イベントを企画するのは、信じられないほど困難な作業のように思えるかもしれません。事前の計画と検討なしには、確かに困難です。この問題を回避するために、イベント当日に落ち着いて対応できるよう、何ヶ月も前から準備する方法についてご案内します。
ステップ 1 パート 1/4:数か月先の計画 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/a\/ac\/Teach-About-African-American-History-Step-8-Version-2.jpg\/v4-460px-Teach-About-African-American-History-Step-8-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/ac\/Teach-About-African-American-History-Step-8-Version-2.jpg\/v4-728px-Teach-About-African-American-History-Step-8-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1アクティビティの目的を明確に定義します。 明確な目的を持つことは、活動を正しい方向に導くのに役立ちます。コミュニティを教育するためにこのイベントを計画していますか?潜在的な寄付者に資金提供を説得しますか?特別な人やグループを祝いますか?できるだけ狭くしてください。何をするにしても（教育、説得、祝賀など）、なぜこのイベントを行うのですか?目的ステートメントと成功フレームワークを比較して考えてみましょう。自分が何をしたいのかを正確に知っていれば、物事はより簡単になります! 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{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/4f\/Negotiate-With-a-Car-Salesman-Step-8.jpg\/v4-460px-Negotiate-With-a-Car-Salesman-Step-8.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/4f\/Negotiate-With-a-Car-Salesman-Step-8.jpg\/v4-728px-Negotiate-With-a-Car-Salesman-Step-8.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 5時間と場所を決めます。 これが活動の中で最も重要なことです。人々が「そうだ、あのイベントに参加しよう！」と感じるのは、どんな時間と場所でしょうか？全員が空いている時間と都合のよい場所を見つけなければなりません。もちろん、予算内で行ける場所でなければなりません!コミュニティのカレンダーを確認し、イベントの参加者を考慮してください。専業主婦になることが目標なら、日中に地域でイベントを開催するのが最善の選択肢です（ベビーシッターサービスを提供してもいいかもしれません）。学生向けのイベントであれば、日曜日の夕方に市内で開催しましょう。可能であれば、彼らがいずれ行くであろう場所を選択してください。 もちろん、予約が必要な会場もあります。ご利用予定の会場に早めにご連絡ください。彼らはあなたよりも忙しいかもしれません！ 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class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2チームと会う。 予算、スケジュールなどについてチームメンバーと上司から承認を得ます。今こそ、すべての問題を解決する良い機会です。誰もが自分の責任を認識していますか?彼らはあらゆる問題に満足していますか?チームメンバーやボランティアと再度会い、発生する可能性のある問題についてブレインストーミングを行います。これは、行動計画を立てるのに最適な時期でもあります。 チームに内部的な問題がないことを確認してください。すべてのチームリーダー、メンバー、ボランティアとの連絡を維持します。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/9\/9a\/Be-a-Good-Debater-Step-9.jpg\/v4-460px-Be-a-Good-Debater-Step-9.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/9\/9a\/Be-a-Good-Debater-Step-9.jpg\/v4-728px-Be-a-Good-Debater-Step-9.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 3さまざまな人に作業を委任し、経験のある人にすべての活動を調整してもらいます。 大規模なイベントの場合は、複数の人がさまざまな活動を調整し、1 人の人がそれを監督します。チームリーダーはチームメンバーから信頼される必要があります。人々が会場に入り、イベントが始まったら、1 人か 2 人が時間を取って出席者と会い、挨拶し、イベントを宣伝するとよいでしょう。基本的に彼らはホスピタリティ委員会のメンバーであり、士気を高め、イベントで人々が十分にもてなされていることを知らせる責任があります。 