会議を開催するには、すべての関連情報を参加者に明確かつ簡潔に伝える必要があります。会議の日時、場所、議題を明記してください。会議に何らかの準備や備品が必要な場合は、そのことも記載しておくとよいでしょう。会議の招待状を自分のメールまたは Outlook などのアプリケーションを使用して送信する場合は、招待者がすべての内容と要件を理解できるように、詳細な情報を必ず提供する必要があります。
ステップ 1方法 1/3:タイトルを目を引くものにする {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/6e\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-1-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-1-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/i mages\/thumb\/6\/6e\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-1-Version-3.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-1-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1タイトルは、会議の日付とトピックを示す簡潔で意味のあるものにする必要があります。 ヘッダーにこの情報が記載されていれば、受信者はメールを開かなくても会議がいつ行われるのか、何が話し合われるのかを知ることができます。たとえば、「12月8日の会議：新しい報告原則」と書くことができます。 [1] 警告: 会議の件名を含めないと、受信者が返信メールで会議が自分の部署に関係があるかどうか、または出席する必要があるかどうかを尋ねてくる可能性があります。そのため、会議の件名は必ず含めてください。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/8\/83\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-2-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-2-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/i mages\/thumb\/8\/83\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-2-Version-3.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-2-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2件名欄に受信者に出席可能かどうかの確認を依頼します。 会議に誰が出席するかを知る必要がある場合は、件名に確認を求めてください。こうすることで、受信者はメールを開かなくても、できるだけ早く返信する必要があることがわかります。 「10月6日金曜日に人事会議がありますので、できるだけ早く確認してください。」のように書くことができます。 [2] 「10 月 6 日の人事会議への出席をお願いします」と書くこともできます。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/75\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-3-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-3-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/i mages\/thumb\/7\/75\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-3-Version-3.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-3-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 3タイトルに会議が緊急かどうかを示します。 問題が緊急または差し迫っていて、すぐに会議を開く必要がある場合は、緊急性が伝わるようなタイトルにします。たとえば、「2月31日月曜日 - 緊急会議：サイバーセキュリティ」と書くことができます。 [3] 会議の主題を必ず明記し、どのような問題が議論されるかを受信者に知らせてください。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/7f\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-4-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-4-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/i mages\/thumb\/7\/7f\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-4-Version-3.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-4-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 4受信者が会議に出席する必要があるかどうかを示します。 大企業で働いている場合、会議によっては全員が出席する必要がない場合があります。件名に関係する部門を明記するか、出席が必須かどうかを受信者に知らせます。例えば、「10月6日 - マーケティング会議 - 必ず出席してください。」と書くことができます。 [4] 会議が必須でない場合は、「10 月 6 日 - 効果的な研究戦略に関する会議 - 出席を推奨」のように記述できます。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/53\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-5-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-5-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/i mages\/thumb\/5\/53\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-5-Version-3.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-5-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 5混乱を避けるために、タイトルには完全な単語を使用してください。 略語は効果的であるように思われるかもしれませんが、完全な文章ほど明確ではなく、混乱を招く可能性があります。たとえば、「SAP」は「システムとプロセス」または「サンプルと分析プロトコル」を意味する場合があります。慣用表現に対する理解度に応じて、人によって理解が異なる場合があります。 [5] ただし、「ASAP」、「HR」、「Panfu」などの一般的な略語は使用できます。 2方法 2/3:メール本文を書く {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/ea\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-6-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-6-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/i mages\/thumb\/e\/ea\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-6-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-6-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1短くてわかりやすい紹介文と簡単な説明を書きます。 大企業で働いている場合や、相手があなたを知らない場合は、必ず自己紹介をしてください。この簡単な紹介文には、受信者が会議に出席する際に、何か書類やアイテムを記入したり持参したりする必要があるかどうかも記載する必要があります。 [6] 自己紹介をするときは、礼儀正しく、仕事に関連した発言を心がけましょう。たとえば、「皆さん、来週新しいアプリが公開されるのを楽しみにしています！」 ヒント: 受信者が完了すべきタスクや会議に持参すべきアイテムがある場合は、必ず通知してください。たとえば、「念のため、サプライヤーの連絡先リストを 4 部印刷してお持ちください」と書くことができます。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/9b\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-7-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-7-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/i mages\/thumb\/9\/9b\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-7-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-7-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2会議の日時を別の行に記入して、この情報を強調します。 これは会議に出席する人にとって重要な情報なので、テキストの残りの部分よりも目立つように明確に記述する必要があります。上下に 2 行の空白行を残すか、太字を使用します。 [7] 例: 「10月6日、午前10時30分～11時45分」 会議がオンラインで開催される場合は、タイムゾーンをリストして、異なるタイムゾーンにいる人がコミュニケーションの問題で会議に参加できないことがないようにしてください。たとえば、「10月6日、午前10時30分～午前11時45分（太平洋標準時）」と書くことができます。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/69\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-8-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-8-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/i mages\/thumb\/6\/69\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-8-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-8-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 3日付と時刻の後に場所をリストします。 