メモの書き方

メモの基本的な機能は、特定の問題を解決するために、読者に特定の情報を知らせることです。メモは、他の人に行動を起こすよう説得したり、特定の問題について具体的なフィードバックを与えたりするために作成できます。良いメモは、書き手の懸念と読者の興味を効果的に結び付けます。

方法1方法1/1:

自分だけのメモを書く

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1分析対象。このメモはどのグループ（対象読者）に宛てたものですか?彼らの共通の要求と彼らが気にかけていることは何ですか?メモの重要性について慎重に考えてください。
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- 対象読者の正式名を常に使用し、ニックネームは使用しないでください。
- タイトル段落を書くときは、各セクションの間に必ず 2 つのスペースを残し、テキストを揃えてください。
3.冒頭の段落。確認覚書の目的を、問題の説明、特別な要件、最終的な解決策の 3 つの部分に分けて述べます。メモを書く理由を整理し、対象読者に明確に伝えます。
- 問題を解決する手段（ミッションステートメント）を説明できない場合は、現状を十分に理解しているかどうかを再考してください。
- 必要かつ説得力のあるものだけを含めてください。そうでないと、テキストの説得力が低下します。
4要約段落。このセクションでは、前のテキストのすべての重要な推奨事項を簡単に説明する必要があります。これにより、読者はメモの要点をすぐに理解できるようになります。以前の研究の質問で使用されたソースへのリンクまたは引用を含めることもできます。
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- 最も重要な情報を議論の段落の冒頭に配置します。
- 最も一般的な信念から始めて、その信念を裏付ける具体的な事実や議論を述べていきます。
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- 提案されたアクションから読者がどのような利益を得られるか、またそのアクションをできるだけ簡単にするにはどうすればよいかを必ずよく考えてください。「これらの提案については後ほど話し合うことにします。どのような決定を下しても尊重します」と言うこともできます。
7.行動を促すフレーズで終了します。読者に将来のある時点で何かをしてもらいたい場合は、それを書き留めてください。
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- 人間化。「私」、「あなた」、「私たち」などの表現を使用してください。そして、読者に行動を起こすよう促すために、積極的な口調を使いましょう。
- セッションを記録します。話した通りに書き留めてください。省略形の使用を恐れないでください。
- 見せびらかさないでください。学術用語や専門用語は避けてください。
- 「息をのむような」表現の使用は避け、できるだけ平易かつ簡潔な言葉遣いを心がけてください。たとえば、「当社のインセンティブは、会社の目標を達成する能力に応じて決まります」とは言わないでください。代わりに、「報酬を継続的に受け取りたいのであれば、目標を達成する必要があります」と言います。
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ヒント

段落はできるだけ短くしてください。各段落は 5 行までに制限されます。
読者が必要とする情報だけを書き留めてください。簡潔でありながら単純すぎず、問題が実際に存在し、対処する必要があることを読者に信じさせます。
あまり多くの「なぜ」を書きすぎないでください。何かをする理由を説明することは重要ですが、やりすぎないようにしてください。
カテゴリを読みやすくするために短いタイトルを使用します。たとえば、「解決中」と書く代わりに、「オフィスでのアリの問題」と書きます。各見出しをできるだけ具体的かつ簡潔にして、読者がメモの基本的なポイントをすぐに理解できるようにします。
読者がトピックをよりよく理解できるように、メモの最後にリスト、チャート、グラフを含めることをお勧めします。これらの添付ファイルがどの部分に関連しているかを明確に示すメモを必ず記入してください。

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