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{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/bc\/Move-Out-of-State-Step-1-Version-2.jpg\/v4-460px-Move-Out-of-State-Step-1-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/bc\/Move-Out-of-State-Step-1-Version-2.jpg\/v4-728px-Move-Out-of-State-Step-1-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 7.会議に持参する必要があるもののリストを作成します。 会場に到着したら、すべてのものや人が揃っているのに、家から持ってくるのを忘れた 12,000 個のカップだけが欠けていたとしたら、どんなにひどいことになるでしょうか。なんと失敗だ。今、すべてを台無しにしてしまった。リストを準備し、3、4 回確認して、必要なものをすべて持参してください。物が複数の場所にある場合は、異なるタスクに異なる人を割り当てます。そうすれば、イベント当日に8時間かけて走り回って必要なものをすべて集め、疲れ果ててしまうことがなくなります。諺にもあるように、人数が増えれば仕事も増えます。 パート 4/4: イベント当日の運営業務 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/3e\/Reach-the-Masses-Step-15.jpg\/v4-460px-Reach-the-Masses-Step-15.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/3e\/Reach-the-Masses-Step-15.jpg\/v4-728px-Reach-the-Masses-Step-15.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1 チームメンバーやボランティアと一緒にイベントに早めに到着します。 全員が出席し、すべての電子機器が正常に機能していることを確認してください。最後に何か質問はありますか?時間があれば、ソーダを配ったり、励ましの言葉を掛けたりして、休憩を取ることもできます。あなたはここまで来て準備が整いました。必要に応じて参加者が助けを呼べるよう、主催者は目立つバッジやその他の目立つデバイスを着用するようにしてください。時には、単に同じ色の服（カーキ色など）を着るだけでは十分ではないことがあります。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/c\/c7\/Set-up-a-Fundraising-Event-Step-21.jpg\/v4-460px-Set-up-a-Fundraising-Event-Step-21.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/c7\/Set-up-a-Fundraising-Event-Step-21.jpg\/v4-728px-Set-up-a-Fundraising-Event-Step-21.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2会場内外のすべてのものを配置します。 郵便受けに風船を置く必要がありますか?隅にポスターボード？玄関や廊下に置いてみたらどうでしょうか？ゲストがまさに迷路のようなルートを進まなければならない場合、標識は多ければ多いほど良いでしょう。建物の前に歓迎バナーやその他の情報を設置することは特に役立ちます。結局のところ、人々が通りからどこに向かっているのかを疑うことなく確認できるようにしたいのです。 受付と登録デスクを設置します。ゲストは店内に入るとすぐに、何をすべきかを正確に把握できる必要があります。そうでなければ、彼らは不安と心配を感じながらさまようだけになります。私たちが話し合った歓迎委員会のことを覚えていますか?玄関に誰かを配置して、ゲストを出迎え、質問に答えてもらいます。 音楽を演奏しましょう！ 音楽は気まずさを解消してくれます。そうでなければ、会場は不快な雰囲気で満たされてしまいます。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/de\/Get-a-Job-Fast-Step-4-Version-2.jpg\/v4-460px-Get-a-Job-Fast-Step-4-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/de\/Get-a-Job-Fast-Step-4-Version-2.jpg\/v4-728px-Get-a-Job-Fast-Step-4-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 3.適切な人が何が起こっているかを理解していることを確認します。 講演者が遅れる場合は、遅延戦略が必要です。食事が予想よりも長くかかる場合は、スケジュールの変更に注意する必要があります。イベントが計画通りに進むことはめったにないので、計画から外れた場合は、コミュニケーションのチャネルが開かれていることを確認してください。{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/ba\/Become-a-Petite-Model-Step-7.jpg\/v4-460px-Become-a-Petite-Model-Step-7.