優秀な受付係になる方法

あらゆる対外的な企業には、一般の人々に直接アピールする顔が必要です。受付係にとって電話や電子メールでの良好なコミュニケーションは重要ですが、受付係と顧客サービス担当者との明確な違いは対面でのコミュニケーションです。多くの場合、人（ベンダー、応募者、コミュニティメンバー）が職場に入ると、最初に目にするのは受付係であり、第一印象は常に重要です。

方法1方法1/2:

適切なスキルを習得する

{"smallurl"： "https：\/\/www.wikihow.com \/images_en \/thumb \/f \/f0 \/be-a-good-receptionist-step-1-version-4.jpg \/vv4-460px-be-a-good-reception-step-bursion" himption-"" \/\/www.wikihow.com \/images \/thumb \/f \/f0 \/be-a-good-receptionist-step-1-version-4.jpg \/vv4-828px-be-a-good-receptionist-step-1-version-4.jpg width "：728、" bigheight "：546、"ライセンス "：" <div class = \ "mw-parser-output \"> <\/div> "} 1には、ファーストクラスの組織スキルがあります。受付係は会社の顔であり、顧客が最初に接する相手であり、同僚が情報を求めたりスケジュールを調整したりする相手でもあります。電話に出たり来客を迎えたりするほか、顧客対応、イベントの企画、会議のスケジュールなどを担当することもよくあります。こうしたすべての責任があるため、受付係は複数のタスクを同時に処理する必要があります。複数の業務を同時に引き受け、秩序正しく処理できない人は、長く受付係を続けることはできないでしょう。 ^{[1] X研究ソース}
- 整理整頓を保つ最善の方法は、自分にとって最適なファイリングシステムを作成することです。上司、同僚、顧客がどのような書類や情報を必要とする可能性があるかを知ることは重要です。この情報をすべて、コンピューターのデスクトップ上の別のフォルダーに保存するか、ハードドライブにコピーします。自分にとって最も効果的な方法でファイリングシステムを整理します。そのためにネオンで光る電子付箋が必要な場合でも、それはそれで構いません。
- 整理整頓するということは、自発的に行動するということでもあります。誰かにやり方を指示してもらったり、自分の仕事を追跡してもらったりする必要はありません。組織化スキルがあれば、毎日どのタスクを完了する必要があるか、どのタスクが優先されるかがわかります。
- さまざまな電話番号を用意しておきましょう（多ければ多いほど良い）。つまり、同僚、雇用主、請負業者、サプライヤー、緊急連絡先などです。いつかは必要になるでしょう。電話番号をロロデックスまたは適切なコンピュータプログラムで整理しておきます。
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- コピー機、スキャナー、プリンターがデスクの近くにある場合、それを定期的に使用する可能性が最も高いのはあなたです (また、同僚に問題が発生したときにトラブルシューティングを手伝う可能性も高くなります)。オフィスで使用しているマシンの種類がわかったら、その主な機能と一般的な問題の解決方法について学びます。
3信頼できる人になりましょう。受付係は常にデスクで仕事をすることが求められています。電話に誰も出なかったり、顧客の列が長かったりすると、会社の評判が悪くなります。信頼性を第一の要素にしましょう。上司があなたが信頼でき、いつでも仕事ができると知れば、あなたは会社にとってなくてはならない人材になります。 ^{[3] X研究ソース}]
4リスニングスキルを身につける。受付係の仕事の大きな部分は、聞き手になることです。顧客が電話で尋ねている質問や、あなたに伝える必要のあるさまざまな情報に耳を傾ける必要があります。よく聞くことを学ぶと、効率が上がります。まず、相手が尋ねている質問を理解できれば、より早く問題を解決し、顧客と必要な人を迅速に結びつけることができます。
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- 必ず詳細に情報を記録し、書き留めた内容を確認してください。最も重要なことは、メッセージを録音するときに、電話を切る前に聞いたメッセージと連絡先情報を繰り返し、他の人に伝える情報が正しいことを確認することです。
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- 発信者が連絡を取ろうとしている相手の名前を注意深く聞きます。携帯電話は音声に歪みを生じさせることが多いため、必要に応じてもう一度言ってもらうようにしてください。発信者が話したい相手の名前を書き留めます。
- 「王様、少々お待ちください」などの標準的な礼儀正しいフレーズを使用して、丁寧に電話を転送します。または、相手がすでに電話中の場合は、「申し訳ございませんが、王様が電話中です。少々お待ちいただくか、留守番電話にメッセージを残していただけますか」と言います。丁寧にお礼を述べ、それに従って電話を転送します。
7.他の訪問者と同じように、プロ意識と礼儀をもって宅配業者に挨拶します。配達時に署名を求められる場合があります。署名が判読可能であることを確認してください。配達員は荷物をどこに置いておくか知っておく必要があるかもしれません。この件については必ず従業員に連絡してください。
8.会社を訪問する顧客を丁寧かつ効率的に迎え入れます。訪問者が自分自身と探している相手を説明したら、その人に連絡して誰かが待っていることを伝えます。標準的な丁寧な言い方は、「王様、XYZ 社の李さんがいらっしゃいます。2 時に面会の約束があります」です。訪問者の名または姓と所属する組織名を必ず伝えてください。彼らに王氏との面会の予定があるかどうかを尋ねることが重要です。王氏が訪問者と会う場所とどのくらい待つ必要があるかについて指示します。次に、顧客に「王さんがまもなくお会いします」または「王さんは、打ち合わせを終えて 5 分後にお会いするとおっしゃっています。お席に着いてお待ちください。ありがとうございます」と伝えます。

