議事録の取り方

秘書としての新しい役職おめでとうございます！しかし、議事録の取り方や作成方法、提示方法をご存知ですか?議事録のバイブルに従う必要があるかどうか - ロバーツ議事規則^{[1] X調査ソース}、またはそれほど正式ではない場合でも、特定の手順に従う必要があります。

方法1方法1/4:

事前に準備する

{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/79\/Take-Minutes-Step-1-Version-3.jpg\/v4-460px-Take-Minutes-Step-1-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/79\/Take-Minutes-Step-1-Version-3.jpg\/v4-728px-Take-Minutes-Step-1-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1会社の会議に関するポリシーを理解します。議事録により高いレベルの形式を要求する場合は、議事録がロバーツ議事規則またはその他の基準に基づいているかどうかを尋ねます。あまりフォーマルでない場合は、議事録に何を記載してほしいのか、どのように使用するのかを会社に尋ねます。
- メモを取る人は、ロバーツ議事規則を全部読む必要はありませんが、参考のためにコピーを購入（または借り）しておくと役に立ちます。
- 自分の役割を明確にしましょう。会議の幹事の中には会議の議論に参加しない人もいますが、メモを取りながら議論に参加する人もいます。いずれにせよ、会議幹事の主な仕事はメモを取ることであり、会議の主催者やコーディネーターなどの役割を担うものではありません。 ^{[2] X研究ソース}
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/15\/Take-Minutes-Step-2-Version-3.jpg\/v4-460px-Take-Minutes-Step-2-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/15\/Take-Minutes-Step-2-Version-3.jpg\/v4-728px-Take-Minutes-Step-2-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2事前にテンプレートを準備します。すべての会議議事録の形式はほぼ同じです。テンプレートは便利な参照資料として役立ちます。 ^{[3] X研究ソース}少なくとも以下の内容が含まれている必要があります。 ^{[4] X研究ソース}
- 会議の種類。毎週の会議ですか、それとも年次会議ですか?小規模な会議ですか、それとも特別な会議ですか?
- 日付、時間、場所。会議の開始時間と終了時間のためのスペースを残しておきます。
- 会議の議長、リーダー、およびその秘書または代理人の名前。
- 出席者、欠席者の皆様にお詫び申し上げます。投票者の定足数に達したかどうかを確認します。
- あなたの署名。記録者として署名する必要があります。会議の議事録は会社によって確認された後、署名が必要になる場合もあります。
- 会議の議題を添付することもできます。会議の議長またはコーディネーターが会議の議題を書くように依頼しない場合は、他の誰かがそれを書く必要があります。メモを整理するには、会議の議題を参照すると役立ちます。
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- 前回の会議の議事録がレビューのために提出されていない場合は、それも持参してください。
- 会議後に記録機器を使用して文字起こしを行うことはできますが、録音は現場でのメモの代わりにはなりません。録音する前に参加者の同意を求め、逐語的に書き写さないでください。
- 略語を学ぶとメモを取るスピードが速くなりますが、会議中に出てくるすべての単語を書き留める必要はありません。これは避けるべきです。
- 会社から記録の公開を要求された場合は、プロジェクターまたはプレゼンテーションボードを使用してください。書き方が明確であること、会議後に書き起こしのためにメモを持ち帰ることができることを確認してください。 ^{[5] X研究ソース}
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方法2方法2/4:

会議中にメモを取る

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- 会議に知らない人がたくさんいる場合は、座席表を見て、自己紹介をしながら名前を書き留めておくとよいでしょう。会議中にメモを取るときにいつでも参照できるように、リストを近くに置いておきます。 ^{[6] X研究ソース}
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- テンプレートがない場合は、この情報をメモの上部に記入してください。
- 会議が特別な期間に開催される場合や特別な目的がある場合は、参加者に事前に通知してください。メモを書き写した後、会議の具体的な目的も添付します。
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- 通常、次のような文で始まります。「私はこの計画の採用を提案します。」
- 提案者の名前。
- 投票結果。提案は可決されるか、または可決されないかのどちらかです。
- 提案が長い場合は、正確に記録されないように書面で提出するよう依頼したほうがよいでしょう。この問題が頻繁に発生する場合は、会社に対して、一定の語数を超える提案は書面で提出しなければならないというルールを設けるよう提案する必要があります。 ^{[8] XResearchソース}
- この会議の議題を起草した場合、あなたは記録者と提案者の両方になります。自分の言葉や行動を記録するときに客観性を保つ限り、これは問題ありません。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/2\/2e\/Take-Minutes-Step-7-Version-3.jpg\/v4-460px-Take-Minutes-Step-7-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/2\/2e\/Take-Minutes-Step-7-Version-3.jpg\/v4-728px-Take-Minutes-Step-7-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 4その他の提案を記録します。すべての議論を注意深く聞きますが、特に指定がない限りメモを取らないでください。提案に関連するものだけを記録します。
- 各提案は、当初提案されたとおりの文言で記載する必要があり、提案した人物と投票結果を記録する必要があります。
- 一部の提案は、投票される前に賛成が必要です。誰かが「私はこの動議に賛成します」と言った場合、誰が賛成したのか、何に賛成したのかを書き留めておく必要があります。
- 提案者の名前がわからない場合や、提案内容を再度伝えてもらう必要がある場合は、丁寧に尋ねてください。中断しても大丈夫です。重要なのは情報の正確性を確認することです。
- 提案の文言が変更された場合は、対応する変更を記録に直接加えるだけです。変更が従来の意味に反し、激しい議論を巻き起こさない限り、「変更があった」と記録する必要はありません。 ^{[9] X研究ソース}
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- 最も実用的な方法は、会議後に発表者にレポートのコピーを依頼することです。会議中にメモを取り、会議後に関連資料を要求することを忘れないようにしてください。議事録を書き起こした後、レポートを添付ファイルとして添付します。
- 記者がコピーを提供しない場合は、入手方法を調べてください。会議後に取得する必要があります。
- 文書を読み上げるのではなく、口頭で報告するだけの場合は、報告内容の簡潔で客観的な要約を述べるだけで十分です。報告者の詳細や正確な言葉遣いを記録する必要はありません。 ^{[10] X研究ソース}
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/6f\/Take-Minutes-Step-9-Version-3.jpg\/v4-460px-Take-Minutes-Step-9-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/6f\/Take-Minutes-Step-9-Version-3.jpg\/v4-728px-Take-Minutes-Step-9-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 6割り当てられたタスクを記録します。前回の会議で送信されたタスクと、今回の会議で割り当てられた新しいタスクが含まれます。誰かが手紙を書くように指示されましたか?彼の名前とミッションの要件を書き留めます。
- 会議の形式上、提案には多くのタスクが含まれています。非公式の会議の場合は、決定事項が明確に述べられない場合もあるので、注意深く聞く必要があります。
- 会議で決定の理由も説明された場合は、それも要約して記録する必要があります。
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- ロバーツ議事規則および会社の定款を参照することをお勧めします。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/bb\/Take-Minutes-Step-11-Version-3.jpg\/v4-460px-Take-Minutes-Step-11-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/bb\/Take-Minutes-Step-11-Version-3.jpg\/v4-728px-Take-Minutes-Step-11-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 8会議での議論の要約は、特に要求された場合にのみ保存してください。厳密に言えば、会議の議事録には、具体的な議論ではなく、正式な提案や決定が記録されます。 ^{[11] X研究ソース}ただし、会社に特別な規則がある場合は、話し合いを記録してください。
- 議論を客観的に文書化します。意見ではなく実質的な点を覚えておき、形容詞や副詞などの修辞技法を削除します。客観性とシンプルさを目指します。 ^{[12] XResearchソース}
- 議論の中で誰が話しているかを記録しないでください。これは、名前を挙げると相手を不快にさせる可能性がある、白熱した議論を記録するときに特に重要です。
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- 議事録をざっと見て、抜けている部分や不明な部分がないか確認します。質問がある場合は、参加者が退場する前に質問してください。
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方法3方法3/4:

会議後の書き起こし

1できるだけ早く書き起こします。記憶が最も鮮明な会議の直後に書き起こすのが最適です。 ^{[13] X研究ソース}
2メモをコンピューターの電子版に入力します。会議中にコンピューターでメモを取った場合は、この手順をスキップしてください。次に、メモを転記するための新しいドキュメントを作成し、参照用にメモドキュメントを別に開きます。
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- スペルと文法は正しいです。スペルチェックソフトウェアが使用される場合があります。
- 客観性。あなた自身の個人的な意見を含めないでください。会議の議事録は客観性を確保する必要があります。
- 文言は明確かつ正確です。曖昧な言葉を正確な言葉に置き換えます。説明的な記述を削除します。
- 議論ではなく、アクションのみを記録します。特別な要件がない限り。
- ページに番号を付けます。
4議事録の草稿を関係者に配布します。連絡先情報は、最初に記入していただいた連絡先情報に従って、参加者のメールアドレスに送信されます。会議の主催者にも連絡先情報が必要です。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/48\/Take-Minutes-Step-17.jpg\/v4-460px-Take-Minutes-Step-17.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/48\/Take-Minutes-Step-17.jpg\/v4-728px-Take-Minutes-Step-17.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 5が審査され、承認されました。次回の会議で確認するために、この会議の議事録を声に出して読む必要があるかもしれません。議事録に記載されているすべての提案が可決された場合、議事録は承認されます。 ^{[15] X研究ソース}
- 承認前に変更された場合は、その変更内容を文書に記載する必要があります。ただし、変更内容の具体的な内容を指定する必要はありません。
- 承認後に誰かが変更を提案した場合は、その提案をそのまま記録し、それが承認されたかどうかを記録します。
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方法 4方法4/4:

テンプレートの使用

1会議ドキュメントテンプレートの Web サイトにアクセスします。テンプレートを使用すると、整理された状態を維持し、書式エラーを回避するのに役立ちます。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/df\/Take-Minutes-Step-19.jpg\/v4-460px-Take-Minutes-Step-19.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/df\/Take-Minutes-Step-19.jpg\/v4-728px-Take-Minutes-Step-19.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2比較を参照します。ウェブサイトの検索機能を使用して、ニーズに最適なテンプレートを見つけてください。
- 特定の要件に応じてテンプレート (一般または標準) を検索し、適切なテンプレートを見つけて、「ダウンロード」または「使用」をクリックします。次回見つけられるように保存しておいてください。
3テンプレートを開きます。ダウンロード後、解凍してMicrosoft WordまたはExcelで開きます。使いやすさと最良の結果を得るために、最新バージョンの Microsoft Word を使用することをお勧めします。アップデートを続けると、より多くの新機能とより便利な操作をお楽しみいただけます。
4ヘッダーに会社のロゴと著作権情報を追加します。例のロゴは削除しますが、不必要な法的紛争を避けるためにテンプレートの利用規約を必ずお読みください。
5タイトルを変更します。サンプルテキストを削除し、実際の議事録のタイトルを記入します。
6テンプレートのテーマを変更します (オプション)。テンプレートの色やその他のテーマを変更して、よりプロフェッショナルな外観にすることができます。とても簡単です。「ページレイアウト」を見つけて、「色とテーマ」をクリックするだけで、自分で設定できます。たとえば、会社のロゴに一致する色を選択します。
7テンプレートの構造を調整します。一部のパネルが余分であったり、欠落していたり、見た目が気に入らない場合があります。必要に応じて調整してください。
8会議で使用するために保存します。 Microsoft を使用して会議のメモを取ると、便利で、速く、整理されたメモを取ることができます。ただし、テンプレートを印刷して手書きのメモを取ることもできます。情報のための十分なスペースを確保するために、行の高さを調整することに留意してください。
9テンプレートを確認します。テンプレートの完成おめでとうございます。テンプレートを参考にすると、効率と正確性が確実に向上します。何か不足している点や不明な点がないか、簡単に確認することを忘れないでください。問題がないか確認したら準備完了です！広告する

ヒント

会議の直後は記憶が最も鮮明なので、そのときにメモを書き写してください。できるだけ早く関係者に届けるようにしてください。
会議中はホストの近くに座って、聞き取れなかった情報について質問できるようにします。
会議の議事録を安全な場所に保管してください。
不正確な記録を避けるために、提案者は書面で提案を提出するようにしてください。
疑問がある場合は質問し、会議を中断することを恐れないでください。
会議の議事録は重要です。これらは長年にわたって保存され、参照されます。特に、法的問題に関する会議の議事録は、関係者の評判にも影響を与えます。
ロバーツ議事規則の一部、特に秘書の職務に関するセクションを読んでください。
時系列順に記録します。同じトピックが 2 回取り上げられた場合は、それらを 1 つにまとめないでください。

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警告する

あまり多くの詳細を記録しないでください。話し合いを録音するように求められた場合でも、簡潔にしてください。重要なポイントだけを覚えて、不必要な詳細は避けてください。
客観性を保ち、個人的な憶測を混ぜ込まないようにしてください。
「弁護士・依頼者守秘義務契約」で保護されている内容は録音せず、「この部分の話し合いは弁護士・依頼者守秘義務契約の対象となるため録音されません」とだけ記す。 ^{[16] X調査ソース}
機密の話し合い（弁護士と依頼者間など）を記録する必要がある場合は、これらの記録を別々に保管し、機密性と誰がアクセスできるかを明記する必要があります。 ^{[17] XResearchソース}

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