企業への苦情の手紙の書き方

人生には、何かについて苦情の手紙を書かなければならない時が数多くあります。この記事では、企業に苦情の手紙を書く方法を説明します。

方法1方法1/3:

苦情の手紙を書く

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- カスタマーサービスマネージャーまたはスーパーバイザーの名前を調べて、その人に手紙を送るようにしてください。手紙は Dear "Mr., Mrs., Miss or Ms." で始め、その後に相手の姓を続けます。名前が見つからない場合は、「Dear Sir or Madam」とだけ書いてください。
- カスタマーサービス部門の住所は、会社の Web サイト、会社の販促資料や広告資料、製品のパッケージやラベルなどに記載されているはずです。
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- 手紙の受取人は 5 秒以内に手紙の要点を理解できる必要があるため、長々とした紹介は避けてください。
- 冒頭陳述の後には、状況についてさらに詳しい説明や説明をすることができますが、最初の文ではできるだけ簡潔に苦情を述べる必要があります。
- たとえば、冒頭の文は次のように書くことができます。「7 月 15 日に XYZ タウンのファーストストリートにある貴社から購入したヘアドライヤーの品質が悪かったため、苦情を申し立てるためにこのメールを書いています。
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- コメントはできるだけ具体的にし、会社とのビジネス関係を今後も発展させ、維持していく方法について提案してください。返金やその他の形の補償を求め、他の場所で同様の製品を購入する予定であると伝えると、問題解決に積極的に取り組む姿勢は薄れます。
- 会社にもっと広範囲な問題を解決してもらいたい場合は、手紙の中でその旨を伝えてください。ただし、そのような問題には時間がかかることに注意してください。
- 最初のコミュニケーションの際には、法的措置を取ると脅さないでください。これは最終的に必要な解決策かもしれませんが、まずは苦情を送信して返答を待ってください。
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- 送付する予定の証明書類は、原本ではなく必ずコピーを送付してください。そうすれば、重要な情報を失ったり省略したりすることを避けられるだけでなく、他の人に証拠を提供する必要もなくなります。
- また、手紙の全体的な内容に、含まれる正確な資料が記載されていることを確認してください。例: 「元の領収書のコピー、ヘアドライヤーの保証書のコピー、およびシリアル番号に関する情報を同封しております。」
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- 期限を設定すると、手紙が紛失したり忘れられたりすることを防ぐのにも役立ちます。紛失したり忘れられたりすると、あなたと会社の間にさらなる恥ずかしさや恨みが生じる可能性があります。
- 設定した期限が妥当なものであることを確認してください。通常は 1 週間か 2 週間で十分ですが、何を要求しているかによって期間は異なります。
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- 受取人の名前がわかっている場合は、「Best respects」で締めくくり、「Mr.」または「Ms.」で呼びかける場合は、「Best respects」で締めくくります。「ご多幸をお祈りします」などの非公式な締めくくりの言葉の使用は避けてください。
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方法2方法2/3:

正しい形式と語調を使用する

1 礼儀正しくしてください。あなたは怒っているかもしれませんし、怒るのも当然ですが、失礼な口調は相手を守勢に立たせるだけです。丁寧な手紙を書き、脅迫的、怒りっぽい、または陰口を言うようなコメントは絶対に避けてください。覚えておいてください、手紙を受け取った人は、その状況の直接の責任者ではありません。怒って非難する顧客よりも、友好的で礼儀正しい顧客に返信して助けてあげたいと思うでしょう。
- 覚えておいてください、あなたが不満を言っている会社はあなたを攻撃しようとしているわけではありません。ほとんどの企業は顧客満足度に関心を持っています。
- 受信者を悪意のある人としてではなく、あなたを助けたい人として見れば、より成功するでしょう。
- とても怒っているときは手紙を書かないでください。落ち着くまで書かないでください。あるいは、怒っているときに手紙を書いて、郵送する前に 1 日か 2 日置いておくこともできます。 10 回中 9 回は、攻撃的な口調を和らげて手紙を書き直したほうがよいでしょう。
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- 不必要な詳細や、老婆の包帯のような長くて臭いものは避けてください。
- 手紙の長さは 1 ページ以内、または 200 語未満に抑えるようにしてください。
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- 権威ある手紙を書くには、使用する言語の質、自分の権利と会社の責任に関する知識、手紙のプロフェッショナルな表現など、さまざまな要素が関係します。
- これらのことはあなたの信頼性を高め、あなたの手紙に対する反応に良い影響を与えることができます。
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- 必ず最初にコンピューターで手紙を入力してください。こうすることで、読みやすくなり、見やすくなります。手紙を手書きで書く必要がある場合は、文字が消されたりインクがにじんだりせず、字が読みやすいことを確認してください。
- 「Sincerely」または「Sincerely」の下に空白スペースを残し、そこに手書きで署名します。この空白領域の下に、読みやすいように名前も入力する必要があります。
- 手紙はきちんと整えて十分な間隔を保ち、各段落の長さはほぼ同じになるようにします。
5スペルと文法をチェックします。スペルや文法に誤りがあると、苦情の受け取り方に悪影響を与える可能性があります。印刷する前に必ずコンピューターでスペルチェックを行うか、送信する前に誰かに読んでもらうようにしてください。広告する

