会議を主催する方法

仕事ではチームワークが不可欠です。多くの場合、決定はさまざまな人々の専門知識に依存し、議論と意思決定が必要になります。会議はさまざまな人々を集めて議論するための 1 つの方法ですが、会議に目的と制御が欠けていると、時間の無駄になってしまいます。したがって、効果的な会議を開催するには、会議をどのように計画し、準備し、実施するかを知ることが重要です。

方法1方法1/3:

会議前の準備

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- 出席者に何を話し合いたいかを尋ねることは、議題の作成に役立つだけでなく、会議が始まる前に出席者が会議の準備に参加するのに役立ちます。参加者は、自分たちが関心のある事柄が会議で議論されることを知っているので、自然とその事柄にもっと注意を払うようになります。
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- 議題には各項目の議論の時間を明記する必要があります。議論の過程で、いくつかのトピックには長い時間がかかり、いくつかのトピックには短い時間しかかからない場合があります。その場合は、対応する調整をその時点で行うことができます。しかし、少なくとも大まかな議題計画を立てておくと、会議を順調に進めることができます。
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- 会議の議事録はあなたにとって非常に役立つかもしれません。議事録には、前回の会議の議題と重要な結論が簡潔かつ明確に記録されるからです。重要な会議の議事録をまとめ、会議の前に議題とともに出席者に送信することもできます。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/1d\/Chair-a-Meeting-Step-4-Version-4.jpg\/v4-460px-Chair-a-Meeting-Step-4-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/1d\/Chair-a-Meeting-Step-4-Version-4.jpg\/v4-728px-Chair-a-Meeting-Step-4-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 4会議の前に会場の準備ができていることを確認してください。会議当日には、会場が清潔で整頓されており、すべてが整っていることを確認する必要があります。さらに、プロジェクター、コンピューター、ディスプレイ画面などの必要な機器が適切に動作することを確認する必要があります。そうしないと、貴重な会議時間の多くが無駄になってしまいます。
- PowerPoint を使用する場合は、まずリモコンやマウスを使って練習し、これらのデバイスに慣れておくとよいでしょう。こうすることで、重要なトピックについて議論する時間がなくなります。
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方法2方法2/3:

会議を主催する

{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/b0\/Chair-a-Meeting-Step-5-Version-4.jpg\/v4-460px-Chair-a-Meeting-Step-5-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/b0\/Chair-a-Meeting-Step-5-Version-4.jpg\/v4-728px-Chair-a-Meeting-Step-5-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1会議の開始をアナウンスします。会議の時間が終了し、参加者全員（少なくとも重要な参加者）が出席したら、会議の開始を宣言できます。まず、簡単に自己紹介と会議の目的を述べます。次に、各議題の議論時間と会議の終了時間を参加者に伝えます。もちろん、時間操作の過程で適宜時間を短縮したり延長したりすることもできますが、そうすることで会議が計画どおりに進行することをより確実にすることができます。出席者同士が知り合いでない場合は、数分かけてチェックインし、重要な出席者を紹介することができます。
- 企業によっては、会議の冒頭の挨拶や議題の形式が決まっているところもあります。たとえば、アメリカ州郡市労働組合 (AFSCME) はロバーツ議事規則を採用しており、この規則では会議は木槌を叩くことで始まり、議題の開始や投票に関する詳細な規則が定められています。 ^{[1] X研究ソース}
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/ec\/Chair-a-Meeting-Step-6-Version-4.jpg\/v4-460px-Chair-a-Meeting-Step-6-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/ec\/Chair-a-Meeting-Step-6-Version-4.jpg\/v4-728px-Chair-a-Meeting-Step-6-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2前回の会議の重要な内容を要約します。会議の開始は時間のかかるプロセスですが、参加者の注意を集中させるために、前回の会議の重要な結論を要約することから始めることができます。会議の内容を全員が理解できるとは限らないため、関連する会議の結論やその他の情報を紹介することで、すべての参加者が訪問の目的を理解でき、効果的な会議を促進します。
- 過去の会議の議事録を自分で書く代わりに、記録係に読み上げてもらうこともできます。これにより、よりフォーマルな印象を与えることができます。
- 過去の会議に関連するレポートやニュースを読み上げることもできます。
- ただし、議題と一緒に以前の会議の議事録を配布している場合は、それを読み上げる必要はありません。 ^{[2] X研究ソース}
}関連する参加者に、遭遇した新たな問題、人員の変更、プロジェクトの進捗、決定の調整など、前回の会議以降の進捗状況を報告してもらいます。また、前回の会議以降にどのような対策が講じられ、どのような効果があったのかについても参加者が聞きたいところです。
{"smallurl"： "https：\/\/www.wikihow.com \/images_en \/thumb \/2 \/29 \/chair-a-meeting-step-8-version-2.jpg \/vv4-460px-chair-a-meeting-step-8-version-2.jpg" " ww.wikihow.com \/images \/thumb \/2 \/29 \/chair-a-meeting-step-8-version-2.jpg \/v4-728px-chair-a-meeting-a-meeting-a-meeting-a-version -2.jpg "、" smallwidth "：460、" 345、 "" Bigwd Ight "：546、"ライセンス "：" <div class = \ "mw-parser-output \"> <\/div> "} 4継続して、前回の会議の未完成の問題について議論します。新しいセッションを開始する前に、前回のセッションで未完了の作業を完了してください。問題が未解決のまま長く放置されるほど、参加者は問題を解決する責任を取る意欲が低くなります。したがって、未解決の問題は会議で指定された担当者に照会されます。通常、未解決の問題は、以前の議事録で「未決定」または「さらなる議論待ち」としてマークされます。
- 企業文化や規制によって異なるため、意思決定の手順が固定されている企業もあります。たとえば、参加者の半数以上の承認が必要なものもありますが、上級リーダーの承認のみが必要なものもあります。
- 長期プロジェクトの場合、会議間の期間にはあまり進展がない可能性があるため、そのようなトピックの議論に時間を費やす必要はありません。議論すべきなのは、プロジェクトまたは即時の対応が必要なプロジェクトです。
5次に、新しい質問を探索します。これらの新しい問題は、最近、または前回の会議後に会社の開発プロセスで発生したはずです。実用的かつ具体的な解決策について話し合います。解決されていない困難な問題が多ければ多いほど、次回の会議で話し合うべき問題が多くなることに注意してください。
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- このステップは、会議を終了する前に参加者に何を行うのかを明確にする最後の機会となるため、非常に重要です。
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- しかし、この手順は必須ではありません。ただし、今回の会議で未解決の問題が多数ある場合や、プロジェクトがどのように実施され、進行しているかを確認したい場合は、次回の会議の内容と時間を記載するのが良い選択です。
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方法3方法3/3:

会議の議論をより効果的にするために方向づける

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- 会議中は時間をうまく管理する必要があります。 1 つのトピックについて議論するのに時間がかかりすぎる場合は、後続のトピックの一部をカットするか、後の会議のために残しておく必要があるかもしれません。現在全員が議論しているトピックが非常に重要な場合は、後続のトピックを削除または延期することを躊躇しないでください。
2参加者全員が積極的に議論に参加することが奨励されます。会議のモデレーターとしてのもう 1 つのタスクは、全員が議論に積極的に参加していることを確認することです。利害関係者が意見を表明したがらない場合には、それを奨励するようにしてください。相手の名前をあまりあからさまに言う必要はありません。相手を当惑させてしまう可能性があるからです。「Lao Wang の専門知識が、このことを説明するのに役立つと思います」などと言って、相手に話すよう促すことができます。
3.議論されている内容を全員が理解していることを確認します。気づかないかもしれないことの一つは、参加者の職業的背景が異なるということです。全員が話し合っている内容を理解できるように、難しい問題を単純化して簡単に説明することができます。
{"smallurl"： "https：\/\/www.wikihow.com \/images_en \/thumb \/8 \/89 \/chair-a-meeting-step-15-version-2.jpg \/vv4-460px-chair-a-meeting-step-15-version-2.jpg" " ww.wikihow.com \/images \/thumb \/8 \/89 \/chair-a-meeting-step-15-version-2.jpg \/v4-728px-chair-a-meeting-a-meeting-a-meeting-verversion -2.jpg "、" smallwidth "：460、" 345、 "" bigwid " 8 "：546、"ライセンス "：" <div class = \ "mw-parser-output \"> <\/div> "} 4難しい質問を避けないでください。モデレーターは、会議のすべての目的が達成されるように、ある程度厳格になる必要もあります。会議の参加者が故意に難しい質問を避けている場合は、参加者に議論させて結論を出させる方法を見つける必要があります。出席者の一部から敵意を買う可能性もありますが、これは効果的な会議に必要なことです。
- 重要な結論は必ず記録してください (専用の記録装置や会議の記録係がいる場合は、その人に記録してもらってください)。これまで秘密にされていたテーマについて、ようやく全員が話し合いを始めたので、これらの貴重なスピーチを録音する必要があります。
5. 時間を管理する。多くの人は、非効率的な会議を何度も経験したため、会議は単なる時間の無駄だと考えています。このような事態を避けるためには、ホストとして時間を厳重に管理する必要があります。重要度の低いトピックについては、後の会議で議論することを提案できます。また、参加者の時間が無駄にならないように会議の計画を柔軟に調整します。広告する