手紙の書き方

手紙を書くことは、ビジネス、学校、友人同士の間で情報や感情を伝えるための基本的なスキルです。ここでは、自分の考えを正しい形式で紙に書き出すための基本的なガイドラインを紹介します。

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手紙を書く

1 手紙を正式なものにする必要があるかどうかを判断します。手紙の書き方は、手紙を送る相手との関係によって異なります。以下の点を考慮する必要があります。
- 政府関係者、将来の上司、上級職員、学術関係者、または職業上の交流がある人に手紙を書く場合は、正式な内容にする必要があります。
- 現在の上司、あまりよく知らない同僚、遠い親戚や年長者、またはあまりよく知らない人に手紙を書く場合は、手紙をもう少しフォーマルにする必要があるかもしれません。
2手紙を手書きで書くか、電子メールで書くかを決めます。送信方法の選択によって、形式レベルも決まります。
- 多くの正式な手紙はタイプして郵送する必要があります。手紙が緊急の場合、または受信者が電子メールでの手紙を希望していることが分かっている場合は、別途話し合うことができます。
- 日常的な連絡であれば、電子メールや手書きの手紙でも構いません。
- より正式な手紙の場合は、電話で確認する必要があります。相手が主な連絡方法として電子メールを選択した場合、電子メールは安全な方法である可能性があります。よくわからない場合は手書きで書いてください。
3レターヘッドを使用するか、手紙の上部に住所を記入します (正式な手紙の場合のみ必要)。ビジネスレターを書く場合は、会社のレターヘッドを使用するのが最適です。または、単に手紙をよりプロフェッショナルに見せたい場合は、ワープロプログラムを使用してレターヘッドをデザインすることもできます。また、自宅住所を手紙の上部に左揃えで書きます。最初の行に住所を記入し、2 行目に市、州、郵便番号を記入します。
4日付を記入します。すでに住所を記入している場合は、2 行の空白またはスペースを残してから日付を記入します。また、日付から始めて左揃えにします。
- 正確な日付を書き留めてください。「2012 年 9 月 9 日」は、「2012.9.9」や「2012/9/9」よりもはるかに適切です。
- よりフォーマルな手紙やカジュアルな手紙を電子メールで送信する場合は、日付を含める必要はありません。電子メールにはタイムスタンプが付けられます。
5.受取人の名前、肩書き、住所を記載します（正式な手紙のみ）。日付の下に 2 行または少しのスペースを空けて、受取人のフルネームと肩書きを記入します。 2 行目に、会社名または組織名 (該当する場合) を記入します。 3 行目に住所を記入し、4 行目に市、州、郵便番号を記入します。
- これらは電子メールには必要ありません。
- よりフォーマルな、またはカジュアルなやり取りでは、これらは不要です。封筒に名前と住所を書いておけば十分です。
- 調査を行うために手紙を書く場合で、連絡先担当者がいない場合は、会社または組織の名前と住所のみを記載してください。
6.挨拶から始めます。使用する挨拶文は、手紙を送る相手との関係によって異なりますが、正式な手紙の場合も同様です。考えられるシナリオをいくつか挙げます。
- 特定の連絡先がなくても、受信者の性別（男性または女性）がわかっている場合は、さらにいくつかのオプションがあります。「拝啓」、「拝啓」、または「拝啓、拝啓」と書くことができます。しかし、これには注意が必要です。相手が手紙を読んだり開封したりする前に、相手を不快にさせないようにする必要があります。
- 正式な手紙を書いていて、特定の連絡先がある場合、最も安全な挨拶は「Dear, or my...」です。これがあまりにも親密すぎると感じる場合は、使用しない方がよいでしょう。受信者の名前をシンプルかつ丁寧に呼びかけ、最後にコンマ (,) を付けることができます (例:「Ms. Zhang, ...」)。
- よりフォーマルな手紙を書く場合は、「Dear」または「Hello」を挨拶として使用できます。
- カジュアルな手紙を書く場合は、「Dear」や「Hello」、あるいは「Hello」や「Hi」などのよりカジュアルな挨拶を使用できます。
7 挨拶文の後に受取人の名前を書きます。
- 正式な手紙の場合は、Mr.、Ms.、Dr. などの丁寧な敬称、または軍や政府の敬称を使用し、その後に受取人の姓を続けます。
- 手紙がより正式なものである場合は、受取人の名前を呼んでもいいかどうかを判断する必要があります。よくわからない場合は、丁寧な敬語を使うのが最も安全です。
- カジュアルな手紙の場合、一般的に相手をファーストネームで呼ぶことが許されていると想定できます。明らかな例外としては、年長者の場合が挙げられます。年長者の場合は、名前の後に「おばさん」や「おばあちゃん」などの敬称を付ける必要があります。
8手紙を書き始めます。手紙をタイプする場合は、挨拶文の後に 2 つのスペースを空けてください。手書きの場合は、次の行に進んでください。