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/ba\/Become-a-Petite-Model-Step-7.jpg\/v4-728px-Become-a-Petite-Model-Step-7.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 4写真を撮ります。記念に何かを残したいと思うかもしれませんし、誰かがカメラを持って歩き回っているのを見るのは楽しいかもしれません。 主催者の横断幕、自分の横断幕、会場入口、受付などに注意してください。来年も使えるかも！可能であれば、友人またはプロのカメラマンに写真を撮ってもらうように手配してください。あなたはもう十分忙しいでしょう！ゲストと会話したりお酒を飲んだりする必要があるので、写真撮影は他の人に任せましょう。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/b\/be\/Do-Research-Step-4.jpg\/v4-460px-Do-Research-Step-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/be\/Do-Research-Step-4.jpg\/v4-728px-Do-Research-Step-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 5ゲストに持ち帰ってもらえるものを配ります。 ゲストに何らかのアイデアを植え付け、考えたり、熟考したり、行動を起こしたりする何かを持ち帰ってもらいたいと思うかもしれません。そのため、イベント後に人々が直接何かを行えるように、パンフレットなどを持ち帰れるものを用意してください。このステップの一環として、フィードバック フォーラムを開催できます。これをフォローアップする方法を提供し、どのように改善するか、次回何を望むか、そしてもちろんどのように関与できるかについて意見を述べてもらいます。 {"smallurl"： "https：\/\/www.wikihow.com \/画像\/sumb \/b \/b1 \/make-your-wife-happy-step-1-jpg \/vv4-460px-make-make-your-wife-happy-step-step-step-bersion-2.pps w.wikihow.com \/images \/thumb \/b \/b1 \/mmake-your-wife-happy-step-verversion-2.jpg \ /v4-828px-make-your-wife-happy-step-11-version-2.jpg "、" smallwidth "：460、" 385 "" bik "bik"：460：460、 igheight "：546、「ライセンス"： "<div class = \" mw-parser-output \ "> <\/div>"} 6.シーンをクリーンアップします。 電気メーターのチェック、バナーを倒し、移動テーブルなど。会場を借りるために支払う必要があり、次回に戻ってきたい場合は、元の状態に復元する必要があります。会場の問題のために回避可能な料金を請求する場合があります。クリーンアップタスクを割り当てて、サイトをできるだけ早く簡単にクリーンアップできるようにします。会場をチェックして、価値のないものが残されていないことを確認してください。もしそうなら、紛失して見つかったものを設定します。 何かを破壊した場合は、会場にこれをお知らせください。正直で率直であることが最善です。 ゴミを適切に処分してみてください。その後、メンテナーはすべてに責任を負います。 {"smallurl"： "https：\/\/www.wikihow.com \/画像\/sumb \/a3 \/start-a-gratitune-journal-step-version-2.jpg \/vv4-460px-start-a-gratitude-step-as-overs-2- \ /www.wikihow.com \/images \/thumb \/a \/a3 \/start-a-gratitude-journal-step-2-version-2.jpg \/vv4-828px-a-gratitude-journal-step-2-vorsion-2.jpg th "：728、" bigheight "：546、"ライセンス "：" <div class = \ "mw-parser-output \"> <\/div> "} 7.活動後のすべての作業を処理します。 実行しているイベントに応じて、何もする必要がない場合があります。また、感謝と請求書の長いリストに対処する必要がある場合があります。始める際に役立つアイデアをいくつかご紹介します。すべてのチームメンバー、特に主催者とボランティアに感謝します。それらがなければ、あなたはこのイベントを正常にホストすることができません！ 最後に、アカウントを確認して解決します。できるだけ早くこれを行う必要があります。解決すべき雑用が少ないほど良いです。 助けてくれた人々を慰めるために宴会をしてください。スタッフに感謝し、寄付者が大きな大義に貢献したと感じさせる必要があります。 お土産またはその他の出版物を関連する人に配布します。 請求書をオーガナイザーおよびその他のユニットに渡します。 イベントWebサイトに写真を投稿します。 {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/d\/d1\/Succeed-in-Network-Marketing-Step-10-Version-3.jpg\/v4-460px-Succeed-in-Network-Marketing-Step-10-Version-3.