特に会議が新しい場所や見つけにくい場所で開催される場合、または受信者の一部がその場所をよく知らないことが分かっている場合は、場所を日時と同じくらい目立つように記載します。ライブ フォーラムまたはビデオ チャットを介して仮想会議を開催する場合は、参加者がクリックしてアクセスできるフォーラムまたはビデオ通話へのリンクを必ず提供してください。 [8] ルートを説明するときは、できるだけ具体的に記述してください。たとえば、「友誼ビル（南京街 209 番地）の 592 号室での会議にお越しください。592 号室はビルの 1 階にありますので、1 階からエレベーターで 12 階まで行き、その後ビルの南側（左側）にあるエレベーターで 59 階まで行ってください。」 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/f\/fe\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-9-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-9-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/i mages\/thumb\/f\/fe\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-9-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-9-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 4会議の目的を述べます。 会議で何を達成する必要があるかを受信者に知らせます。簡単な会議の議題を提供することで、どのタスクを事前に完了する必要があるかを参加者が認識しやすくなります。 「サイバーセキュリティのアップデート」のようにトピックを直接述べることも、タイムラインを提供することもできます。 [9] 10:30 - 10:45 プロジェクトのステータス更新を共有する 10:45 - 11:10 実現可能なオファーを比較して選択する 11:10 - 11:30 ディスカッションとローンチ目標 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/2\/22\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-10-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-10-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/i 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class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1Outlook のスタート タブで [新しい会議] をクリックします。 会社でカレンダーが組み込まれた Outlook などの通信データベースを使用している場合は、それを使用して会議を開催します。これは、一緒に仕事をする人たちにとって、連絡手段として好まれることが多い方法です。 [11] 会社で Outlook または同様のプログラムを使用していない場合は、仕事用のメールを使用して招待状を送信できます。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/8\/88\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-12-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-12-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/i mages\/thumb\/8\/88\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-12-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-12-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2スケジュール ウィンドウで時刻と日付を選択します。 新しい会議を作成すると、Outlook で予定表ウィンドウがポップアップ表示されます。 「スケジュール」をクリックし、会議を開催する空いている時間と日付を選択します。 [12] 予定された時間に、あなたと予定の出席者の両方が出席できることを確認してください。会社で使用しているアプリによっては、自分以外の全員のスケジュールが表示されるように表示設定を調整する必要がある場合があります。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/3a\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-13.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-13.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/3a\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-13.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-13.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 3参加者の名前を入力するか、アドレス帳を使用して参加者を追加します。 テキスト フィールドをタップして名前を手動で入力するか、連絡先をスクロールしてリストから名前を選択します。スケジュール機能を使用して他の人の空き状況を確認します。 [13] 対応可能な人がいない場合は、その名前が強調表示されます。この機能では、あなたのスケジュールと出席者のスケジュールに基づいて、推奨される時間帯も表示されます。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/96\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-14.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-14.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/96\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-14.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-14.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 4会議の開始時刻と終了時刻を設定します。 会議の日付が先ほど選択した日付であることを確認し、必要に応じてカレンダー ボタンをクリックして変更します。次に、時間リストの右側にあるドロップダウン矢印を使用して、正しい開始時刻と終了時刻を選択します。 [14] 終了時間を追加すると、他の人の時間を尊重することができ、会議がどのくらい続くかがわかり、会議に合わせて通勤や仕事の計画を立てることができます。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/e0\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-15.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-15.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/e0\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-15.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-15.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 5画面上部の「会議」タブの下にある「予定」をクリックします。 このボタンをクリックすると、Outlook はメインの予定インターフェイスに戻り、スケジュールされた項目が表示されます。このインターフェースでは、件名、場所、メモを追加できます。 [15] 予定画面に予定エントリが表示されない場合は、戻って表示されるまで上記の手順を繰り返します。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/ec\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-16.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-16.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/ec\/Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-16.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-for-a-Meeting-Invitation-Step-16.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 6件名、場所、コメントを入力するときは明確にしてください。 「新製品のテスト」など、短い文章をいくつか使って、受信者に会議の内容を知らせます。場所を具体的に指定し、定期的な会議がそこで開催されていない場合や場所がわかりにくい場合は道順も伝えます。準備など、会議に関連する追加のメモを追加します。 [16] 受信者がすでに知っていると思われる場合でも、待ち合わせ場所の住所を含めてください。 完了したら、「送信」をタップします。 ヒント: 「ブレーンストーミング」などの非常に一般的なタイトルは、会議の目的が他の人に伝わらないため、使用しないでください。代わりに、「サプライヤーが新製品について話し合っている」と書くこともできます。
広告するヒント 電子メールや招待状を校正するときは、簡潔かつ要点を押さえた内容であることを確認してください。 フレンドリーでプロフェッショナルな口調を使用してください。 受信者リストを再確認し、出席予定の全員が招待状を受け取っていることを確認します。 すべての電子メール アドレスを受信者に対して非表示にしたい場合は、「Bcc」行に電子メール アドレスを入力します。 警告する 日付、時間、場所を明記せずに招待状やメールを送信しないでください。これにより、招待客の間で不満が生じる可能性があり、この情報を求める多くの返信が届くことになります。 テキスト全体で太字を使用しないでください。そうしないと、怒鳴っているように思われ、プロフェッショナルではありません。 
