業務報告書の書き方

仕事でレポートを書くのは大変そうに思えるかもしれませんが、思ったほど難しくはないかもしれません。一般的に、作業レポートの目的は、作業プロジェクトの進捗状況を説明すること、または職場の問題に関する結論や推奨事項を提示することです。効果的な作業レポートを簡単に書くには、まず目的、対象者、調査、情報を考慮する必要があります。次に、ビジネスレポートの一般的な形式を使用してレポートを作成します。最後に、レポートのメッセージが効果的に伝わるように修正を加えることができます。

パート1 パート1/3:

作業報告書を書く計画

{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/e\/e8\/Write-a-Work-Report-Step-1.jpg\/v4-460px-Write-a-Work-Report-Step-1.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/e\/e8\/Write-a-Work-Report-Step-1.jpg\/v4-728px-Write-a-Work-Report-Step-1.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1レポートの目的と主題を決定します。場合によってはレポートを書くように求められることもあります。要件により、レポートの目的または主題が制限される場合があります。よくわからない場合は、視聴者にどのようなメッセージを伝えたいか考えてみましょう。上司や監督者に説明を求めることもできます。 ^{[1] X研究ソース}
- たとえば、ビジネス上の問題を分析したり、取り組んだプロジェクトの結果を説明したり、上司に仕事の進捗状況の概要を伝えたりすることが目的である可能性があります。 ^{[2] X研究ソース}
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- あなたのレポートを読むのは誰ですか?レポートを適切に使用する可能性のあるユーザーを対象者に含めます。
- レポートがさまざまな読者を対象としている場合、最も知識の少ない読者でも理解できるように、レポートには必要な情報がすべて含まれている必要があります。ただし、より多くの情報を必要とする読者が、自分にとって冗長な可能性のある情報をスキップできるように、各セクションに見出しを付ける必要があります。 ^{[4] X研究ソース}また、さまざまな対象者が必要とするコンテンツを分離し、それぞれの問題を個別に解決することもできます。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/77\/Write-a-Work-Report-Step-3.jpg\/v4-460px-Write-a-Work-Report-Step-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/77\/Write-a-Work-Report-Step-3.jpg\/v4-728px-Write-a-Work-Report-Step-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 3可能であれば、調査結果や証言をまとめることができます。結論や推奨に至るために使用した情報を含めます。これらの資料はレポートの作成過程で参照されます。また、レポートの付録に含めることもできます。レポートを書く際に必要となる情報の種類は以下のとおりです。 ^{[5]研究情報源}
- 財務情報
- チャート
- グラフィックス
- 統計
- 研究
- アンケート
- 専門家、同僚、顧客などへのインタビュー。
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- プロジェクトの範囲は変更されましたか?
- 前回の進捗報告以降、何をしましたか?
- 次は何に取り組む予定ですか？
- このプロジェクトを期限までに完了できますか？そうでない場合、その理由は何ですか?
- どのような困難に直面しましたか？また、それをどのように克服する予定ですか？
- 今月何か教訓を学びましたか?
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- ほとんどの場合、レポートは結果、結論、または推奨事項から始まる必要があります。次に、可能であれば、これをどのように行ったか、またその理由を説明してください。
- 議論の余地のある結論や提案をする場合は、その結論に至った理由とその理由を聴衆が理解できるように説明してください。
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パート2 パート2/3:

作業報告書の作成

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- 場合によっては、レポートを書いた理由、レポートの内容、次にとるべきステップについて説明するカバーレターを添付することもできます。読者へのこのタイプの手紙は、執筆に長い時間がかかるレポートや、読者が本文を読む前に追加の説明を必要とするレポートでよく使用されます。
- 進捗レポートを書くときは、タイトルページに、名前、プロジェクトのタイトル、日付、レポート期間を記載します。各項目を新しい行に配置します。各行に「名前」、「プロジェクト名」、「日付」、「レポート期間」などのラベルを付けることや、上記の情報を単純にリストすることもできます。 ^{[9] X研究ソース}
- 上司に、業務報告書の形式について具体的な提案があるかどうか尋ねてみましょう。彼らの意見は、レポートを書くための最良の参考資料となります。
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- レポート全体を要約する必要はありません。主要な推奨事項や結論など、レポートの最も重要な点に焦点を当てます。
- 進捗レポートを作成している場合は、このセクションをスキップできます。
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- レポートを読みやすくするために、各セクションにタイトルとサブ見出しを作成します。
- 進捗報告書を書く場合、上司に依頼されない限り、通常は目次は必要ありません。ただし、レポートを簡単にナビゲートできるように、各セクションに見出しとサブ見出しを付ける必要があります。
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- 紹介文は長くする必要はありません。読者が長い説明を読まなくてもレポートの背景と目的を理解できるように、直接的かつ具体的に記述してください。
- 導入部は 2 ～ 4 段落で構成する必要があります。
- 進捗報告の導入部は 1 ～ 2 段落だけにしてください。プロジェクトと達成したいことを要約する必要があります。また、これまでに達成したことの概要を示し、次に何をするかを予測することもできます。
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- ほとんどの場合、このセクションには導入段落が含まれ、導き出した結論が述べられます。
- 結論は次のように表現される可能性があります。「1. 人口が高齢化しているため、顧客はより多くの健康リスクに直面しています。」
- 進捗報告書では、結果を説明したり結論を提示したりする必要はありません。ただし、自己紹介の後のセクションに、実績や完了したタスクをリストする必要があります。このセクションでは、2 ～ 4 文のみの簡単な段落を書くこともできます。ただし、通常は 1 つのリストで十分です。「祝賀テントを購入するために 1,000 ドルを調達した」、「祝賀プランの管理について A 社と契約した」、「世論を集めるために 1,500 人の住民にアンケートを実施した」などと記載できます。 ^{[14] XResearchソース}
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/5\/5d\/Write-a-Work-Report-Step-18.jpg\/v4-460px-Write-a-Work-Report-Step-18.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/5d\/Write-a-Work-Report-Step-18.jpg\/v4-728px-Write-a-Work-Report-Step-18.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 6フォローアップの提案を行います。提案では、将来何が起こるかを説明する必要があります。あなたの解決策がどのような問題を解決するのか、そしてそれが結論とどのように関係するのかを説明します。指示を書き終えたら、動詞で始まる番号付きの提案リストを作成します。提案を重要度順にランク付けします。 ^{[15] X研究ソース}
- たとえば、「1. すべてのスタッフに CPR のトレーニングを行う」と書くことができます。
- 進捗レポートを書くときは、次の作業サイクルで達成する予定のタスクまたは目標をリストする必要があります。たとえば、「お祝い用のサプライヤーを探す」、「お祝いのデザインを承認する」、「プロモーション用のポスターを注文する」などと書くことができます。 ^{[16] XResearchソース}
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/2\/2d\/Write-a-Work-Report-Step-19.jpg\/v4-460px-Write-a-Work-Report-Step-19.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/2\/2d\/Write-a-Work-Report-Step-19.jpg\/v4-728px-Write-a-Work-Report-Step-19.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 7結論に至った理由と方法を説明してください。トピック、問題、課題にどのように取り組んだかを説明します。調査結果を報告し、それに基づいてどのように推奨事項を作成したかを説明します。議論を複数のセクションに分割し、各セクションにそのセクションの内容が読者にわかるタイトルを付けます。 ^{[17] XResearchソース}
- これには、研究と評価に関する詳細な議論が含まれます。
- このセクションはレポートの中で最も長くなるはずです。
- 進捗レポートを作成している場合は、このセクションをスキップできます。代わりに、プロジェクト中に直面した困難とそれをどのように克服したかについて書いてください。 ^{[18] XResearchソース}「アンケートに郵便料金が前払いされていなかったため、多くの住民がアンケートを返送しませんでした。その後、私たちはアンケートの郵便料金を支払い、住民がオンラインで回答できるようにしました。」と書くことができます。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/66\/Write-a-Work-Report-Step-20.jpg\/v4-460px-Write-a-Work-Report-Step-20.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/66\/Write-a-Work-Report-Step-20.jpg\/v4-728px-Write-a-Work-Report-Step-20.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 8レポートの作成に使用した参考文献をすべてリストします。参考文献には、ジャーナル記事、ニュースレポート、インタビュー、調査、アンケート、統計結果、その他の関連情報が含まれる場合があります。レポートの最後にそれらをリストし、そのページに「参考文献」というラベルを付けます。 ^{[19] XResearchソース}
- 特に指定がない限り、ビジネスレポートでは APA 形式を使用する必要があります。
- 進捗レポートを作成している場合は、このセクションをスキップできます。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/18\/Write-a-Work-Report-Step-21.jpg\/v4-460px-Write-a-Work-Report-Step-21.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/18\/Write-a-Work-Report-Step-21.jpg\/v4-728px-Write-a-Work-Report-Step-21.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 9アンケート、質問票、またはメールを付録に含めます。一部の作業レポートでは付録は必要ありません。ただし、読者にどの情報源を参照したかを知らせたい場合や、トピックや調査結果を読者がよりよく理解できるように追加情報を提供したい場合は、付録を使用できます。各付録に文字番号を割り当てます。 ^{[20] XResearchソース}
- たとえば、「付録 A」、「付録 B」、「付録 C」などがあります。
- 進捗レポートにはこのセクションを含める必要はありません。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/4d\/Write-a-Work-Report-Step-12.jpg\/v4-460px-Write-a-Work-Report-Step-12.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/4d\/Write-a-Work-Report-Step-12.jpg\/v4-728px-Write-a-Work-Report-Step-12.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 10.結論を簡潔に述べて、調査結果と進捗状況をまとめます。レポートに結論を含める必要はありませんが、自分の取り組みをうまく要約した結論を書いてください。結論は 3 ～ 4 文以内に抑え、レポートで提示した情報を要約する必要があります。 ^{[21] X研究ソース}
- 「フェスティバルの企画プロジェクトは予定通り順調に進んでいます。計画された活動の 90% を完了し、現在は資材の調達に重点が移っています。作業中に大きな困難に遭遇したことはなく、将来問題が発生した場合にも対処する準備ができています。」と書くことができます。
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パート 3パート3/3:

情報を効果的に伝えるレポートを作成する

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- 見出しには、「はじめに」、「達成したタスク」、「次の四半期の目標」、「問題点と解決策」、「結論」などが含まれます。
- レポートに含まれる情報に応じてタイトルを変更します。
- 進捗レポートの対象者は、上司、チーム、または顧客である可能性があります。 ^{[22] XResearchソース}
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/8\/80\/Write-a-Work-Report-Step-22.jpg\/v4-460px-Write-a-Work-Report-Step-22.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/8\/80\/Write-a-Work-Report-Step-22.jpg\/v4-728px-Write-a-Work-Report-Step-22.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2自分の考えを表現するときは、シンプルで直接的な言葉を使用します。業務報告書は、空虚な言葉や決まり文句で埋める必要はなく、また、上手に書かれている必要もありません。読者に自分の視点を伝えるだけでいいのです。できるだけ簡単な言葉で自分の考えを表現し、要点を述べましょう。 ^{[23] XResearchソース}
- 「第 4 四半期の収益は 50% 増加しました」と書くことはできますが、「第 4 四半期の収益は 50% 急増し、素晴らしい業績を生み出しました」とは書かないでください。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/1\/1e\/Write-a-Work-Report-Step-23.jpg\/v4-460px-Write-a-Work-Report-Step-23.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/1e\/Write-a-Work-Report-Step-23.jpg\/v4-728px-Write-a-Work-Report-Step-23.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 3簡潔なテキストを使用し、レポートをできるだけ短くするようにしてください。不必要なコンテンツを書きすぎると、自分の時間と読者の時間を無駄にします。不必要なナンセンスを省いて、要点だけを述べましょう。 ^{[24] XResearchソース}
- 一部の求人レポートは、多くの情報が含まれているため、非常に長くなる場合があることに注意してください。ただし、テキストは簡潔にする必要があります。
- 「営業担当者がコールドコールを開始してから、前四半期の売上は増加しました」と書くことはできますが、「有能で熱心な営業担当者が潜在顧客にコールドコールを行って、より多くの当社製品を購入するよう説得してから、前四半期の収益は飛躍的に増加しました」とは書けません。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/7\/72\/Write-a-Work-Report-Step-24.jpg\/v4-460px-Write-a-Work-Report-Step-24.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/72\/Write-a-Work-Report-Step-24.jpg\/v4-728px-Write-a-Work-Report-Step-24.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 4感情を排した客観的な言葉で自分の考えを表現します。事実だけを書き、読者が問題の客観的な見方に基づいて結論を導き出せるようにします。問題に対処する方法についての提案は提供できますが、読者の感情に訴えて説得しようとしないでください。読者が客観的な事実の見方に基づいて独自の意見や判断を形成できるようにします。 ^{[25] XResearchソース}
- 「従業員の士気が低いため、オフィスの雰囲気が落ち込み、魂のない機械のような感じになっている」と書く代わりに、「レポートによると、生産性の低い従業員は何もすることがないと感じている」と書くことができます。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/a9\/Write-a-Work-Report-Step-25.jpg\/v4-460px-Write-a-Work-Report-Step-25.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/a9\/Write-a-Work-Report-Step-25.jpg\/v4-728px-Write-a-Work-Report-Step-25.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 5ほとんどのレポートでは、俗語や「私」という言葉の使用は避けてください。プロジェクトに取り組んでいるのが自分だけの場合は、進捗レポートで「私」と書くのが適切かもしれません。それ以外の場合は、仕事のレポートで「私」という言葉や俗語を使用しないでください。ただし、文章が対象読者に向けられている場合は、「you」または「you guys」を使用できます。 ^{[26] XResearchソース}
- レポート全体を通して専門用語を使用する必要があります。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/0\/06\/Write-a-Work-Report-Step-26.jpg\/v4-460px-Write-a-Work-Report-Step-26.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/06\/Write-a-Work-Report-Step-26.jpg\/v4-728px-Write-a-Work-Report-Step-26.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 6レポートをチェックして、エラーがないことを確認します。文法やスペルの間違いがあると、作業レポートの専門性が損なわれる可能性があります。必ずレポートを注意深く読み、誤字や不適切な表現や言い回しがないことを確認してください。レポートは少なくとも 2 回校正することをお勧めします。 ^{[27] XResearchソース}
- 自分の間違いをすべて見つけることは難しいので、可能であれば、他の人にレポートをチェックしてもらってください。
- 時間に余裕がある場合は、レポートを少なくとも 24 時間放置してから再度確認してください。
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ヒント

最初の作業レポートを作成したら、それを将来のレポートのテンプレートとして使用できます。
職場には業績レポートのテンプレートがあるかもしれません。レポートにテンプレートを使用できるかどうか上司に尋ねてください。
可能であれば、会社または組織の過去の作業レポートを参照して、レポートの形式を決定することをお勧めします。オフィスのファイルを確認するか、同僚や上司に以前のレポートのコピーを依頼してください。

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