方法3方法3/3:

フォローアップ

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- 手紙に関する情報がまだ届いていない場合、または手紙は届いているものの満足のいく結果ではない場合は、行政システムの上位レベルに苦情を申し立て続けることができます。
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- 上司に直接苦情を申し立てるよりも、まずはカスタマーサービスに問題を報告してから、上司に苦情を申し立てる方がよいでしょう。なぜなら、このような問題を解決するにはカスタマーサービス部門の方が役に立ち、社長に送られた通信はすべてこの部門に返送される可能性が高いからです。
- この場合、カスタマーサービス部門のスタッフは当然、あなたが無知であり、より上位のレベルで苦情を言っていると考えるでしょう。
- 社長やゼネラルマネージャーに手紙を書く場合、相手がその件について事前に何も知らないため、手紙は特に明確かつ簡潔で、よく書かれたものでなければならないことを理解してください。
3法的措置をとりたい場合は、弁護士を探してください。彼または彼女はフォローアップの方法を知っています。覚えておいてください、法的措置は最後の手段であり、手紙の冒頭で法的措置をとってしまうと、マイナスの影響を与え、補償の要求が頓挫してしまう可能性があります。彼らを怖がらせるだけでは、彼らはあなたに逆らうかもしれません。広告する

ヒント

悪口を言わないで。あなたが望んでいるのは補償か解決であり、相手を怒らせてもそのどちらも達成できないことを覚えておいてください。強い言葉を使いたい場合には、受動態ではなく直接的な言葉を使ってください。「がっかりした」と言う代わりに、「恐怖した」や「うんざりした」などの強い言葉を使ったとします。
手書きの手紙で苦情を提出すると、電子メールやファックスを送信したり、ブログや Web サイトにコメントしたりするよりもはるかに大きな効果が得られます。多くの企業は、正式な手書きの苦情の手紙を重視しています。
手紙には、名前、住所、電子メール、電話番号（可能な場合は固定電話番号と携帯電話番号）を必ず含めてください。また、苦情に関して両者が連絡を取り合えるように、受取人の情報を必ず尋ねてください。
送信したすべての通信のコピーを保存し、日付を記録します。
特定の人物について苦情を述べる場合は、その人の欠点についてのみ書き、その組織全体を非難しないでください。会社の方針について苦情を述べる場合は、受信者やその方針を侮辱しないでください。問題とその解決方法を述べてください。
それを最後まで読んで、すべてが真実であり信じられるという前向きな姿勢を維持してください。
手紙を書く前に、少し時間を取って何が起こったのかを振り返ってみてください。状況を確認し、何を望んでいるのか、どのように解決を要求したいのかがわかったら、手紙を書く準備が整います。
目撃証言を投稿しないでください。実際、この問題を法廷に持ち込む必要があると思われる場合は、証人の証言だけでなく、その名前も秘密にしておく必要があるかもしれません。また、訴訟には費用がかかる可能性があることも覚えておいてください。ほとんどの場合、私的な和解を求めるか、仲裁を経る方がよいでしょう。
これらは消費者向けの Web サイトであり、苦情を投稿したり、他の人がこの会社に対して同じ問題を抱えているかどうかを確認したりできます。

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