会議の効率を高める方法

価値があり、魅力的な会議を運営するには、明確な会議の目的と優れた会議のリーダーシップが必要です。これにより、会議がスムーズかつ効率的に進行し、参加者の時間と費用が節約されます。

ステップ

1必要なときだけ会議を開催します。会議が必要かどうかを検討し、必要な人だけを招待します。多くの場合、形式主義と習慣のせいで、不必要な会議に多くの時間が浪費されます。通知レポートを発行するだけの場合は、メールを送信するだけです。しかし、すぐにフィードバックが必要な場合は、電子メールよりも会議の方が適切です。
2会議の目標とスケジュールを事前に設定してください。理想的な目標を持つことで、議論が促進され、効率が向上します。すべての会議には目標が必要です。会議の前に、各参加者が会議の構造を理解できるように、会議スケジュールを配布する必要があります。
3状況をコントロールし、会議の進行を促進します。効果的な会議は優れたリーダーシップを反映します。会議のリーダーは状況をコントロールし、議論の時間を制限し、議論がトピックに集中するようにする必要があります。時計を誰にでも見えるようにして、従業員の時間を尊重します。話題から逸れずにいることも重要です。議論が話題から逸れた場合は、「あなたの意見は興味深いですが、今日の会議の目的とは関係ありません。話題に戻りましょう」と言って、話題を元に戻しましょう。
4出席者全員の参加を促します。会議は双方向のやり取りであり、全員から正直なフィードバックを得ることが重要です。全員が議論に参加し続けるようにするのは会議のリーダーの仕事です。合意と決定に達するためには、会議のリーダーが自分の意見だけを考慮するだけでは不十分です。そうしないと、全員が決定が下されたと考え、積極的に議論しなくなります。たとえそれが悪い意見であったとしても、従業員の意見をすぐに却下しないでください。
5.すべての参加者が次のステップを明確に理解できるように、アクションプランで締めくくります。会議の最後には、会議が成功したかどうか、改善のための提案があるかどうかを全員に尋ねる必要があります。会議のリーダーシップスキルを向上させるために、会議後に独自のフォローアップレポートを作成します。
6会議で下された決定を記録します。参加者が進捗状況を理解できるようにします。これにより、会議の効率をさらに向上させることができます。
7決定事項と次のステップの計画を全員に知らせます。会議の後で行動目標が忘れられ、会議が時間の無駄になってしまうことがあります。詳細な議事録を配布する必要はありませんが、会議後にフォローアップすることが重要です。広告する

ヒント

すべての参加者が自由に平等に意見を表明できるようにします。
時間をうまく管理しましょう。
会議の前に準備することは重要ですが、多くの人がこれを見落としています。
会議の効率を向上するための ORAA 戦略: 目的、議題、役割、責任。
- まず、会議には目標が必要です。通知を発行するためだけの会議であれば、会議を開く必要はありません。そうしないと、時間の無駄になります。目標に基づいて会議を段階に分けます。会議の計画では、目標に応じていくつかの議論トピックをリストし、各トピックの議論時間は限られています。
- 例えば：
  - 前四半期の目標を確認する（15分）
  - 今四半期の業務目標について話し合う（20分）
  - 最も優れた仕事の目標を 5 つ選択する (10 分)
- 役割と責任とは、会議のリーダー、記録係、タスク割り当て係を指名することを意味します。

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警告する

リーダーは、良い会議の開催方法を知るだけでなく、いつ会議を開催するかも知っておく必要があります。
会議をキャンセルまたは延期する 7 つの理由:
- 主要メンバーは出席できなかった。会議を遅らせるのは良くないことですが、主要メンバーの欠席により会議の目的を達成できないのは、さらに悪いことです。主要メンバーが出席できない場合は、時間を変更する必要があります。
- 会議のスケジュールは事前に配布されませんでした。会議には準備が必要であり、各トピックの議論時間を全員が明確に把握する必要があります。したがって、会議のスケジュールは少なくとも 3 日前までに送信してください。
- 会議の目的が不明確でした。会議の目的が単に情報を伝えることだけであれば、それは時間の無駄です。会議の目的、時間、具体的な取り決めが明確である必要があります。
- 会議の代わりに電子メールや電話を使用することもできます。必要がない場合は会議を開かないでください。
- 事前に読み物は配布されませんでした。読書資料は、会議中のグループ時間ではなく、会議前の個人時間に完了する必要があります。
- 会議会場は技術要件を満たしていません。設備が不十分な場合は延期する必要があります。
- 最近の時間と会議の目的の間に矛盾があります。

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