説得力のある手紙の書き方

銀行、保険会社、政府機関、雇用主、学校とのやり取りで問題が生じ、助けを求める必要がある場合、目的を達成するために説得力のある手紙をどのように書きますか?ここにいくつかの提案があります。

パート1 パート1/4:

手紙を書く前の準備

{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/c5\/Write-Persuasive-Letters-Step-1-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-Persuasive-Letters-Step-1-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/c5\/Write-Persuasive-Letters-Step-1-Version-2.jpg\/v4-828px-Write-Persuasive-Letters-Step-1-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1.ブレインストーミングを行う。手紙を書き始める前に、ブレインストーミングをしましょう。その過程で、自分が何を望んでいるのか、なぜそれが必要なのか、なぜ相手がそれを自分に与えるべきなのか、自分の主張に反論できる議論はあるのか、そして、これは話し合いたいことなのか、などを明確にしてください。自分の考えを紙に書き出すと、手紙を明確に作成し、問題に対する自分の立場を明確にするのに役立ちます。
- 出発点は「相手を説得して自分の目的を達成したい」です。説得したい人を相手に置き換え、相手にしてほしいことを自分の目標に置き換えます。
- 次に、自分自身に問いかけてください。なぜこれをするのですか?相手にこれをしてもらいたい理由を列挙してください。
- 理由をまとめたら、重要度に応じて分類します。重要な理由はすべて 1 つの列に入力し、それほど重要でないその他の理由はすべて別の列に入力します。これにより、思考を絞り込み、問題の核心に迫ることができます。 ^{[1] X信頼できる情報源Reading Rocketsソースへ移動}
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- 目的が決まったら、どのような解決策が考えられるか考えてみましょう。 ^{[2] X研究ソース}
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- 手紙の中で具体的に呼びかけることができる人を選ぶようにしてください。彼らは誰なの？どのような能力が役に立つでしょうか?彼らはあなたの考えをどのように変えるでしょうか?彼らはあなたの要求を単に無視しますか?何と呼べばいいでしょうか？彼らは経営者ですか、それとも公務員ですか?言葉遣いは立場に応じて変える必要があります。
- その問題に対する相手の意見や傾向を探るようにしてください。あなたたちの間にはどんな意見の相違があるのでしょうか?丁寧に反論するにはどうすればいいでしょうか?
- 相手がどのような懸念を抱いているかを調べます。彼らが自由に使える資金には制限がありますか?あなたのリクエストは彼らに直接影響しますか?あなたのリクエストを検討するのにどれくらいの時間がかかりますか? ^{[4] X研究ソース}
- 読者を説得するためにどのような証拠を提供する必要があるか考えてください。 ^{[5] X研究ソース}
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- 事実、論理、データ、逸話で自分の立場を裏付けます。 ^{[6] X研究ソース}
- 他の意見が間違っているとだけ言わないでください。自分の視点がより合理的であり、より多くの注目に値する理由を丁寧に説明してください。
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パート2 パート2/4:

手紙の書式設定

{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/90\/Write-Persuasive-Letters-Step-5-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-Persuasive-Letters-Step-5-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/90\/Write-Persuasive-Letters-Step-5-Version-3.jpg\/v4-828px-Write-Persuasive-Letters-Step-5-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1直接対決スタイルを使用します。ビジネスレターには特定の形式があります。形式が適切であれば影響はありませんが、形式を誤って使用すると、あなたに悪影響を及ぼし、相手があなたの手紙を無視してしまう可能性があります。
- まず「シングルスペース」を設定し、独立した段落を使用します。
- すべての段落を「左揃え」に設定し、エッセイや記事のように最初の行をインデントしないでください。
- 段落の間には空白行を残します。
- 標準フォント（通常は「Times New Roman」または「Arial」、サイズ 12）を使用します。 ^{[7] XResearchソース}
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/67\/Write-Persuasive-Letters-Step-6-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-Persuasive-Letters-Step-6-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/67\/Write-Persuasive-Letters-Step-6-Version-3.jpg\/v4-828px-Write-Persuasive-Letters-Step-6-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":828,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2レターヘッドを正しく記入してください。まず左上隅に住所を入力してください。名前を除いた、通り名、市区町村名、都道府県名、郵便番号のみを入力してください。電話番号とメールアドレスを（別の行に）含めることもできます。英国にお住まいの場合は、住所を右側に記入し、その後に空白行を残します。
- 時間を指定します。月、日、年の順に書き、最後に空白行を 1 行書きます。
- 2013年6月4日
- 受取人の名前と住所を記入してください。手紙を誰に送るのか考えてください。空白行を残します。 ^{[8] XResearchソース}
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- 相手には敬称（Mr.、Ms.、Dr. など）と姓で呼びかけます。女性の読者にどのような呼び方をしたらよいかわからない場合は、 「Ms.」と呼んでください。
- その後にコロンを付けます。
- 本文の最初の段落と挨拶文の間には空白行を残します。 ^{[9] X研究ソース}
- ブラウン博士様:
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/42\/Write-Persuasive-Letters-Step-8-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-Persuasive-Letters-Step-8-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/42\/Write-Persuasive-Letters-Step-8-Version-3.jpg\/v4-728px-Write-Persuasive-Letters-Step-8-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 4結びの言葉で手紙を締めくくります。結論文を選択するときは、エッセイの文脈を考慮してください。 「ありがとう」のような表現は非常に標準的ですが、 「ご多幸をお祈りします」のような表現はより親密なものです。正式な結びの言葉を使うか、より親密な結びの言葉を使うかを選択する必要があります。どちらを選択する場合でも、最初の単語は大文字、残りは小文字にする必要があります。結論文の後にコンマを付けます。
- 非常にフォーマルな手紙にはDear,を使用します。敬具、ご多幸をお祈りします、敬具、正式なビジネスメールに適しています。 「よろしく」や「良い一日をお過ごしください」は、よりカジュアルで個人的な表現です。
- 次に、署名用のスペースを残して、名前を入力する前に 4 行を空白のままにします。
- ありがとう、
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パート3 パート3/4:

手紙の本文を書く

{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/a2\/Write-Persuasive-Letters-Step-9-Version-3.jpg\/v4-460px-Write-Persuasive-Letters-Step-9-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/a2\/Write-Persuasive-Letters-Step-9-Version-3.jpg\/v4-828px-Write-Persuasive-Letters-Step-9-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1.文章は簡潔かつ要点を押さえたものにしてください。こうした手紙は簡潔かつ丁寧なものでなければなりません。忙しい人は、1 ページを超える長い手紙や、不適切な言葉が書かれた手紙に返信することはほとんどありません。長い内容は避け、明確で簡潔な文章を使用するようにしてください。話題から逸れたり、無関係なことや不必要なことについて言及したりしないでください。
- 長い文は避け、力強い宣言文を使用してください。文章は簡潔でわかりやすいものでなければなりません。
- 段落を長くしすぎないでください。情報を多く含めすぎると、要点から注意が逸れたり、相手があなたの主張を理解しにくくなったりする可能性があります。各段落は 1 つのトピックのみに焦点を当て、新しいコンテンツを書き始めるときに新しい段落を開始します。 ^{[10] X研究ソース}
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- この段落は 2 ～ 4 文の長さにする必要があります。
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- 事実を述べるときは、常に論理的かつ丁寧に述べてください。過度に感情的な言葉の使用を避け、相手に行動を強制せず、相手や意見の異なる人に対して失礼な態度を取らないようにしてください。
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- 事実と統計を使用して相手を説得します。引用する内容は信憑性があり信頼できるものでなければならず、出典を明記する必要があります。文脈を無視して引用しないでください。
- 自分の立場を支持する専門家や、反対の立場に反論する専門家を引用します。選ばれる専門家は、それぞれの専門分野でよく知られており、その問題について話す資格を持っている必要があります。 ^{[13] X研究ソース}
- 相手があなたの要求に応じるべき理由を述べてください。何をする必要があるかを直接伝えることは、説得するのに良い方法ではありません。なぜそうするのかを彼らに説明すれば、彼らの考えを変えるのに役立つでしょう。 ^{[14] XResearchソース}現在の状況と、なぜ変更が必要なのかを説明します。
- 詳細、関連する証拠、現在のジレンマ、およびリクエストを入力してください。自分が何をしたか、または何をする必要があるかを相手に伝えます。
- 裏付けとなる資料をいくつか挙げてください。問題の重要性を示す他の証拠を考えてみましょう。 ^{[15] X研究ソース}
- 段落の長さを制限することを忘れないでください。あなたの状況を簡単に説明し、重要な点を述べてください。最も関連性の高いデータ、専門家、裏付けとなる資料を選択し、すべての詳細をリストアップしないでください。
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- 自分の立場と相手側の立場の違いを必ず率直に述べてください。こうした違いを隠そうとすると説得力が弱まるので、代わりに相手が抱えている共通の考えや経験、問題を強調するべきです。
- 判断的な発言は避けてください。判断的な発言は個人的な感情が入り込みすぎて、論理が弱まってしまいます。同時に、相手に対して過度に否定的になると、相手があなたに同意する可能性が低くなる可能性があります。 ^{[16] XResearchソース}
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- 強い文章で終わると、読者を説得してあなたの側に立たせたり、少なくともあなたの立場をより明確に伝えたりすることができます。
- 独自の解決策や取り組みを提案してください。妥協する意思があることや、状況に対処するために事前にどのような準備をしてきたかを示すことができます。
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パート 4パート4/4:

最後の仕上げ

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- 必要に応じて、他の人に校正を依頼することもできます（または校正ソフトウェアを使用することもできます）。
2名前を記入します。電子メールではなく紙の手紙の場合は、署名する必要があります。これは、手紙が本物であり、あなたから送られたものであることを証明します。
3必要に応じて、他の重要な人々にコピーを送信します。社内または他の組織内に手紙を受け取る必要がある人がいる場合は、その人にもコピー（元の署名が付いた手紙のコピー）を送信します。
4自分用にコピーを保存します。記録用に必ずコピーを保管し、手紙をいつ送ったか、誰に送ったかを記録しておいてください。また、問題が解決するまでフォローアップを記録しておいてください。広告する

ヒント

手紙は正式なものであるべきです。雑談やくだけた言葉遣いは相手に信頼されにくくなる可能性があり、スラングよりもフォーマルな言葉遣いの方が丁寧です。
相手を適切に褒めましょう。一般的に、人は自分に親切な人を助けることに積極的です。
話題から逸れないでください。関連性があり簡潔な事柄について話し、目の前の問題に関係のない事柄については話さないでください。事実が自らを物語ります。
一連の手順、アクション、または提案が非常に明確な場合にのみ、本文の段落に主要なポイントを直接記載する必要があります。
標準的な英語の書き言葉を使用してください。これはテキストメッセージやソーシャルメディアのメッセージではなく、正式な手紙です。略語、俗語、顔文字を使用すると、あなたの通信が気づかれなくなる可能性があります。
取引先の会社や組織の種類に応じて手紙の内容を調整します。非営利団体と大企業では考え方が異なるかもしれません。
手紙はプロフェッショナルでありながらも親しみやすいものにしましょう。相手があなたに何か借りがあるかのように、相手に何かを頼まないでください。 ^{[17] XResearchソース}

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