休暇申請メールの書き方

職場では、休暇を申請しなければならないことは避けられませんが、多くの人は恥ずかしさを感じ、どのように申請すればよいか分からないでしょう。できるだけ仕事に影響を与えずに休暇を申請すれば、認められる可能性は非常に高くなります。休暇メールを書くときは、口調は慎重に、表現は直接的に、休暇の理由をはっきりと述べなければなりません。休暇を取る場合でも、個人的な用事がある場合でも、休暇を申請する際には遠慮する必要はありません。休暇中に仕事の引き継ぎを丁寧に行うようにしてください。

ステップ

休暇を適切に調整する

1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/3c\/Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-1.jpg\/v4-460px-Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-1.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/3c\/Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-1.jpg\/v4-728px-Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-1.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1.会社の休暇ポリシーを確認します。従業員ハンドブックを確認するか、上司に会社の休暇ポリシーについて問い合わせてください。年次休暇がどれくらいあるのか、どのように計算されるのか、そして取得できるかどうかを調べます。 ^[1]
   • 会社での勤続年数によって、年次休暇の日数や休暇を取得できる時期も変わります。
   • 新入社員の場合は、まず休暇が取れるか確認しましょう。上司が休暇を承認しない可能性があるため、新入社員が休暇を申請することは困難です。
2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/7d\/Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-2.jpg\/v4-460px-Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/7d\/Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-2.jpg\/v4-728px-Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2.忙しくないときは休暇を申請しましょう。進行中のプロジェクトがない場合、またはプロジェクトがそれほど緊急でない場合は、この時点で休暇を取るのが適切でしょう。会社が毎年特定の時期に非常に忙しい場合は、その時期に休暇を取らない方がよいでしょう。 ^[2]
   • 緊急のため休暇を取らなければならない場合には、十分な理由を示す必要があります。
   • この期間中に他に休暇を取った人がいないか尋ねるのが最善でしょう。人員が不足している場合は、上司が承認してくれることを期待しないでください。 ^[3]
   • 休暇が承認された場合は、休暇を取る前に同僚に必ず伝えてください。
3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/9a\/Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-3.jpg\/v4-460px-Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/9a\/Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-3.jpg\/v4-728px-Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 3. 2週間前までに休暇を申請してください。休暇は少なくとも2週間前までに申請してください。一般的に言えば、早く申請すればするほど、承認される可能性が高くなります。数週間または 1 か月ほど休みたいことを事前に上司に伝え、会社があなたの仕事を引き継ぐ人を手配できるようにします。 ^[4]
   • 休暇が長ければ長いほど、早めに申請する必要があります。数日だけ休みたいのであれば、2週間前に連絡すれば十分です。 1 週間以上休暇を取る必要がある場合は、少なくとも 1 か月前に上司に通知する必要があります。
4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/31\/Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-4.jpg\/v4-460px-Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/31\/Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-4.jpg\/v4-728px-Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 4.休暇前にできるだけ多くの仕事を終わらせるようにしてください。休暇中に完了する必要がある仕事がある場合は、休暇が始まる前にできるだけ多くの仕事を終わらせるようにしてください。休暇中は同僚に過度の負担をかけないでください。同僚はあなたに感謝し、上司もあなたの申請を承認しやすくなります。 ^[5]
   • 休暇前に完了できない仕事がある場合は、同僚に引き継いで手伝ってもらう必要があります。何をする必要があるかを必ず明確に伝えてください。必要なときに見つけられるように連絡先情報を残しておきます。
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応募メールを書く

