他の人に返信する方法

他人に対するあなたの反応の仕方は、相手や他の人があなたをどのように認識するかに影響します。幸いなことに、他人にいつどのように反応するかを改善する方法を学ぶことができます。誰かと直接話をしているときは、相手が考えを述べるまで待ってから、よく考えて返答するようにしましょう。テキストメッセージやチャットをする際には、スムーズなコミュニケーションを確保するために従わなければならない暗黙のルールがいくつかあります。電子メールはより正式なコミュニケーション形式であり、メッセージを効果的に伝え、適切に応答するには、特定の専門的な基準に従う必要があります。

方法1方法1/3:

メッセージに返信

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- たとえば、「你」の代わりに「親」を使用すると、より親密な印象を与え、リラックスした雰囲気を与えることができます。
- テキストメッセージを送る場合、句読点の要件ははるかに緩やかになることが多いです。たとえば、カンマの使用規則に厳密に従うと、会話が堅苦しく形式張ったものになってしまう可能性があります。
- テキストメッセージは非公式なものだと決めつけないでください。ただし、相手がよりカジュアルな言葉遣いをしている場合は、会話を続けるために同じ言語スタイルを使用する必要があります。
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- たとえば、ビジネス上の問題について誰かと話している場合、「この新しいプロジェクトについてどう思いますか?」と尋ねることができます。
- あるトピックに対する相手の視点をより深く理解したい場合は、次のような内容のテキストメッセージを送ってみてください。「あなたの意見には賛成ですが、この状況の原因は何だと思いますか？」
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- 場合によっては、状況が適切であれば「OK」と応答してもまったく問題ありません。ただし、「はい」と返事をするのは、無愛想だったり失礼だったりする可能性があるため、やめましょう。
ヒント:普段は簡潔に要点を押さえて話す場合は、テキストメッセージを送るときにも同じスタイルを維持するのが賢明です。
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- たとえば、「分かりました。ありがとう。:)」と返信することができます。こうすることで、相手に対して怒っているとか、冷たいという印象を与えるメッセージにはなりません。
- 時には、困難な時期は、あなたが不幸であると人々に感じさせてしまうことがあります。たとえば、「いいえ、違います」は「いいえ、違います」よりずっと落ち着いた響きになります。
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- 一度送信した情報は取り消すことができません。したがって、投稿する前にざっと目を通すことをお勧めします。
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- 何か言い忘れたことがあったり、明確にしたいことがあったりする場合は、別のメッセージを送信してください。
- 相手が 2 回続けてメッセージに返信しない場合は、相手はあなたと話したくないか、携帯電話を持っていない可能性があります。理由が何であれ、相手に返答するための時間とスペースを与えるのが最善です。
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- 次のようなメッセージを送信できます。「電話でのほうがより明確になります。電話できる場合は、お知らせください。ありがとうございます。」
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方法2方法2/3:

対面での会話

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- 話している相手があなたと快適に話せるように、相手に十分な注意を払ってください。
- はっきりと聞こえない場合は、相手に近づくか、静かな場所を探せるかどうか尋ねてください。
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- たとえば、その人が絶えず辺りを見回したり、そわそわしたりしている場合は、緊張しているか怖がっている可能性があります。相手の言ったことに答えるのではなく、何が問題なのかを尋ねたほうがよいでしょう。
- また、話し方にも注意してください。相手が大声で話したり攻撃的だったりする場合は、会話に対して不満や怒りを感じている可能性があります。火に油を注ぐことを避けるために、応答する際には別のアプローチを取るべきでしょう。
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- 誰かが話しているときにそれを遮って自分の意見を述べるのは非常に失礼なことです。
ヒント:相手の話を注意深く聞き、自分が返答したい内容を心に留めておきますが、賢く素早く返答しようとして相手の言うことの残りの部分を無視しないようにしてください。
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- 時々、話が終わった後にもう少し情報を追加する人もいます。たとえば、「ああ、ちょっと待ってください。1 つ言い忘れていたことがありました」というようなことを言うかもしれません。相手が言いたかったことを最後まで言わせましょう。
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- 少し時間を取って何を言うべきか考えると、賢明な返答をするのに役立ちます。
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- 相手の意図がわからない場合や、返答する前に相手の真意を説明してもらいたい場合は、「それはどういう意味ですか？」などのオープンエンドの質問をしてください^{。[13] X調査ソース}
- 相手の言ったことを聞き取れなかったり、完全に理解できなかったりした場合は、もう一度言ってもらうように頼んでも問題ありません。
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- もう一度言わなくても済むように、相手があなたに集中するようにしてください。
- 他の人が話したいかどうかに気づいて、その人に話す機会を与えてください。
- 相手があなたの言ったことに反応するのを待ちましょう。話し終わったら、すぐに立ち去ったり、会話を終わらせたりしないでください。
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- 相手があなたを挑発しようとしても、冷静さを保ち、怒らないでください。
- 相手が自分の見解や意見を述べる機会を与えます。自分の意見を他人に押し付けようとしないでください。
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方法3方法3/3:

メールに返信

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- メールがあなたに関係のないものであったり、誤って送信されたものであったとしても、相手に返信して、間違った相手に届いたことを知らせてください。
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- 返信先の相手が特定の呼称を好んだり、ファーストネームで呼ぶように頼んだりする場合は、そのように呼びかけます。たとえば、相手が自分の姓を省略して「Liu Dawei」ではなく「Dawei」と書いてほしいと言っている場合は、そのとおりにしてください。
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- 感嘆符は誰かを祝福したり、興奮を表現したりするのに最適ですが、使いすぎると効果が低下する可能性があります。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/37\/Respond-Step-19-Version-2.jpg\/v4-460px-Respond-Step-19-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/37\/Respond-Step-19-Version-2.jpg\/v4-728px-Respond-Step-19-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 4メールを書くときは、奇妙なフォントを使用しないでください。メールをプロフェッショナルに見せるために、常に従来のフォントを使用してください。メールに返信するときは、カラフルなフォントや漫画風のフォントを使用しないでください。 ^{[19] XResearchソース}
- より伝統的な選択肢としては、10 または 12 ポイントのフォント、Times New Roman または Times New Roman フォントが挙げられます。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/6b\/Respond-Step-20-Version-2.jpg\/v4-460px-Respond-Step-20-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/6b\/Respond-Step-20-Version-2.jpg\/v4-728px-Respond-Step-20-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 5返信のコピー先については注意してください。メールに返信するときに、CC は他のユーザーがディスカッションに参加できるようにする非常に便利な機能です。しかし、上司や同僚を不必要に真似すると、彼らに不満や怒りを感じさせてしまう可能性があります。 ^{[20] XResearchソース}
- 受信者リストに誰かを含める必要がある場合は、「Bcc」を選択します。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/99\/Respond-Step-21.jpg\/v4-460px-Respond-Step-21.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/99\/Respond-Step-21.jpg\/v4-728px-Respond-Step-21.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 6グループメールを受信したら、誰に返信するかを決定します。返信をグループメッセージの全員に送信する場合は、メールに返信するときに [全員に返信] を選択します。ただし、特定のトピックや問題を誰かに説明する必要がある場合は、その人に直接返信してください。 ^{[21] X研究ソース}
- メールが多数の人宛てに送信されており、少数の人にのみ返信する必要がある場合は、それらの人にのみ返信します。
7絶対に必要な場合を除き、お礼のメールを送信しないでください。コミュニケーションに大きく貢献しない電子メールは送信しないでください。送信者が、メッセージを受信して理解したことを確認することを要求しない限り、「ありがとう」と言うためのメールを送信するのは冗長で迷惑です。 ^{[22] XResearchソース}
ヒント:送信者から開封確認メッセージが届いた場合は、「開封確認メッセージの送信」オプションをクリックして、メールを受信したことを確認します。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/30\/Respond-Step-23.jpg\/v4-460px-Respond-Step-23.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/30\/Respond-Step-23.jpg\/v4-728px-Respond-Step-23.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 8メールを送信する前に、メールの内容と受信者を確認します。スペルや文法の間違いがあると、メールがプロフェッショナルらしくない印象を与える可能性があります。送信する前に、返信のスペル、文法、受信者が正しいかどうかを確認してください。 ^{[23] XResearchソース}
- スペルチェックですべての間違いが見つかるとは思わないでください。
- 送信する前に、メールを声に出して読んでみて、どのように聞こえるか確認してください。
- 電子メールアプリケーションでは、受信者を入力すると電子メールアドレスが自動的に予測されることが多く、誤って別の相手に電子メールを送信してしまう可能性があります。
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