プロセスを文書化する方法

企業では、従業員が仕事を正しく行う方法を理解できるようにしたり、プロセスを分析して改善したりするために、プロセスを文書化することがよくあります。プロセスを文書化するように求められた場合、または自分で文書化したい場合は、そのプロセスについての経験と豊富な知識を持つ同僚と必ず話し合ってください。以下に 2 つのフローチャートを説明しますが、現在のタスクにより適した図やドキュメント化方法が思いついた場合は、自由に独自の図やドキュメント化方法を使用してください。その場合は、まずプロセスのドキュメント化に関する情報について、「一般的な推奨事項」セクションをお読みください。

方法1方法1/4:

プロセスをどのように文書化するかを決める

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- 製品のアイデア創出から販売までのプロセス全体など、大規模なプロセスを文書化する必要がある場合は、プロセス内の各タスクを短い名前で記録する必要があります。必要に応じて、それぞれの特定のタスクを詳細に説明する追加のドキュメントを提供することもできます。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/44\/Document-a-Process-Step-2-Version-3.jpg\/v4-460px-Document-a-Process-Step-2-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/44\/Document-a-Process-Step-2-Version-3.jpg\/v4-728px-Document-a-Process-Step-2-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":828,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2大きなプロセスをサブプロセスに分割します。いわゆるサブプロセスは、プロセス全体で実装される主要なタスクです。文書化したいプロセスにあまり詳しくない場合は、プロジェクトマネージャーや他の専門家に情報を求めて、プロセス全体をより深く理解することができます。
- 一般に、プロセスに複数の動詞または「and」を含むステップがある場合、そのステップは 2 つのステップに分割できる可能性があります。たとえば、「パンとパティをグリルの上に置く」は、「パンをグリルの上に置く」と「パティをグリルの上に置く」に分解できます。
3プロセスが言葉で説明できるほど単純かどうかを判断します。記録するプロセスの各ステップが類似しており、関連する決定や変数の数が多くない場合は、ステップをリストとして記述するだけで済みます。電子文書（Microsoft Word など）または原稿用紙を使用できます。
4プロセス図を作成することを検討します。以下で説明するように、プロセスを説明するには簡単な図が非常に役立ちます。より複雑な図を作成することも可能ですが、ほとんどのプロセスではそれは必要ありません。複雑な図に関するセクションに従うことを検討できますが、これは、プロセスに 10 を超えるステップが含まれる場合、またはプロセス内のさまざまなステップを実装するために少なくとも 3 人の人員が関与する場合にのみ行う必要があります。
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- たとえば、医師に癌の診断方法を説明する文書の場合は、使用される可能性のあるすべての診断検査について言及することになります。ただし、このドキュメントが経営幹部向けである場合は、特定の機器の設定を決定する方法など、過度に具体的な手順は削除する必要があります。
- タスク名から形容詞を削除します。これらの名前は短くて明確なものにする必要があります。たとえば、「商品を注文した顧客にすべてのサービス料金の請求書を送信します」ではなく、「顧客に請求書を送信します」と書きます。
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- プロセスドキュメントの理解に役立つ場合にのみ画像を使用します。たとえば、ワークフローで読者が 2 台のマシンの違いを区別できるようにする必要がある場合は、それらのマシンの明確な図や写真を提供する必要があります。
- 実際の目的がないクリップアートやその他の画像は使用しないでください。
7人について言及するときは、名前ではなく役職を使用します。記録は人の生涯よりも長く保存されることがあります。「会議の時間を張さんに送信」と書く代わりに、「会議の時間を会長に送信」と書きます。 ^{[1] X研究ソース}読者が連絡先を理解するために名前が必要と思われる場合は、役職と名前の両方を含めてください。
8プロセス間の接続を明確に記録します。たとえば、「ニュースレターの手配」というタイトルのプロセスドキュメントは、「結果は編集者に送信されます。詳細については、「ニュースレターの編集」を参照してください。」で終わる場合があります。「ニュースレターの編集」というタイトルの文書は、「この記事は「ニュースレターの編成」の前段階です」で始まり、「文書は公開用に送信されます。「ニュースレターの公開」を参照してください」で終わります。
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- PDF ドキュメントは編集可能なドキュメントではありません。プロフェッショナルグラフィックソフトウェアを使用する場合、編集可能なドキュメントを保存するための独自のファイル形式が異なります。他のユーザーがこの文書を編集するには、同じソフトウェアをダウンロードまたは購入する必要がある場合があります。
- テキストのみのドキュメントの場合は、.doc、.docx、.txt、.rtf などの一般的なファイル形式を使用します。ドキュメントが頻繁に変更されることが予想される場合は、Google ドキュメントなどのオンラインドキュメントホスティングサービスを使用すると、他のユーザーが常に最新バージョンのドキュメントを参照できるようになります。
10ドキュメントに注釈を付ける際には注意してください。各ドキュメントの作成日と最終編集日を、ヘッダーなどの目立つ場所に記入します。複数の人がドキュメントを編集した場合は、編集日の後にその人の名前またはイニシャルを含める必要があります。最後に、どのプロセスが文書化されているかを簡単に識別できるように、タイトルとドキュメント名を記入します。広告する

