作業状況報告書の書き方

ステータスレポートを書くのは面倒な作業のように思えるかもしれませんが、実際には経営陣とコミュニケーションをとる絶好の機会です。レポートを書くときは、まず最も重要な情報を簡単に紹介し、次にプロジェクトの予算やタイムラインなどの具体的な詳細を列挙し、最後に成果と課題について説明する必要があります。レポート全体は簡潔かつ明確である必要があります。提出するレポートが簡潔で、よく整理され、情報に富んでいる場合、上司は間違いなくそれを高く評価するでしょう。

パート1 パート1/3:

レポートの概要

{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/8\/8d\/Write-a-Status-Report-Step-1-Version-6.jpg\/v4-460px-Write-a-Status-Report-Step-1-Version-6.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/8\/8d\/Write-a-Status-Report-Step-1-Version-6.jpg\/v4-728px-Write-a-Status-Report-Step-1-Version-6.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1.予算とスケジュール情報を収集します。ほとんどのプロジェクトでは、予算とスケジュールが作業状況レポートの最も重要な部分です。リーダーは通常、プロジェクトが予定通りに予算内で完了することを望んでいます。 ^{[1] X研究ソース}
- プロジェクトの全体的な目標を決定し、それをより小さな目標に細分化します。たとえば、4 か月以内に 1,000 枚の T シャツを生産するという目標がある場合、3 つの月次ステータスレポートを作成する必要があり、各レポートの中心となるのは、その月に 250 枚の T シャツが生産されたかどうかです。最初の 1 か月で 300 枚の T シャツを完成させた場合は、予定より進んでいることをレポートに記入できます。
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- チームで作業している場合は、プロジェクトの進捗状況について他のチームメンバーと話し合い、レポートにできるだけ多くの名前を含めます。
- 一般論ではなく具体的な数字を使用するようにしてください。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/c9\/Write-a-Status-Report-Step-3-Version-5.jpg\/v4-460px-Write-a-Status-Report-Step-3-Version-5.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/c9\/Write-a-Status-Report-Step-3-Version-5.jpg\/v4-728px-Write-a-Status-Report-Step-3-Version-5.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 3.ブレインストーミングを行い、問題を解決します。プロジェクトで問題を発見した場合は、それを隠そうとせず、上司と話し合って解決策を見つけてください。いくつかのオプションをリストし、リーダーに最も気に入ったものを選択させます。 ^{[3] X研究ソース}
- たとえば、プロジェクトが予定より進んでいるものの予算内で収まっている場合は、生産をスピードアップしたり、従業員をもう 1 人追加したり、予算を増額したりすることを提案できます。
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パート2 パート2/3:

報告書草案

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- たとえば、タイトルは「Parker の出荷状況 2018 年 8 月」になります。翌月のレポートのタイトルは「Parker の出荷状況 2018 年 9 月」になります。
- トピックを作成する前に、社内の作業状況報告に特定のトピック形式があるかどうかを確認してください。
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- たとえば、「パーカーの出荷状況、2018 年 8 月」のエグゼクティブサマリーは、「パーカーの出荷は予定より進んでいますが、現在 30% 完了しており、50% が予算内です。生産を加速するとコストが削減されます。」となります。
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- たとえば、成果、課題、解決策は 3 つの段落に分けることができます。
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パート 3パート3/3:

最終決定

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- たとえば、上司が時系列のレポートを希望している場合は、「今週の進捗」というタイトルのセクションから始めて、「次のステップ」というタイトルのセクションを続けることができます。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/c2\/Write-a-Status-Report-Step-8-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-a-Status-Report-Step-8-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/c2\/Write-a-Status-Report-Step-8-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-a-Status-Report-Step-8-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2.必要に応じて視覚的な要素を使用します。リーダーによっては、プロジェクトの状況をより迅速に評価するために、視覚的な要素を通じてプロジェクトの進行状況を把握することを好む場合があります。リードが要求した場合、またはリードが何か追加すると思われる場合は、ビジュアルを追加します。 ^{[7] XResearchソース}
- たとえば、支出が適切に管理されていることを示すために、予算の横に緑色のライトを付けることができます。進捗が多少遅れると、タイムステージに黄色信号が点灯することがあります。
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- レポートは簡潔かつ直接的なものにしてください。専門用語を多用すると、何かを隠そうとしている、または不明瞭であるように思われる可能性があるため、使用は避けてください。
- レポートを声に出して読みます。文章を読んで意味が分からないと感じた場合は、文章が十分に明確でない可能性があります。
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- 作業状況レポートの提出時期についてリーダーと連絡を取ります。一般的な提出時間はプロジェクトの期間によって異なります。進行中のプロジェクトの場合は、毎月レポートを提出すれば十分です。数か月しか続かない短期プロジェクトの場合は、レポートは 1 ～ 2 週間ごとに提出されることがあります。
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