- 個人的な手紙を書く場合は、まず受取人の幸運を祈ることから始めます。これは、「皆さんお元気ですか？」のようにフォーマルな表現でも、「お元気ですか？」のようにカジュアルな表現でも構いません。
- ビジネスやその他の正式な手紙を書く場合は、要点を簡潔に述べましょう。時間はお金であり、受信者の時間を無駄にしたくはありません。
9.何を伝える必要があるのか自問してください。手紙の主な目的はコミュニケーションです。手紙を書くときは、受取人がどのような情報を必要としているかを自問し、それを手紙に含めてください。彼または彼女に、製品の新しい価格、彼または彼女がいなくて寂しい気持ち、誕生日プレゼントへのお礼などを伝える必要がありますか?それが何であれ、共有する内容が手紙の焦点となるべきです。
- 自分が「書きたくない」ものを知ってください。怒りに満ちていたり、同情を乞う手紙は送るべきものではありません。このような手紙を書いて、郵送するかどうかわからない場合は、郵便受けに入れる前に数日間そのままにしておいてください。気が変わるかもしれません。
10.手紙を校正します。送信する前に、何度か読み返して、伝えたい内容が書かれているか、スペルや文法の間違いがないかどうかを確認してください。ワードプロセッサソフトウェアのスペルチェック機能を使用するか、友人にスペルチェックを依頼してください。必要な変更を加えます。
11.最後に敬語を使う。丁寧な結びの言葉は、手紙を良い雰囲気で終わらせ、受取人との良好な関係を築くのに役立ちます。手紙の最後の段落の後に 2 行の空白を残し、結びの文を書きます。
- 正式な手紙の場合は、挨拶やお祝いの言葉を原文のまま残します。
- もう少しフォーマルな手紙の場合は、「Sincerely（敬具）」、「Regards（敬具）」、「Best Wishes（ご多幸をお祈りいたします）」などを使うだけで済みます。
- 日常的なやり取りでは、敬称は相手との関係性を反映します。配偶者、親しい友人、または近しい親戚に手紙を書く場合は、「affectionately」または「Love you」を使うとよいでしょう。
- 気分が高揚したら、フォーマルな手紙（または、その心遣いに感謝する親しい友人に手紙を書く場合）で昔ながらの挨拶を使うこともできます。文章に敬語を取り入れる。たとえば、手紙の最後の段落には、「私は常に…することを約束します」と書かれるかもしれません。 2行空けて「Sincerely yours」と記入してください。こうすることで、手紙の最後の行と結びの挨拶が 1 つの文のように感じられます。この創造性を利用して、結びの敬語を組み込む他の方法を見つけることができます。
署名は12件。手紙にどのように署名するかは、手紙の性質によって異なります。
- タイプする正式な手紙の場合は、結びの挨拶とタイプしたフルネームの間に 4 行のスペースを空けます。次に、青またはカーボンブラックのインクを使用して中央に名前を署名します。
- カジュアルな手紙を送る場合は、結びの挨拶の後に自分の名前を入力します。
- 希望する場合は、正式な手紙の署名の最後に丁寧な敬称を付けて自分自身を呼ぶこともできます。たとえば、既婚女性は「Mrs. Zhang」と署名するかもしれません。
- もう少しフォーマルな手紙の場合は、フルネームを使用するか、ファーストネームのみを使用するかはあなた次第です。正式な手紙を書くときのように、名前を入力して署名したり、単に名前に署名したりすることもできます。
- 日常的なやり取りの場合、下部にフルネームを印刷する必要はありません。通常の電子メールの下部に名前を入力したり、手書きの手紙の最後に署名したりしても問題ありません。
13.文字を折ります（オプション）。郵便で手紙を送る場合は、三つ折りにしてください。紙の下部を 3 分の 1 ほど折り上げます。次に、上部を下部と面一になるように折り下げます。便箋をこのように折ると、ほとんどの封筒に収まるようになります。
14封筒に宛名を書きます（オプション）。縦線と横線の間の封筒の中心を見つけます。ここに、受取人の完全な住所を次のように記入します。
- リンさん
- 北京市朝陽区 XXXXXXX
- 郵便番号 100021
15封筒に宛名を記入します（オプション）。返送先住所（上記に記載）は、配送先住所と同じように記入してください。唯一の違いは、フルネームではなく姓のみを記入することです。広告する

ヒント

特にビジネスレターを書く場合は、手紙に不必要な内容を含めないようにしてください。
手紙は、受取人が興味を持ちそうな事柄に焦点を当てるようにしてください。
手紙は青または木炭黒のインクで書きます。
正式な手紙やや正式な手紙を送る場合は、電子メールアドレスが受信可能であることを確認してください。「dong.chen」からの手紙は「happy189」からの手紙よりもはるかにフォーマルです。
正式な手紙を印刷する場合は、より高品質の紙を使用してください。
手紙を使って、感謝、お悔やみ、愛情、ユーモア、心配などの感情を表現することができます。
苦情を述べる場合は、できるだけ分別を持って丁寧に書きましょう。そうすれば、好意的な返答が得られる可能性が高くなります。

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