標準操作手順書の書き方

標準操作手順 (SOP) は、タスクの実行方法に関する指示を提供する複数のステップごとの情報で構成された文書です。ここで、既存の標準操作手順 (SOP) を改訂して更新したり、最初から作成したりする必要があるかもしれません。これは大変そうに聞こえるかもしれませんが、実は非常に包括的なチェックリストです。ステップ1から読み始めましょう!

ステップ

SOP のフォーマット

1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/ef\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-1-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-1-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/ef\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-1-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-1-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1フォーマットを選択します。 SOP の書き方には正しい方法も間違った方法もありません。ただし、社内にはすでにいくつかの SOP があり、それを参照ガイドとして使用して、手順をより適切に記述する方法を知ることができます。この場合は、既存の SOP をテンプレートとして使用することをお勧めします。そうでない場合は、いくつかのオプションがあります:
   • 簡単なステップバイステップ。この形式は、可能な結果は多くないが非常に重要な、非常に短いルーチンに適しています。必要なドキュメントと安全ガイドラインを除けば、実際には読者に何をすべきかを伝える箇条書きで構成された単純な文章にすぎません。
   • 階層的なステップバイステップのアプローチ。これは通常、10 以上のステップを含む長いプロセス、または複数の決定、指示、用語を含む段階的なアプローチに使用されます。一般的に言えば、この SOP は、主要なステップとすべてのサブステップを特定の順序でリストしたものです。
   • フローチャート形式。プログラムが無数の結果が考えられる地図のようなものである場合は、フローチャートを使用する方がよいでしょう。すべての結果を予測できるわけではないと思われる場合は、この形式を選択する必要があります。
2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/07\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-2.jpg\/v4-460px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/07\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-2.jpg\/v4-728px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2対象者を考慮します。 SOP を作成するときは、次の 3 つの主な要素を考慮する必要があります。
   • 視聴者に関する事前知識。彼らはあなたの組織とその手順に精通していますか?彼らは用語を理解していますか?あなたの言語は読者が持つ知識と一致している必要があります。
   • 聴衆の言語スキル。母国語を理解していなくても、SOP を読む人がいる可能性はありますか?これが問題だと思われる場合は、SOP に注釈付きの画像や図をたくさん含めることをお勧めします。
   • 観客の規模。複数の人が同時に（異なる役割で）SOP を読んでいる場合は、会話のようにドキュメントをフォーマットする必要があります。つまり、ユーザー 1 がアクションを完了すると、ユーザー 2 がそれに続き、というように進めます。このようにして、すべての読者はこの組織内での自分の立場と役割を知ることができます。
3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/9a\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-3.jpg\/v4-460px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/9a\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-3.jpg\/v4-728px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 3自分の知識を振り返ります。考慮すべき事項は次のとおりです: あなたはプログラミングに最適な人材ですか?このプロセスには何が含まれるかご存知ですか?どうしてうまくいかないのでしょうか?どうすれば安全にできるでしょうか?知識が足りないと感じたら、他の人に引き継いだほうがよいでしょう。不十分に書かれた、あるいは不正確な SOP は、効率を低下させ、作業の失敗を引き起こすだけでなく、安全上の危険を残し、チームや周囲の環境に悪影響を及ぼす可能性があります。つまり、このリスクを冒すべきではないということです。
   • 完了する必要がある、または義務的だと感じる割り当てられたプロジェクトの場合は、そのプロセスを完了するために、毎日一緒に働いている人々に遠慮なく助けを求めてください。インタビューの実施は、通常の SOP 作成プロセスにおいて非常に重要な部分です。
4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/16\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-4.jpg\/v4-460px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/16\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-4.jpg\/v4-728px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 4SOP の長さを決定します。 SOP を作成または更新する対象者がプロトコルと用語に精通している場合は、短い SOP はチェックリストのようなものになり、読者にとって読みやすくなります。短い形式を選択することをお勧めします。
   • 基本的な目的と関連情報 (日付、作成者 ID など) を除けば、実際には手順の短いリストにすぎません。詳細や説明をする必要がない場合にこれを選択できます。
5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/5f\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-5.jpg\/v4-460px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-5.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/5f\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-5.jpg\/v4-728px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-5.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 5 SOP 設計の目的を思い出してください。組織全体で何度も繰り返されるプロセスが必要であることは明らかです。しかし、この SOP の重要性を説明する具体的な理由はあるのでしょうか?安全性を重視する必要があるでしょうか?それともコンプライアンス対策でしょうか?トレーニング用ですか、それとも日常生活での使用ですか? SOP がチームの成功に不可欠である理由としては、次のようなことが考えられます。
   • コンプライアンス基準が満たされていることを確認する
   • 生産要件の最大化
   • 手順が環境に悪影響を及ぼさないことを確認する
   • 安全を確保する
   • すべてが計画通りに進むようにする
   • 製造における失敗の防止
   • トレーニング資料として使用
     • SOP で何を強調すべきかがわかっていれば、その点を中心に SOP を構成するのが簡単になります。これにより、SOP の重要性も把握しやすくなります。
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SOP の作成

