タスクを委任する方法

企業の経営者、小売店のマネージャー、あるいは親であっても、責任を委任する能力は個人の効率性にとって非常に重要です。タスクを委任するには、ある程度の巧妙さが必要です。毅然とした態度で臨む必要がありますが、同時に他の人を信頼し、責任を与えることも必要です。この記事は、あなたの不安を軽減し、賢明かつ責任を持って仕事を委任するのに役立ちます。

方法1方法1/2:

正しい概念

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- 合理的に考え、現実的になりましょう。あなたはこれを自分で行うことができますか?他のことにも対処しながら、これをやり遂げるには本当に一生懸命働かなければなりません。もしそうなら、おそらく委任する必要があるでしょう。助けが必要なことを恥ずかしく思ったり、無能だと感じたりする必要はありません。必要なときに助けを求めることは、仕事をより効率的にこなすことにつながります。
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- 多くの人は他人のことに目をつぶりますが、そのような人を変えることはできません。彼らがあなたを助けてくれなくても、がっかりしないでください。助けを求めたのはあなた自身なのです。
3否定的にならないでください。多くの人は他人に助けを求めることに抵抗を感じます。また、（何らかの理由で）自分のことは自分で処理すべきだと感じているため、他人の重荷になっていることに罪悪感や恥ずかしさを感じることもあります。むしろ、あなた方はこの闘争を誇りに思うべきです。それはまさに、あなた方の人間性の高貴さを証明するものです。（殉教者症候群のもう一つの現れ）助けを求めることが弱さの表れだと感じるなら、この「百波」を乗り越える必要があります。真実はその逆です。すべてを自分で引き受けることは、自己認識が全くないことによる弱さの表れです。
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- たとえそのタスクがあなたの得意分野であったとしても、それを委任することで他のことに時間を割けるようになるということを知っておいてください。オフィスでハードドライブの組み立てが最も得意だが、それが単調で、まず重要なプレゼンテーションを準備する必要がある場合は、インターン生にハードドライブのインストールを任せるのが賢明です。重要で複雑なタスクを優先するのは自然なことです。重要なことが最優先の場合は、単純で機械的なタスクを委任することをためらわないでください。
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方法2方法2/2:

効果的に委任する

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- 具体的に何を言えばよいかわからない場合は、簡潔に述べてください。「こんにちは、ちょっとお話できますか？届いたばかりのハードドライブの組み立てを手伝ってもらえますか？今日はオフィスにいないので、手伝ってもらえますか？」のように言ってください。相手にプレッシャーをかけず、相手が必要であることを知らせるだけにしてください。
- 求めよ、そうすれば（おそらく）与えられるだろう。相手があなたを失礼だとかプレッシャーをかけていると感じるかもしれないと恐れないでください。このように考えてみましょう。誰かがあなたに頼み事をしたとき、あなたはどう反応しますか?傷ついたり怒ったりしますか?それとも、他の人を助けることにとても積極的でしょうか?後者であるべきです!
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- 拒否された場合は、自分が正しいことをしたかどうかを振り返ってください。通常は、毅然として丁寧に他の人に助けを求めます (特に上司や目上の人の場合は効果的です)。それでもダメなら、他の人を探すか、自分でやってください。本当に他に方法がないのであれば、さらに何人かの人に聞いてみてください。
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- これは時間とエネルギーを節約できるので賢明です。あなたを助けてくれる人たちがどうしているかを心配するのではなく、節約した時間をもっと重要なことに使うべきです。仕事を委任することはストレスを増やすことではなく、減らすことだということを理解する必要があります。
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- 彼を訓練するために費やした時間は、賢明な長期投資です。正しい方法を教えるのにほとんど時間を費やさないので、後で間違いを修正する時間を節約できます。
5作業を完了するために必要なリソースを割り当てます。タスクを完了するために必要なリソースがあなたにはあるかもしれませんが、彼にはそれがないかもしれません。たとえば、タスクを完了するために必要なパスワードで保護された資料、特別な機器、特定のツールなどがあるため、これらが揃っていることを確認してください。
6あなたを助けてくれる人は一度に 1 つのことしかできないことを理解してください。彼があなたを手伝っているときは、彼自身のことはできません。あなたと同じように、彼にもやるべき重要なことがあるかもしれないことを忘れないでください。自分自身に問いかけてください。あなたのタスクを完了するために、「彼ら」が脇に置いたり委任したりできる仕事は何でしょうか?他の人にタスクを委任するときは、このことに注意する必要があります。
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- 他の人に何かを教えるということは、投資しているということです。最初はスピードが遅くなりますが、長期的には生産性が飛躍的に向上します。したがって、全体を前向きかつ現実的に見る必要があります。
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- 利己的に言えば、委任は賢明です。恐怖を委任して相手に負わせれば、その後の片付けの時間は、タスクの実際の完了よりずっと長くなります。
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- 誰かが助けてくれたことを褒めるときは、必ずその人のことを述べましょう。
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- 親切にしてください。「あなたなしでは、これはできなかった！」というような、シンプルだが心のこもった感謝の言葉だけでも、大きな効果があります。誰かがあなたのためにたくさんの仕事をしてくれたら、食事や飲み物、お礼状、ちょっとした贈り物などでおもてなしすることを検討してください。
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ヒント

他の人に委任したいすべての事柄の委任希望リストを作成します。あまり考えすぎず、ただリストアップして、どれが機能してどれが機能しないかを後で決めてください。あなたがやっていることのどれだけが他の人にもできることなのかに驚くでしょう。

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警告する

他人に任せた仕事があまり良くないなら、良い人のふりをしないでください。他人のために本当に良いことをしていないのなら、良いことをしているふりをしないでください。この間違いは、チーム作業が完了した後に発生する可能性が最も高くなります。「ウォルター、これは本当に退屈な仕事だけど、君の助けが本当に必要だ」とか、「ローリー、この仕事の功績はすべて君のものだということを保証するよ。退屈なのは分かっているけど、やらなければならないことだし、君ならやり遂げてくれると信じている」などと言って、相手に正直になりましょう。報われない仕事でもやらなければならない仕事は常にあるものです。あなたの原則は、緊急の事態が発生したときはいつでも、誰かが助けてくれるようにすることです。

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