差し込み印刷の方法

差し込み印刷は、複数の人に送信する同じ電子メールを異なるものにすることができる、よく使用されるオフィス機能です。封筒、ラベル、定型書簡、メール、ファックス、コード付き割引クーポンなど、さまざまな文書を差し込み印刷機能を使用して一括で作成できます。差し込み印刷機能の使い方を詳しくご紹介します。

方法1方法1/3:

準備する

{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/73\/Do-a-Mail-Merge-Step-1.jpg\/v4-460px-Do-a-Mail-Merge-Step-1.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/73\/Do-a-Mail-Merge-Step-1.jpg\/v4-728px-Do-a-Mail-Merge-Step-1.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1データファイルを作成します。このファイルは、テーブルファイル、データベースファイル、または特定の形式のテキストファイルである場合があります。その中で、テーブルファイルが最もよく使用されるため、このガイドではテーブルファイルを例に説明します。
- すべての変更はデータファイルに含める必要があります。たとえば、定型レターを作成する場合、データファイルにはすべての受信者の名前と住所が含まれている必要があります。
  - 同じ行のセルには同じ情報セットを入力する必要があります。そうすることで、同じ種類の情報 (姓、名、肩書きなど) が同じ列に表示されます。
- 各列に適切な名前を付けます。差し込み印刷では列ごとにデータが読み取られ、各列の最初の項目はその列の情報の一般的な名前であると想定されるため、各情報列に適切な名前を付けます。
  - たとえば、名前列を「名前」と呼び、この列の下のすべての列を名前にすることができます。このように、ソフトウェアが手紙に挿入するデータの部分を尋ねると、「名前」オプションが表示され、一目でわかります。
- Microsoft Outlook ユーザーは、Outlook のアドレス帳をデータファイルとして使用できます。
2データファイルを保存します。見つけやすい場所にファイルを保存し、覚えやすいファイル名を付けます。
3メイン文書を作成します。メイン文書は、主要な情報を格納する文書です。たとえば、定型文の手紙を書いている場合、メイン文書は手紙になります。このうち、変更があった情報（名前など）は、一時的に空白のままにしておきます。広告する

方法2方法2/3:

MS Office での差し込み印刷

1 [差し込み印刷] 作業ウィンドウを開きます。メイン文書で、クリックして [差し込み印刷] 作業ウィンドウを開きます。見つからない場合は、[ツール] メニューを開き、リストから [差し込み印刷] を選択します。
2 差し込み印刷ウィザードを完了します。 Office での差し込み印刷は段階的に実行されるため、ユーザーは差し込み印刷を完了するまで正確かつ明確にガイドされます。
- まずドキュメントの種類を選択します。最も適切なドキュメントタイプをクリックし、[次へ] をクリックします。
- 開始ドキュメント（メインドキュメント）を選択します。すべての手順を正しく実行すると、「現在のドキュメントを使用する」オプションが表示されます。それをクリックします。次に「次へ」をクリックします。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/0e\/Do-a-Mail-Merge-Step-6.jpg\/v4-460px-Do-a-Mail-Merge-Step-6.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/0e\/Do-a-Mail-Merge-Step-6.jpg\/v4-728px-Do-a-Mail-Merge-Step-6.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 3結合するファイルを選択します。これは、前に作成したデータファイルです。適切なラジオボタンを選択し、[次へ] をクリックしてデータファイルを検索し、メインドキュメントに接続します。
- Outlook アドレス帳を使用する場合は、そのオプションをクリックします。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/59\/Do-a-Mail-Merge-Step-7.jpg\/v4-460px-Do-a-Mail-Merge-Step-7.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/59\/Do-a-Mail-Merge-Step-7.jpg\/v4-728px-Do-a-Mail-Merge-Step-7.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 4使用するデータを選択します。 Office では、データの行全体を選択または選択解除できるため、データファイル内のメインドキュメントに結合したい情報を自由に選択できます。情報量が多い場合、データファイルがもたらす利便性がさらに反映されます。選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
- データは各列の名前でフィルタリングできます。情報量が多い場合は、名前によるフィルタリングが特に速くなります。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d2\/Do-a-Mail-Merge-Step-8.jpg\/v4-460px-Do-a-Mail-Merge-Step-8.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d2\/Do-a-Mail-Merge-Step-8.jpg\/v4-728px-Do-a-Mail-Merge-Step-8.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 5データフィールドを挿入します。 [次へ] をクリックすると、プログラムによってデータファイルを作成するように求められ (まだ作成していない場合)、データファイルからマスタードキュメントにデータを挿入するための一連のオプションが提供されます。
- マウスでデータフィールドを選択し、対応するボタンをクリックしてデータを挿入します。
  - 通常の文字や数字を編集する場合と同様に、Delete キーを押して、間違った場所にあるデータや重複したデータを削除します。
- プリセットオプションは、選択したドキュメントの種類によって若干異なります。 Office は、提供されたデータに基づいて正しい情報を挿入するために最善を尽くします。たとえば、定型のビジネスレターを書いている場合は、受信者の名前と住所を数行にわたって整然と配置した住所ブロックを挿入するオプションが表示されます。
  - いくつかのプリセットオプションでは、新しいウィンドウがポップアップ表示され、対応する情報を入力するように求められます。これらの手順も非常にシンプルで理解しやすいです。
  - 選択したプリセットオプションで一致するものが見つからない場合は、[フィールドの一致] をクリックして、どの名前を標準名と一致させるかをプログラムに指示できます。たとえば、データファイルの「First Name」列を、アドレスブロックの「First Name」列と一致させることができます。
- 作成したデータフィールドを選択するには、[その他のオプション] をクリックします。作成した各列の名前を確認できるようになります。
6レターをプレビューします。差し込み印刷では、メイン文書で選択したデータフィールドの特定のデータは表示されず、印刷したときにのみ表示されます。ただし、Office にはプレビュー機能も用意されており、これを使用して関連情報が正しく挿入されているかどうかを確認できます。確認後、次のステップに進みます。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/b7\/Do-a-Mail-Merge-Step-10.jpg\/v4-460px-Do-a-Mail-Merge-Step-10.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/b7\/Do-a-Mail-Merge-Step-10.jpg\/v4-728px-Do-a-Mail-Merge-Step-10.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 7マージを完了します。差し込み印刷の最後の手順では、差し込み印刷が完了し、印刷を開始できることが通知されます。文書を印刷するたびに、その文書の情報セットが画面に表示され、プログラムによってすべての情報が自動的に印刷されます。
- 文字を個別に編集する場合は、「単一の文字を編集」をクリックします。
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方法3方法3/3:

OpenOffice.org での差し込み印刷

1. データベースを作成します。 OpenOffice.org で差し込み印刷を行うには、データベースファイルが必要です。ただし、最初にスプレッドシートファイルにデータを作成することもできます。
- メイン文書で、「ファイル」メニューを開き、「新しいデータベースファイルの作成」を選択します。
- ポップアップ表示されるダイアログボックスで、既存のデータベースに接続を選択します。ドロップダウンメニューで「テーブル」を選択し、「次へ」をクリックします。
- 次の画面では、使用するスプレッドシートファイルを OpenOffice.org にインポートする必要があります。このステップでは、ファイルアドレスの下に、データベースを保護するためのパスワードを設定するためのチェックボックスがあります。必要に応じてチェックするかどうかを決定できます。次に「次へ」をクリックします。
- このインターフェースでは、データベースを将来使用するために登録するかどうか、および今すぐデータベースを開いて編集するかどうかを選択する必要があります。 (テーブルファイルを既に作成している場合は、この手順を実行する必要はありません。) [完了] をクリックしてデータベースを保存します。
  - データベースファイル名は覚えやすいものにする必要があります。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/39\/Do-a-Mail-Merge-Step-12.jpg\/v4-460px-Do-a-Mail-Merge-Step-12.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/39\/Do-a-Mail-Merge-Step-12.jpg\/v4-728px-Do-a-Mail-Merge-Step-12.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2データフィールドを挿入します。 OpenOffice.org がインポートしたデータベースを認識できるようになったので、それを使用して差し込み印刷を実行できます。
- [挿入] メニューで [フィールド] を選択し、サブメニューで [その他] を選択します。ショートカットキー Ctrl+F2 を押すこともできます。
- ポップアップ表示されるダイアログボックスで、「データベース」タブをクリックします。
- ウィンドウの右下にある「参照」をクリックして、作成したデータベースファイルを見つけます。
  - データベースファイルを選択すると、ウィンドウの右側にある「データベースセット」というタイトルのリストに表示されます。
- ウィンドウの左側にある「タイプ」リストで、「マージフィールド」を選択します。
- データベースの後ろの「+」記号をクリックすると、テーブルファイルが下に表示されます。テーブルファイルの後ろの「+」記号をもう一度クリックすると、テーブルファイル内のデータフィールド名が展開されます。
- 挿入するデータフィールドの名前をクリックして、メインドキュメントにデータを挿入します。
  - 挿入する前に必ずマウスでデータフィールドを選択してください。そうしないと、データを正しい場所に移動するにはコピーして貼り付ける必要があります。
  - Office と同様に、マスタードキュメントのデータフィールド情報は英数字で表されます。スペースバーはデータを移動し、Delete キーはデータを削除します。
3マージを完了します。すべてのデータフィールドが正しい位置にあることを確認します。確認後、本文を印刷できます。ウェブサイトでは入力した情報に従って順番に印刷されます。広告する

ヒント

通常、ワードプロセッサソフトウェアには、マスタードキュメントを作成するためのテンプレートが用意されています。
データドメインはできる限り細かく分割する必要があります。たとえば、手紙には敬称 (Mr./Ms./Miss)、名、姓が含まれる場合、3 つのデータフィールドを作成し、各データタイプを別々の列に入力します。

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