ビジネスレターの書き方

完璧でプロフェッショナルなビジネスレターを書く必要がありますか?ほとんどのビジネスレターは、さまざまなコンテンツを記入できる、確立された簡単に習得できる形式に従っています。ビジネスレターには、日付、送信者と受信者の情報、および本文の段落が含まれている必要があります。以下の手順に従い、必要に応じて会社の基準に合わせて変更してください。

パート1 パート1/4:

手紙を書き始める

{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/c5\/Write-a-Business-Letter-Step-1-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-a-Business-Letter-Step-1-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/c5\/Write-a-Business-Letter-Step-1-Version-2.jpg\/v4-828px-Write-a-Business-Letter-Step-1-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":306,"bigWidth":728,"bigHeight":485,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1書式設定をクリアします。どのような内容を書く場合でも、手紙の形式には一定のビジネス標準があります。ビジネスレターは、Times New Roman などの一般的なフォントで入力および作成する必要があります。ブロック段落を使用します。つまり、新しい段落を開始するときは、インデントを使用せずに「Enter」キーを 2 回押します。
- 手紙を印刷して郵送する場合は、会社のレターヘッドに印刷することを検討してください。これにより、よりプロフェッショナルな印象を与え、相手に会社のロゴや連絡先情報を提供できるようになります。
- 電子メールのビジネスレターでも、共通のフォントを使用する必要があります。ビジネスメールでは手書きや白黒以外の色を使用しないでください。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/5d\/Write-a-Business-Letter-Step-2-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-a-Business-Letter-Step-2-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/5\/5d\/Write-a-Business-Letter-Step-2-Version-2.jpg\/v4-828px-Write-a-Business-Letter-Step-2-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":306,"bigWidth":728,"bigHeight":485,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2.会社に関する情報を含めます。会社名と住所を記載し、住所の各部分を別々の行に記入します。自営業または独立請負業者の場合は、会社名の代わりに、または会社名に加えて自分の名前を使用します。
- 会社にあらかじめデザインされた便箋がある場合は、会社名と住所を入力する代わりにそれを使用できます。
- 住所を入力する場合、住所はページの上部に表示される必要があり、左揃えまたは右揃えの選択は、お客様とお客様の会社の好みによって決まります。
3日付を記入します。完全な日付を記入するのが最もプロフェッショナルな選択肢です。たとえば、「2012 年 4 月 1 日」または「2012 年 4 月 1 日」と記述します。これは返信先アドレスの数行下に左揃えで表示する必要があります。
4受取人の情報を追加します。受取人の情報を、氏名、役職（該当する場合）、会社名と住所（それぞれ別の行に記入）、必要に応じて参照番号の順に記入します。受取人の情報は日付の下に左揃えで記入する必要があります。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/92\/Write-a-Business-Letter-Step-5-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-a-Business-Letter-Step-5-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/92\/Write-a-Business-Letter-Step-5-Version-2.jpg\/v4-828px-Write-a-Business-Letter-Step-5-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":306,"bigWidth":828,"bigHeight":485,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 5タイトルを選択します。挨拶は敬意を表す重要な指標であり、選択する挨拶は、誰に手紙を書いているかを知っているか、相手をどれだけよく知っているか、そして関係の程度によって決まります。次のオプションを検討してください。
- 受信者の具体的な名前がわからない場合にのみ、「To Whom It May Concern」を使用してください。
- 受信者をよく知らない場合は、「Dear Sir/Madam」が安全な選択です。
- 「Dr. Smith」のように、受信者の姓と敬称を使用することもできます。
- 受信者をよく知っており、親密で非公式な関係にある場合は、「Dear Susan」のように、受信者のファーストネームを使用することを検討してください。
- 受信者の性別が不明な場合は、「Dear Chris Smith」のようにフルネームを入力してください。
- 挨拶文の後のカンマや、「Dear Sirs and Madams」の後のコロンも忘れないでください。
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パート2 パート2/4:

テキストの構成

{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/df\/Write-a-Business-Letter-Step-6.jpg\/v4-460px-Write-a-Business-Letter-Step-6.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/df\/Write-a-Business-Letter-Step-6.jpg\/v4-728px-Write-a-Business-Letter-Step-6.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":306,"bigWidth":728,"bigHeight":485,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1適切な口調を使用します。時間はお金であり、古いことわざにあるように、ほとんどのビジネスマンは時間を無駄にすることを嫌います。したがって、手紙の文面は簡潔かつプロフェッショナルなものにする必要があります。最初の段落で要点を述べ、簡潔なコメントをすることで、手紙をすぐに読めるようにします。たとえば、「…に関してお手紙を書いています」から始めて、そこから進めていくことができます。
- 華美な言い回しや、大げさな語彙、長くてまとまりのない文章を心配する必要はありません。できるだけ迅速かつ明確にコミュニケーションを取ることが目的であるべきです。
- 簡潔にするために、受動態の使用を避け、主観的なコメントを挿入しないようにしてください。
明確かつ簡潔に書きます。読者にあなたが言いたいことを正確に伝えましょう。あなたの意図が水晶のように明瞭に伝われば、読者はすぐに反応するでしょう。特に、あなたの手紙が何らかの行動や結果につながる場合は、相手にそれを明確に伝えてください。できるだけ少ない言葉であなたの主張を明確にしてください。
{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/3e\/Write-a-Business-Letter-Step-8.jpg\/v4-460px-Write-a-Business-Letter-Step-8.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/3e\/Write-a-Business-Letter-Step-8.jpg\/v4-728px-Write-a-Business-Letter-Step-8.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":306,"bigWidth":728,"bigHeight":485,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 3適切な場合は会話調の言葉を使用します。手紙は他の人が読むために人が書きます。ありきたりの手紙は避けるようにしましょう。同じ内容の無機質な手紙を何度も書いても、相手との関係を築くことはできません。ただし、「you know」「I mean」「want」などの口語表現や俗語の使用は避けてください。ビジネスライクな口調を保ちつつ、フレンドリーで親切な雰囲気を保ちましょう。
- 受け取る相手をよく知っている場合は、友好的な挨拶文を添えると良いでしょう。
- どの程度のパーソナライズを公開するかを慎重に決定します。ビジネス環境にちょっとしたユーモアを加えることは時には役に立ちますが、冗談を言う前には注意してください。
- あなたの手紙は、おそらく、受取人に何か（考えを変える、間違いを正す、お金を送る、行動を起こすなど）をするように説得することを目的としているでしょう。相手に自分が正しいことを証明してください。
4丁寧に書きましょう。苦情を申し立てたり、問題に対処するために文章を書く場合でも、丁寧な書き方は重要です。受け手の立場に配慮し、合理的範囲内でできる限りの親切で役立つ対応をしてください。
5まとめます。最後の段落では、要点を要約し、行動計画や受信者に期待する行動を明確に概説します。受信者が質問や懸念事項について連絡してくる可能性があることに留意し、あなたの手紙やイベントに注目してくれたことに感謝の意を伝えましょう。広告する

パート3 パート3/4:

締めくくりの手紙

1結末を選択します。上記の挨拶文と同様に、結びの言葉は敬意と礼儀を表します。「Yours sincerely」または「Sincerely」が最も一般的かつ安全な選択肢です。また、「Warmly」、「Respectfully」、「Regards」、「Sincerely」も検討してください。少しフォーマルさは控えめですが、それでもプロフェッショナルな結びの言葉としては、「ご多幸をお祈りします」「ご多幸をお祈りします」「よろしくお願いいたします」「ありがとうございました」などがあります。結びの言葉の後にコンマを使用します。
1. 手紙に署名します。署名用に4行ほど空けてください。印刷後に署名するか、電子メールで送信する場合は、署名の画像をスキャンして、手紙のこの場所に添付します。青または黒のインクが最適です。
3名前と連絡先情報を入力します。署名の下に、名前、電話番号、電子メールアドレス、またはその他の該当する連絡先情報を入力します。各メッセージに別々の行を割り当てます。
4必要に応じて、「添付ファイル」を追加します。受信者が確認するための追加文書を添付する場合は、「添付ファイル (2): 履歴書、パンフレット」のように、連絡先情報の下の数行に文書の番号と種類を記載します。広告する

パート 4パート4/4:

手紙を完成させる

1 手紙を編集します。口頭でのプレゼンテーションはプロフェッショナリズムの重要な要素です。受信者があなたの能力を簡単に理解できるように、手紙を注意深く確認し、間違いがあれば修正してください。コピーエディターでスペルミスがないか確認し、送信する前に読み通してください。
- 手紙が明確かつ簡潔であるかどうかを自問してください。 3 文または 4 文より長い段落はありますか?もしそうなら、不要な宣言文を削除できるかどうか確認してください。
- 手紙が重要な場合は、友人や同僚に目を通してもらうとよいでしょう。時には、他の人の目を通してみると、自分では気づかなかった間違いやぎこちない言い回しに気づくことができることがあります。
2. 手紙を送る。ビジネス用封筒（可能であれば会社のロゴ入り）を使用して、電子メールを送信するか、郵便で手紙を送信します。発送先住所と受取人住所をきれいに印刷します。手紙を三つ折りにして、受取人が最初に上の層、次に下の層を見るようにします。必ず十分な切手を貼って発送してください。
- 自分の手書きの文字がプロフェッショナルな印象を与えないほど判読しにくいと感じる場合は、ワードプロセッサに住所を入力し、封筒をプリンターに通してください。
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ヒント

手紙を書くときは質の良いペンを使用してください。
複雑な手紙を書く場合は、まずアウトラインを書くことを検討してください。
- 追加したいトピックを任意の順序でリストします。
- 各トピックには、キーワード、例、議論、事実がリストされています。
- アウトライン内の各トピックが目的や対象者と関連しているかどうかを確認します。
- あまり役に立たない部分を削除します。
- 読者にとって最適な順序で情報を整理する
タイムリー。 1 週間以内に完全に返信できない場合は、受信者にその旨を伝え、返信がいつ頃になるか思い出させてください。
ポジティブな面を強調します。できないことではなく、できることについて話しましょう。たとえば、商品の在庫が切れている場合、注文に応じられないと顧客に伝えるのではなく、その商品は非常に人気があるため売り切れてしまったと伝えます。そして、いつ注文できるかを伝えます。

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警告する

あまりに率直すぎたり、強引な口調は避けてください。ビジネスレターは、ビジネス関係を改善したり、ビジネス関係を開始したりするために使用していることを忘れないでください。
あまりお世辞を言い過ぎないようにしましょう。心からの褒め言葉は受け入れられますが、それが度を越すと、仕事をするために力ではなくお世辞に頼る必要があることが示されてしまいます。

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