1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d7\/Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-5.jpg\/v4-460px-Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-5.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d7\/Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-5.jpg\/v4-728px-Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-5.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1.件名に「休暇申請」と記入してください。こうすることで、リーダーはメールを開かなくてもあなたの意図をすぐに知ることができます。件名欄に、不在の理由と不在期間を記入してください。 ^[6]
   • たとえば、タイトルは次のようになります。「王剛は2020年10月10日から10月25日までの休暇を申請しました。」
2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/2\/22\/Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-6.jpg\/v4-460px-Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-6.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/2\/22\/Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-6.jpg\/v4-728px-Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-6.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2.メールは挨拶文から始めます。リーダーの名前を書いて挨拶を述べるだけです。これは取るに足らないことのように思えるかもしれませんが、人々に親しみとプロフェッショナルな印象を与えるでしょう。 ^[7]
   • 挨拶は凝ったものである必要はなく、「こんにちは、xx」と書くだけで十分です。
   • リーダーの役職と、どのような呼び方を好むかに注意してください。社内の人々がお互いを名字で呼び合うことを好む場合、電子メールで上司の名を使用するのは失礼です。同様に、上司が「マネージャー」や「X 氏」などの肩書きを付けたい場合は、そのこともメールに記載する必要があります。
3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/f\/fa\/Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-7.jpg\/v4-460px-Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-7.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/fa\/Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-7.jpg\/v4-728px-Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-7.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 3休暇の日付を記載します。件名に日付を含めたとしても、記事の本文で再度日付を述べる価値はあります。日付は申請書と同じ調子で記入してください。
   • たとえば、「10 月 10 日水曜日から 10 月 24 日木曜日まで休暇を希望します」と書くことができます。
4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/8\/84\/Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-8.jpg\/v4-460px-Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-8.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/8\/84\/Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-8.jpg\/v4-728px-Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-8.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 4.休暇の理由を述べます。欠席を希望する日付の下に、欠席の理由を記入してください。たとえ理由が十分ではないと感じたとしても、正直に述べなければなりません。嘘をついた場合、重大な悪影響が生じる可能性があり、将来的に休暇を取ることが難しくなる場合があります。 ^[8]
   • たとえば、「家族全員で敦煌へ旅行する予定なので、休暇を申請します」と書くことができます。
   • 緊急事態や予期せぬ事態により休暇を申請する場合は、理由の中で必ずそのことを強調してください。理由が葬儀、病院への通院、あるいはサプライズ結婚式などの予期せぬ出来事である場合、上司は一時休暇を承認する可能性が高いでしょう。
5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/0b\/Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-9.jpg\/v4-460px-Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-9.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/0b\/Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-9.jpg\/v4-728px-Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-9.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 5.上司を安心させるために、休暇中の仕事の手配をきちんと行ってください。休暇中の仕事上の問題について十分に検討したことを上司に知らせましょう。他の人に代行してもらう必要がある場合、または休暇中にプロジェクトやクライアントのフォローアップが必要になる可能性がある場合は、上司に解決策を詳しく説明してください。リーダーに負担をかけたり不満を与えたりしないようにすれば、リーダーもあなたの申請をより喜んで承認してくれるでしょう。 ^[9]
   • たとえば、「休暇の手配は済んでおり、Li Ming がクライアントとの会議を手伝ってくれます。また、休暇中に提出する必要のある書類はすべて完了しています。」と書くことができます。
   • 休暇中に連絡する方法を上司に必ず伝えてください。休暇中の連絡先電話番号またはメールアドレスを提供できない、または提供したくない場合は、申請書に必ずその旨を記載してください。
6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/69\/Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-10.jpg\/v4-460px-Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-10.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/69\/Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-10.jpg\/v4-728px-Request-Time-Off-from-Work-by-Email-Step-10.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 6.メールの最後の行で、リーダーにあなたの申請について何かコメントがあるかどうかを尋ねます。メールを締めくくる前に感謝の気持ちを伝えると、最初から最後までフレンドリーでプロフェッショナルな印象を与えることができます。
   • たとえば、最後の段落は次のように書くことができます。「これでよろしいでしょうか。張さん、ありがとうございます。」
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専門家のアドバイス

年次休暇を最大限に活用する方法:

• 今後 6 か月間で何を学びたいか、何を達成したいかという目標を自分自身で設定します。目標を念頭に置いておくと、長い休暇から仕事に復帰した後の最初の 1 か月間はやる気が持続します。
• 休暇中にキャリア計画を立てましょう。何を達成したいのか、現在の仕事が十分な基盤を提供しているかどうかを自問してください。次に、長期的な目標に近づくことができるような仕事の機会があるかどうかを考えてみましょう。
• 現在の会社は気に入っているが、現在の仕事が気に入らない場合は、戻ってきたときに上司に相談して、社内異動が可能かどうか確認したほうがよいかもしれません。