしてもらう必要がある内容や、すでに起こったことやこれから起こることを発表する内容を書く場合は、別の形式を使用することを検討してください。
- 簡潔であることは、特にビジネスにおいては重要なスキルです。求職者にとって、カバーレターで自分自身を明確かつ簡潔に表現できる能力は、従業員の能力に対する第一の要件です。これらの手紙には少し時間をかけて、挨拶文を正しく使用するなどの基本をしっかり理解するようにしましょう。
- 重要な手紙を送る場合は、コピーを用意してください。証拠として必要な場合でも、個人的な理由で必要な場合でも、単によく書かれていると思う場合でも、コピーを保存する必要があります。一度送信すると、取り消すことができないためです。
- 非公式な対応は、成功することも失敗することもある両刃の剣です。くだけた口調は、手紙を目立たせ、自分の主張をうまく伝えることができますが、プロらしくなく、軽薄な印象を与える可能性もあります。それはすべて受信者次第です。受信者のことをよく知らない場合、くだけた口調を使うのは危険です。
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