人事部へのメールの書き方

企業は、給与計算、ポリシー、法的控訴など、さまざまな企業問題を処理するために人事専門家を雇用します。法律上またはポリシー上の問題がある場合、または同僚との間に深刻な問題がある場合は、人事部に連絡する必要がある場合があります。人事部は、おそらく会社で最初に連絡する部署でしょう。人事担当者とコミュニケーションを取るには、シンプルで正式なメールを使用し、メールの中で問題を述べます。

方法1方法1/3:

メールの作成と送信

{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/c\/c0\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-1-Version-4.jpg\/v4-460px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-1-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/i mages\/thumb\/c\/c0\/Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-1-Version-4.jpg\/v4-728px-Write-an-Email-to-Human-Resources-Step-1-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1適切な相手にメールを送信します。人事部門の業務分担を確認し、直面している問題を処理する専任の担当者がいるかどうかを確認します。部門内に専任の連絡先がある場合があります。あなたの懸念が真剣に受け止められていないと心配な場合は、人事部の上司に直接連絡することもできます。
- メールに連絡したい相手だけが含まれていることを再確認してください。特に、個人的または機密事項である場合は、このメールが間違った相手に届くことは絶対に望ましくありません。グループメールを送信しないように十分注意してください。
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- 例としては、「法的問題（対応が必要）」、「個人的な状況の変化（早急な対応が必要）」、「緊急のポリシー問題」、「近日中の面接（ありがとうございます）」などがあります。
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- 「親愛なる [上司のフルネーム] 様」で始め、「敬具、[あなたのフルネーム]」または「お時間をいただきありがとうございました、[あなたのフルネーム]」で締めくくります。
4メールの内容は明確かつ直接的なものである必要があります。文章は短く、完結にしてください。無関係なことは書かないでください。そうしないと、受信者が内容について混乱してしまいます。相手を混乱させるような詳細は含めないでください。これらの詳細は、相手と直接会ったときに伝えることができます。 ^{[3] X研究ソース}
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- 人事部と就職機会について連絡を取っている場合は、質問する必要はありません。代わりに、自己紹介をして、会社との過去のつながりを説明する必要があります。 HR リーダーに取ってほしい行動を明確にします。
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- 可能であれば、法的な問題がある場合はその証拠を人事部に提出する必要があります。残念ながら、ほとんどの人事部門は会社を守るために最善を尽くしています。 ^{[5] X研究ソース}
- 嫌がらせや差別を受けた場合は、その出来事の日付を記録し、証拠とともに書面によるやり取りを保管してください。
- 人事部に提出する文書は、電子版と紙版の両方で保管してください。原本を保管し、コピーを人事部に提出してください。
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- 個人的な状況を更新する場合、コミュニケーションがあまり堅苦しくなる必要はありません。たとえば、産休や育児休暇を取っている場合は、すでに上司に伝えていて、人事部と手続きを進めているところかもしれません。
8対面でのミーティングをリクエストします。上司と直接会って話し合うことで、問題を詳細に話し合うことができます。これにより、上司はフォローアップの質問やより具体的な質問をする機会が得られます。重要な会議のスケジュールを電子メールで開始できます。自分のスケジュールと空き状況を知らせ、それに応じて計画を立てるように依頼します。 ^{[7] XResearchソース}
9メールに連絡先情報が含まれていることを確認します。人事部は電話で連絡を取る可能性があるので、メールの最後に複数の連絡方法を記載しておくとよいでしょう。この情報はあなたの名前の下に記入することができます。入力した電話番号とメールアドレスが正しいことを再度確認してください。 ^{[8] XResearchソース}
10メールを編集し、スペルや文法の誤りがないか確認します。ほとんどの電子メールにはスペルチェックサービスが付いています。文法上の誤り、省略、不明瞭な表現がないか、メールを注意深く読んでください。 ^{[9] X研究ソース}広告する

方法2方法2/3:

送信したメールのフォローアップ

人事部からの返信ありがとうございます。まず、上司があなたのケースを調べるために時間を割いてくれたことに感謝しましょう。そうすることで、会話の中であなたが敬意ある人物であることがすぐに示されます。問題を気にかけていること、そしてできるだけ早く解決したいという意向を示すために、必ず迅速に対応してください。
2対面ミーティングに必要な資料を準備します。会議で発表する文書用のフォルダーを作成して、会議の準備をします。ポリシーに関する問題が発生した場合は、従業員ハンドブックの対応する内容を必ず用意しておいてください。これにより、会議が迅速かつ円滑に進むようになります。 ^{[10] X研究ソース}
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- 弁護士を雇うことに伴う費用を必ず理解しておいてください。弁護士費用は高額な場合が多いため、こうした費用の問題と法的保護の必要性を比較検討する必要があります。
4 1 週間待っても返信がない場合は、もう一度メールを送信します。通常、返答を待つのに 1 週間は適切な時間です。特に緊急の問題を扱っている場合は、24 時間後にフォローアップメールをお送りください。相手に迷惑をかけることを心配しないでください。相手にも多くの責任があることを忘れないでください。あなたも彼らが責任を負う人々の一人であることを彼らに思い出させる必要があります。 ^{[12] XResearchソース}広告する

方法3方法3/3:

人事部に連絡するかどうかの決定

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- たとえば、上司が週末に仕事を割り当てることが多いと感じる場合は、まず上司に連絡することができます。「オフィスのスペースが気に入らない」といった些細な理由で人事部に助けを求める必要はありません。
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- たとえば、勤務時間中に十分な休憩を取っていないのではないかと心配な場合は、まず休憩時間に関する明文化されたルールを確認してください。これはあなたの会社の非公式なポリシーである可能性があります。方針に違反したい場合、人事部はあなたに何の援助も提供できないことになります。
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- しかし、人事部があなたと個人的に連絡を取ることを期待しないでください。報告を提出すると、正式な措置が取られることになります。
4個人的な状況が変わった場合は、人事部に連絡してください。産休の準備など、職場での今後の変化に備えるための計画を立てるのに役立ちます。彼らはあなたがすべての利益と保護を確実に受けられるようにしてくれます。また、変更内容を知る必要がある社内の人に連絡することもできます。 ^{[16] XResearchソース}
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- 人事部からのフォームに記入する必要がある場合がありますので、準備しておいてください。
6キャリア研修を受けたい場合は、人事部に問い合わせてください。会社には、継続的に自己改善できるようにするためのトレーニングやコーチングプログラムがある場合があります。人事部では、これらのオプションに関する情報を提供し、これらのプログラムへの参加をお手伝いします。これはあなたのキャリアを次のレベルに引き上げる絶好の機会となるかもしれません。 ^{[18] XResearchソース}
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- 適切な障害者資金が利用できないと思われる場合は、人事部が問題解決をお手伝いします。当部門では、母乳育児をする母親のための専用スペースを確保するために協力することもできます。
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- 1 週間経ってもまだ連絡がない場合は、フォローアップメールを送信できます。その後も何の連絡もなければ、この会社を諦めた方が良いでしょう。 ^{[21] X研究ソース}
9個人的な不満を理由に人事部に連絡するのは避けてください。人事部門はまず会社に奉仕することを忘れないでください。だから、ただ不満をぶちまけたいだけなら、彼らに不満をぶちまけるのは適切ではない。不快に感じたり、差別を受けたりした状況があれば報告する必要がありますが、軽微な不便とより深刻な法的問題など、問題の種類を区別するように注意してください。 ^{[22] XResearchソース}広告する