1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/a1\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-6.jpg\/v4-460px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-6.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/a1\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-6.jpg\/v4-728px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-6.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1必要な材料をカバーします。一般的に、技術標準操作手順には、手順自体に加えて次の 4 つの要素が含まれます。
   • 表紙。これには、1) 手順のタイトル、2) SOP 識別番号、3) 発行日または改訂日、4) SOP が適用される組織の名前、部門、部署、および 5) SOP を作成して承認したプログラマーの署名が含まれます。ラベル付けされる情報が明確である限り、これらは好きなようにフォーマットできます。
   • 目次。目次は、SOP が非常に長い場合にのみ必要になります。便利な参照資料となるからです。シンプルな標準の概要が見つかります。
   • 品質保証または品質管理。プログラムを他の人がチェックできない場合、それは良いプログラムではありません。読者が期待する結果を得られるよう、必要な資料と詳細を提供する必要があります。これには、パフォーマンス評価サンプルなどの他のドキュメントも含まれる場合があります。
   • を参照してください。必ずすべての引用または重要な参考文献をリストしてください。別の SOP を参照する場合は、必要な情報を必ず付録に含めてください。
     • 組織にはすでにこれとは異なるポリシーがある可能性があります。参照できる既存の SOP がある場合は、その構造を放棄し、既存のものを維持します。
2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/3e\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-7.jpg\/v4-460px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-7.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/3e\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-7.jpg\/v4-728px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-7.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2プログラム自体に関しては、次の点を必ずカバーしてください。
   • 範囲と適用範囲。つまり、プログラムの目的、制限、使用方法を説明します。標準、規制要件、役割と責任、入力と出力などが含まれます。
   • 方法と手順。重要なのは、機器に必要なものすべてを含め、必要な手順と詳細をすべてリストすることです。順次的な方法と決定要因について説明します。発生する可能性のあるすべてのリスク、混乱、安全上の懸念に対処します。
   • 用語の説明。すべての頭字語、略語、および一般的に使用されないすべてのフレーズは、明確に定義する必要があります。
   • 健康と安全に関する警告。安全上の警告は、それぞれのセクション内、および問題があると思われる手順の横に記載されています。この小さなセクションを過小評価しないでください。
   • 設備および備品。つまり、必要な機器とその入手先、標準などに関する完全なリストを作成する必要があります。
   • 警告と中断。基本的に、トラブルシューティングのセクションでは、問題が発生する可能性がある点、注意すべき点、結果に影響を及ぼす可能性のある要因、理想的な製品について説明します。
     • SOP が長くなってわかりにくくならないように、また他の人が簡単に参照できるように、各セクションにタイトル (通常は数字または文字) を付けます。
     • これはもちろん網羅的なリストではなく、氷山の一角にすぎません。組織では、注意が必要なその他の領域もリストアップするよう求められます。
3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d4\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-8.jpg\/v4-460px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-8.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d4\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-8.jpg\/v4-728px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-8.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 3プログラミングを簡潔かつ読みやすいものにします。おそらく、一般の人々は、それが面白いと思っているから読むことを選ばないのでしょう。簡潔かつ明確にする必要があります。そうしないと、聴衆は SOP を理解するのが難しくなります。一般的に、使用する文はできる限り短くしてください。
   • 悪い例を挙げると、使用前に換気シャフトからほこりをすべて取り除くようにしてください。
   • 良い例としては、換気シャフトを使用する前に、換気シャフトからすべてのほこりを取り除くことが挙げられます。
   • 一般的に、「あなた」という言葉は使用しないでください。このことは文中に暗黙的に含まれているはずです。能動態を使用し、命令形の動詞で文章を始めます。
4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/93\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-9.jpg\/v4-460px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-9.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/93\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-9.jpg\/v4-728px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-9.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 4必要に応じて、プログラミングに携わっている人にタスクの実行方法を尋ねることができます。明らかに不正確な SOP を設計することは絶対に望ましくありません。その結果、チームの安全、効率、時間を犠牲にしていることになります。プロセスを確立しているものの、それを真剣に受け止めていないため、チームメイトはあなたを失礼だと思うでしょう。必要であれば質問してください。物事がスムーズに進むことを常に望んでいますよね?
   • もちろん、本当にわからない場合は、すべての役割と責任を網羅した複数の人に質問することもできます。チームのメンバーが標準的な操作手順に従わなかったり、計画の一部にしか参加しなかったりする可能性があるためです。
5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/10\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-10.jpg\/v4-460px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-10.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/10\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-10.jpg\/v4-728px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-10.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 5大きなテキスト図やフローチャートをセグメント化します。 SOP に理解しにくい手順が 1 つまたは 2 つある場合は、チャートや図表を使用して、読者が理解しやすいようにすることができます。チャートは読みやすく、視聴者がすべてをより簡単に理解するのに役立ちます。このような SOP は、より完全で魅力的なものになります。
   • 絶対に必要な場合や、言葉で完全に表現できないことを表現しようとしている場合を除き、SOP に色を付けるだけのものを含めないでください。
6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/9a\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-11.jpg\/v4-460px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-11.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/9a\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-11.jpg\/v4-728px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-11.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 6各ページにドキュメントを制御するシンボルがあることを確認します。あなたの SOP は、数ある SOP のうちの 1 つにすぎないかもしれません。このため、組織には参照システム内のすべての情報を含む、何らかの大規模なデータベース カタログが存在することが望まれます。 SOP は参照システムの一部であるため、他のユーザーが SOP を見つけられるようにするには、何らかのコードが必要です。これがシンボルの存在の必然性です。
   • 各ページには、簡単なタイトルまたは ID 番号、リビジョン番号、日付、およびページ番号 (ほとんどの形式の場合) が右上隅に表示される必要があります。脚注を作成したり、脚注にリストしたりすることもできますが、好みに応じて整理してください。
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成功と正確性を確保する