方法2方法2/4:

フローチャートを作成する

1 フローチャートを作成して、簡単なタスクを簡単に説明できます。フローチャートは、基本的な情報をシンプルかつ直感的に表現できます。これらは、新入社員の研修中に簡単なタスクをガイドしたり、同僚の不在により一時的に仕事を担当する従業員がすぐに仕事に慣れるのを手助けしたりするためによく使用されます。
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- 使用する言語の書き順が中国語と異なる場合は、それに合った書き順を使用してください。たとえば、アラビア語で描かれたフローチャートは右から左に進む必要があります。
- 矢印を使用して方向を明確に示します。方向性のないタスク間に直線を引かないでください。
3 「『スタート』と書かれた円から始めてください。」フローチャートがシンプルで、1 行または 1 列だけで完了できる場合は、この円は必要ありません。より複雑なフローチャートの場合、明確な「開始」マーカーがあると非常に便利です。
4長方形を描き、その中央に最初のタスクの名前を書きます。 「開始」から最初のステップが書かれた四角形を指す矢印を描きます。たとえば、「顧客の注文を受ける」などです。
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- 可能であれば、ダイヤモンドの色は長方形の色と異なる必要があります。
6質問が書かれたダイヤモンドから伸びる矢印の方向は、質問の答えによって異なります。たとえば、「お客様の注文を受ける」と書かれた四角形は、「注文に水は含まれていますか?」と書かれたひし形を指しています。ダイヤモンドは 2 つの矢印につながり、そのうちの 1 つは「はい」と表示され、「顧客に水を提供する」と表示された長方形を指します。「いいえ」と書かれたもう 1 つの矢印は、「シェフに注文してください」と書かれた四角形を指す必要があります。広告する

方法3方法3/4:

複雑なフローチャートを作成する

{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/18\/Document-a-Process-Step-17-Version-2.jpg\/v4-460px-Document-a-Process-Step-17-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/18\/Document-a-Process-Step-17-Version-2.jpg\/v4-728px-Document-a-Process-Step-17-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1プロセスに複数の人または複数の部門が関与する場合は、次の提案を使用します。文書化するプロセスに複数の人、チーム、または部門が独立して作業する場合は、複雑な図を描くことを検討してください。これから紹介する図は、「スイムレーン図」または「ルムラー・ブラッシュ図」と呼ばれます。 ^{[3] X研究ソース}このタイプのチャートでは、各タスクの責任者が明確に示され、プロセス改善の余地も簡単に見つけることができます。
- フローチャートは、プロセスがどのように完了すべきかではなく、プロセスが現在どのように完了しているかを示す必要があります。
2関連ソフトウェアの使用を検討します。フローチャートを作成するときに適切なソフトウェアを使用すると、フローチャートがよりすっきりして読みやすくなります。電子文書形式のフローチャートにより、必要に応じて変更することも容易になります。オンラインで「フローチャートソフトウェア」を検索し、ダウンロードまたは購入したソフトウェアがスイムレーン図を作成できることを確認します。
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- 各レーンは色分けすることも、しないこともできます。これらは、色覚異常の人にもはっきりと見える太い黒線で常に区切られる必要があります。
- 相互にやり取りする部門を隣接する場所に配置します。ただし、これは絶対的な条件ではありません。
4最初のタスクから始めます。プロセスの開始時に、最初のタスクを、そのタスクを担当する部門に対応する行のページの左側近くに配置します。たとえば、R&D 部門のプロセスの始まりが製品のアイデアを考えることである場合は、「R&D」というラベルの付いた行に四角形を描き、「製品のアイデアを生み出す」と書き込みます。
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- 場合によっては、タスクが繰り返されることがあります。たとえば、一部の製品は、後の段階で追加のフォーカステストのために戻ってくる場合があります。プロセスが以前と同じ段階に戻る場合は、以前に「フォーカステスト」と表示されていた四角形を指す矢印を描きます。プロセスが実際に異なる場合 (たとえば、このフォーカステストはより深く、別のタスクに向けられる場合)、新しい四角形を描画し、「Deep Focus Test」などの別の名前を付けます。
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- ダイヤモンドを一列に並べるか、対応する決定を下したプレイヤーの対応する列に配置します。
- 「プロセスの終了」を示す円は、対応する参加者のない別の行に配置する必要があります。
- 他にも特殊なフローチャート記号はありますが、一般的には使用されておらず、必要もありません。フローチャートにもっと多くの記号があったほうが良いと思われる場合は、自分で他の記号を調べてください。 ^{[4] X研究ソース}
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- 可能であれば、すべての「はい」の矢印はダイヤモンドの同じ側（右側など）から出るようにし、すべての「いいえ」の矢印はダイヤモンドの反対側（下側など）から出るようにします。 ^{[5] X研究ソース}これは必ずしも簡単にできるわけではないので、あまり時間をかけすぎないようにしてください。
25. 次のページを描きます。 26. 次のページを描きます。 27.読みにくいほど小さいプロセス図を描くよりも、数ページにわたって描く方がよいでしょう。フローチャートのページ間の遷移が明確で理解しやすいように、各シンボルと矢印の内容を明確にラベル付けします。たとえば、ページの右側を指す「A」の付いた矢印を描き、次のページの左側に、右側を指す「A」の付いた矢印を描きます。
。各行が意味を成すかどうか確認してください。理想的には、プロセスに精通した人にフローチャートを一緒に確認してもらい、ギャップを特定します。少なくとも 1 回確認し、エラーを修正した後、文書を関係者に提出または送信できます。将来プロセスが変更された場合は、それを修正して新しいバージョンを関係者に送信することもできます。広告する

方法 4方法4/4:

フローチャートを分析して改善する

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- プロセスに品質概要を導入することに決めた場合は、改善の基準を明確に定義する必要があります。実際のところ品質基準が何なのかについて従業員が推測するままにしないでください。
2重複するタスクを見つけます。図またはドキュメントに 2 つの同一のタスクが含まれている場合は、これが有用か非効率的かを検討してください。場合によっては、手順を重複させることで品質管理を向上できます (例: 2 つの部門が異なる段階で同じ製品を検査する)。ただし、校正などの単純なタスクはプロセス内で複数回出現すべきではありません。プロセスからステップの 1 つを削除することをお勧めします。
3部門間の不要な動作を探します。ドキュメントには、A と B がプロセスの責任を複数回相互に委譲したことが記載されている場合があります。不要な転送回数を減らすことは可能ですか?作業プロセスを再編成できれば、A は同じ期間内に複数のタスクを完了し、それを B に引き継ぐことができる可能性があります。広告する