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/d1\/Succeed-in-Network-Marketing-Step-10-Version-3.jpg\/v4-728px-Succeed-in-Network-Marketing-Step-10-Version-3.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class = \ "mw-parser-output \"> <\/div> "} 8後にレビュー会議が開催されたため、次回はより良いパフォーマンスが可能になりました。 アクティビティを完了して要約を作成した後、別の方法で何ができますか？どのアクションが機能し、何が役に立たないのですか？このようなイベントをもう一度開催することを選択しますか？何を学びましたか?フィードバックを受け取った場合は、1つずつチェックしてください。ゲストのコメントがない場合は、チームに尋ねることもできます！彼らはどう思いますか？彼らは少なくとも自分自身を楽しませますか？それとも、無料のオートミールストリップとペンに問題はありますか？ ヒント イベントの準備をするとき、さまざまなジョブがさまざまな部門に似ています。予算とアカウントは、財務部門に通知し、活動への参加を保証します。 外部委託とチームメンバーが何をすべきかを決定します。アウトソーシングは、予算、時間、品質、仕事の重要性などに依存します。 準備する必要があるすべてのドキュメントのリスト：予算 アクティビティスケジュール（イベントの各プログラムの時間スケジュール） 招待 招待リスト 行動計画 時刻表（作業完了時刻表） プレスレセプション資料 スピーチ 参加者のリスト 比較レコード（スピーカーの履歴書付き） 議題 毎分スケジュールします 連絡先リスト（スポンサーの携帯電話番号） 準備するもののリスト 完了するもののリスト イベントレポート（メディアやその他の側面向け） イベント当日、その人は次の責任があります。聴衆全体の調整 パフォーマーのラウンジ 食べ物 ステージアクティビティ 司会者 コンピューター、LCDプロジェクター 写真家 受付 群衆管理、群衆の広報 駐車場 セキュリティ作業 さまざまなもの（特定の人と参加者にギフトと証明書）を配布する 人またはイベント前の責任者は次のとおりです。スポンサー 地元の参加者 メインゲストとスピーカー 記事を設計、印刷、収集、評価します 賞、お土産、ギフト、バナー、証明書、お土産 交通機関、ホスティングバンケット、会場のアレンジメント、レイアウト、バックグラウンドカーテン、駐車場 メディア、広報、宣伝、マーケティング 会場を選択して交渉する際に考慮すべき要因：サイト容量（流動性を除く人数で表される） 食品供給（食品が利用可能な場合） スケジュール（会場でイベントが開始され、いつ終了するか） 照明構成（夜間の活動の場合） エアコンはありますか 必要な機器を提供するかどうか（マイク、スピーカーなど） 表彰台の家具（テーブル、椅子、テーブルクロス） 音楽やエンターテイメントが許可されているかどうか（非公式プログラム） バックアップ電源 会場は、市内中心部にあるかどうかにかかわらず、簡単に到達できますか？代理人はスムーズに到着しますか？ ホストルームの特別な客室、パウダールームなど 総費用 誰かが助けを提供するとき（金銭的な助けを含む）、すぐに応答し、心から感謝します。 笑顔を絶やさないでください。チームの内外のすべての人を含め、すべての人に礼儀正しくしてください。 日付を決定する際に考慮すべき要因：その日に利用可能なメインゲストやその他のVIPは 聴衆が出席するための最高の日付 すべての作業は時間通りに行う必要があります。遅れている場合は、報告する必要がある人にお知らせください。 イニシアチブを取り、歩き回って、手伝うことができるTo Doアイテムを探して、それらを見るとすぐに対処し始めます。 問題が発生したときに他の人を責めないでください。 提案や解決策がない限り、誰も批判しないでください。 いつでも他の人に割り当てられた作業や責任を譲渡しないでください。 何かを借りれば、指定された時間内に返却する責任があります。 二度と間違いを犯さないでください。 計画が必要です。チームが会うときに「やるべきこと」を計画します。次に、計画に固執します。 このステップは、小規模なグループミーティングでも同様に重要です。 アイデアが最も必要とするのは、適切な実行であり、最後の最後までイベントの成功を計画しています… 安定して安定しています。急いでコミュニケーションをとらないでください。そうでなければ、それはより多くの時間を無駄にします。 士気と前向きな姿勢で全員を扱います。誰からも懇願しないでください。 あなたの仕事に責任を負います。 作業が正常に完了したかどうかに関係なく、指定された時間に割り当てられた人に自発的に報告できます。 すべての重要な詳細に注意してください。 特にあなたが群衆の中にいるとき、幸せな気分で。 手配または責任を負っているカウンターや座席を離れないでください。 警告する あらゆる状況に対処する準備をしてください。時々物事は制御不能になります。あなたがチームの一員である場合、誰かがあなたに叫ぶとき、それについて怒ってはいけません（たぶんその人は緊張しています）。あなたがコーディネーターである場合、緊張したりパニックにしたりしないでください。落ち着いて物事を処理します。何が起こるのか、何ができるかを考えてみてください。 パニックや緊張しないでください。穏やかな心は、適切なタイミングでより良い結果をもたらします。
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