1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/f\/f5\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-12.jpg\/v4-460px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-12.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/f5\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-12.jpg\/v4-728px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-12.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1テストプログラム。プログラムをテストしたくない場合は、おそらくプログラムが十分に作成されていない可能性があります。手順について「限られた知識」しか持たない人や、たまに読む人でも SOP を使用できるようにします。何か問題がないか見てみましょう。もしそうなら、それを書き留めて必要な改善を行ってください。
   • SOP を数人でテストするのが最善です。人によって問題が異なり、あらゆる種類のフィードバックを受け入れることになります。これは非常に役立つでしょう。
   • この種の検査を受けたことがない人は必ず検査してください。事前の知識がある人は、テストを完了するためにあなたの作業ではなく自分の知識に頼ることになり、あなたの目的が達成されません。
2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/8\/82\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-13.jpg\/v4-460px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-13.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/8\/82\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-13.jpg\/v4-728px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-13.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2このプログラムに実際に関与する人に SOP を確認させます。プロジェクトの終了時には、リーダーが SOP についてどう思うかは、もはや最も重要なことではなくなります。 「実際に」取り組む人こそが成功の鍵です。したがって、トップに送信する前に、まず同僚に見せてください。彼らがどう思うか調べてみましょう。
   • 参加者が参加し、プログラムの成功に役割を果たしていると感じられるようにすることで、SOP に対する受け入れ度が高まります。彼らは素晴らしいアイデアを提供してくれるかもしれません!
3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/00\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-14.jpg\/v4-460px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-14.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/00\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-14.jpg\/v4-728px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-14.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 3コンサルタントと品質保証チームに SOP を確認してもらいます。品質保証チームが SOP を承認したら、レビューのためにコンサルタントに送信します。彼らは実際のコンテンツ自体についてはあまり意見を持っていないかもしれませんが、フォーマット要件を満たしているかどうかを知らせてくれますし、間違っている点があれば修正を手伝ってくれます。
   • この承認の監査証跡を確保するために、ドキュメント管理システムを使用して SOP を計画します。これは組織によって異なります。基本的に、すべてがガイドラインと規制の範囲内に収まるようにする必要があります。
   • 署名が必要です。現在、ほとんどの組織は電子署名を受け入れています。
4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/18\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-15.jpg\/v4-460px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-15.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/18\/Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-15.jpg\/v4-728px-Write-a-Standard-Operating-Procedure-Step-15.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 4承認されたら、SOP の実装を開始します。影響を受ける可能性のある人々と向き合い、教室でのトレーニング、コンピューターのトレーニングなど、具体的な実行とトレーニングを実行する必要があるかもしれません。そうしないと、結果がトイレに掛けられているだけになるかもしれません。それが何であれ、あなたは自分の仕事をやり遂げました。さあ、時間をかけて試してみましょう。
   • SOP が最新の状態に保たれていることを確認してください。古くなっている場合は、必ず更新し、その後も更新と文書化を継続して、必要に応じて SOP を再設計してください。結局のところ、チームの安全、生産性、成功はこれにかかっています。
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ヒント

• よく確認してください。曖昧さがないことを確認してください。このプログラムを、プロセスに詳しくない人に見せて、感想を聞いてみてください。きっと驚くと思います。
• 作成したプログラムを実際に実装できるように、できるだけ多くの関係者を関与させるようにしてください。
• プロセスが読者に明確に伝わるように、フローチャートとグラフィック表現を使用します。
• プログラムが承認される前に、他の人にドキュメントを確認してもらいます。
• 各ステップを簡単な言葉で説明します。
• ドキュメントに各バージョンの変更履歴があることを確認します。
• 独自の SOP を作成する前に、コンピューターに古いバージョンの SOP が保存されているかどうかを確認し、それに基づいて簡単に変更できるようにします。書類がまだ残っているか確認してください。