進捗報告書の書き方

上司から進捗報告書を書くように頼まれたら、おそらく苦痛に感じるでしょう。進捗レポートは小さなタスクのように思えるかもしれませんが、プロジェクトの詳細を上司や他のスタッフに伝えるのに非常に役立ちます。この情報を提供することで、上司はプロジェクトの人員配置、予算のニーズ、サポート、ガイダンスを支援できるようになります。

ステップ

1進捗レポートで取り上げる必要があるビジネスの側面を調査します。これには進行中のプロジェクトの詳細がすべて含まれます。上司に提示できるように、プロジェクトの詳細を隅々まで把握しておく必要があります。必要に応じて、部下、同僚、請負業者、下請け業者からレポートを収集します。
2志望動機を作成します。これにはプロジェクトの簡単な説明を含める必要があります。上司はあなたが取り組んでいるプロジェクトをよく理解しているはずなので、進捗レポート全体を読む時間があまりないかもしれないので、あまり長々と書く必要はありません。この冒頭の声明では、なぜ現時点で進捗レポートを作成しているのかを説明します。
3レポートの本文で、どのような作業が行われたかを説明します。上司が必要に応じてこの情報を他の方法で使用できるように、ここで詳細を記述することができます。これらのタスクが最終目標の達成に役立つように要約し、どのタスクがどの段階にあるかを説明します。予算が必要な場所と必要でない場所を具体的に示し、予算の使い方について話し合います。
4このプロジェクトの作業中に発生した問題について検討します。これには、人員、時間的制約、ボトルネックの問題、法的事項などが含まれます。これらをリストし、問題をどのように修正したか、または修正する予定であるかも記述します。何かお手伝いが必要な場合は、こちらでお知らせください。
5進行中のアクティビティを書き留めます。これらのアクティビティを完了するのにかかる推定時間を指定し、予想される潜在的な問題について概説します。プロジェクトが予定通りに完了すると考えているかどうかをレポートに示します。
6プロジェクトのどの部分が完了したか、どの部分がまだ作業中であるかを詳細に記したスプレッドシートを作成します。できるだけ詳細に記入してください。日付、実際の費用、見積費用を含めてください。上司は進捗レポートを読む時間があまりないかもしれないので、要約した表を提供すると役立つかもしれません。これはオプションですが、上司の時間が限られている場合や、テキストではなくアイコン表現を表示することを好む場合に非常に役立ちます。
7 進捗レポートを要約します。このセクションは短く簡潔にし、完了した内容と現在作業中の内容について必要な詳細のみを記載します。プロジェクトに関して抱えている問題や懸念事項をすぐに確認し、解決するための提案を書き出します。広告する

ヒント

上司のスタイルを判断するようにしてください。彼女は特定のタイプのレポートを好むかもしれません。より詳細なリストや項目別の情報を見たい人もいれば、できるだけ簡潔にしておきたい人もいるでしょう。ページ数に関係なく、できるだけ多くの情報を含めることを好む人もいます。
進捗状況の概要は明確に記述しますが、あまり長くなりすぎないようにしてください。

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