方法2方法2/2:

自分をより良く見せる

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- たとえ難しいクライアントがいたとしても、自分は強い、幸せな人間だということを思い出してください。彼らの行動は無力感から来るものだと自分に言い聞かせ、彼らを受け入れるために最善を尽くす限り、あなたは責められることはないでしょう。感情をコントロールできなくなり、気難しい意地悪な人のように見えるよりも、冷静な心を保つ方が良いでしょう。
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- 「こんにちは！（会社名）へようこそ」や「おはようございます！お席にお座りください。すぐ向かいます！」などの挨拶を使用します。
3.礼儀正しくしましょう。他人を尊重しなさい。会う人それぞれを、その日あなたのオフィスに入ってきた最も重要な人物であるかのように扱います。それはあなたの仕事です。今朝あなたが交通渋滞にはまったことや、最新のデザイナーバッグが台無しになったこと、お気に入りの CD をなくしたことなど、誰も気にしません。個人的なことは家に置いてきてください。 (相手のメッセージや言い方に敬意を払わない場合でも、それを隠してください。) 全体的に、相手がリラックスして、あなたと話して幸せだと感じるようにしてください。
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- あなたの会社に特定の服装規定があるかどうかを確認してください。カジュアルな服装をするとボーナスが減額される可能性があります。決してカジュアルすぎる服装は避けるべきであることを覚えておいてください（パーカーは職場では禁止されています）。
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ヒント

個人的なことと仕事のことは分けておきましょう。これには携帯電話の通話や電子メールも含まれます。 IT 部門はコンピュータ画面をアクティブに保つことができます。
誰があなたに給料を払っているのかを知り、常にその人を尊重してください。
上司の言うことを真剣に受け止め、自分の自由時間に上司がより多くの仕事をこなせるよう手助けできるかどうか考えてみましょう。
情報をカーボンコピーに記録し、情報を必要とする人にコピーを渡します。または、日記を使用すると、特に名前や番号を思い出す必要がある場合に参照しやすくなります。
受付係としての仕事には郵便物の取り扱いが含まれることが多いため、初日に郵便物がどこに送られ、誰がいつ受け取るのかを把握しておきましょう。
トイレ、会議、休暇、昼食に出かける間、誰かに代わりに待機してもらいましょう。そうすれば、デスクに戻ったときに怒った人が待っているという事態にならずに済みます。
同僚に何か助けが必要かどうか尋ねてください。いつも文句を言って敵を作るのではなく、他の人を助けることで友達を作りましょう。
常に何か新しいことを学んだり、日常的な仕事をしたりする意欲を持ちましょう。多才さを身につけるには時間がかかります。

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警告する

「あれもこれもやりたくない」と言わないでください。最後のことを終える前に解雇されてしまうでしょうね。
友好的であるように「偽装」しないでください。人々はあなたの変装を見破るでしょう。代わりに、心から興味を持ち、礼儀正しく、敬意を持って接してください。それができないなら、受付係にはならないでください。会社の評判を台無しにすることになります。世間の目から逃れられるデスクワークの仕事に就きましょう。
電話をかけてきた人や訪問者と決して口論しないでください。彼らを上司に割り当ててください。

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