顧客へのビジネスレターの書き方

自分のビジネスを所有している場合、顧客に新しい会社の展開や特別なイベントを知らせたり、会社に代わって顧客の苦情に対応したりするために、ビジネスレターを書く必要がある場合があります。手紙を書く理由が何であれ、プロフェッショナルな口調を維持することが重要です。

パート1 パート1/2:

ビジネスレターのフォーマット

{"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/3\/39\/Write-a-Business-Letter-to-Customers-Step-1-Version-11.jpg\/v4-460px-Write-a-Business-Letter-to-Customers-Step-1-Version-11.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/39\/Write-a-Business-Letter-to-Customers-Step-1-Version-11.jpg\/v4-728px-Write-a-Business-Letter-to-Customers-Step-1-Version-11.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":" class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1プロフェッショナルなレターヘッドを使用します。ビジネスレターは会社を代表するものであるため、独自性と高品質を備え、会社のロゴやブランドを含める必要があります。 ^{[1] X研究ソース}
- あらかじめデザインされたカラフルなレターヘッドテンプレートを使用して Microsoft Word でレターヘッドを作成し、会社の既存のロゴやブランドを追加できます。
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- 新しいドキュメントを作成し、1 インチの余白を設定します。 ^{[2] X研究ソース}
- Times New Roman、Georgia、Ariel などのセリフフォントを使用します。中国語の場合は、Founder フォントライブラリのフォントを使用することをお勧めします。フォントサイズは 12 を超えてはならず、10 未満にしないでください。フォントのスタイルやサイズが読みにくくならないようにしてください。
- ドキュメントがシングルスペースに設定されていることを確認してください。
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- 手紙が書かれた日付、または郵送された日付。この日付は、あなた自身または受取人のための記録として非常に重要であり、法的目的にも使用される場合があります。したがって、手紙の日付が正確であることを確認してください。
- 送信者アドレス。これは会社の外部アドレスであり、標準形式で記述する必要があります。送信者アドレスがすでにヘッダーに表示されている場合は、このセクションをスキップしてください。
- 受取人の名前と住所。この欄は受取人の名前と住所を書くためのものです。Mr. So-and-so や Ms. So-and-so などの敬称の使用は、実際の状況に応じて変更できます。たとえば、受取人が Nina Brown で、彼女の婚姻状況がわからない場合は、名前の後の「Miss」または「Ms.」を削除できます。
- タイトル列。「To Ms. Brown」または「To Nina Brown」でも構いませんが、読み手が誰なのかわからない場合は、「Dear Sir」または「Dear Madam」と書きます。 ^{[4] X研究ソース}「Dear Sir or Madam」を挨拶文として使用することもできますが、これは受信者が本当にわからない場合にのみ使用してください。
- 手紙の本文。この記事の次のセクションでは、この点に焦点を当てます。
- 手紙と署名の終わり。「よろしくお願いいたします」「今後ともよろしくお願いいたします」などの挨拶をここに記入できます。
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パート2 パート2/2:

ビジネスレター本文

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- 対象者を特定することのもう 1 つの利点は、相手が理解できない可能性のある表現の使用を避けることができることです。読者に馴染みのない用語の使用は避けてください。平均的な顧客は、おそらくあなたの会社の宇宙計画で使用されている頭字語を理解していないので、手紙の中では使用しないでください。
- 良いビジネスレターを書くための第一原則は、明瞭さ、簡潔さ、丁寧さです。
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- 事業主として意見を述べる場合は「私」を使用し、会社または組織を代表して発言する場合は「私たち」を使用します。 ^{[6] X信頼できる情報源ノースカロライナ大学ライティングセンター情報源へ}
- 「お知らせするために書いています」や「お願いするために書いています」などの直接的な表現。ビジネスオーナーとして文章を書いている場合は、「私がご連絡させていただいた理由は」や「私たちは最近…について耳にし、…についてさらに詳しく知りたいと思っています」など、「私」を主語とする文章を使用することもできます。
- たとえば、あなた (事業主) が先月の未払い請求書に関して Nina Brown に手紙を書く場合、手紙は次のように始まるでしょう。「2018 年 5 月からの未払い残高があるため、この手紙を書いています。」 ''
- あるいは、あなたが会社の従業員であり、会社の宇宙計画に関する顧客からの苦情に応えて手紙を書いている場合は、手紙は次のような文で始まるかもしれません。「弊社の火星宇宙計画に関して、お客様から苦情をいただきました。 ''
- あるいは、コンテストで優勝したことや大学院プログラムへの入学が認められたことを読者に知らせる手紙である可能性もあります。手紙の本文は、「... をお知らせいたします」または「... をお知らせいたします」で始まる場合があります。
- 悪い知らせを伝えなければならない場合は、「残念ながら…をお知らせします」または「慎重に検討した結果、…しないことに決めました」のような文で始めます。 ^{[7] XResearchソース}
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- 受動態の文は次のようになります: 「どのような苦情を解決できますか?」「オブジェクトを主語の前に置きます。」
- 能動態の文は次のようになります: 「あなたの苦情を解決するために何ができるでしょうか?」「この文章はより肯定的で明確であり、読者にとって理解しやすいです。」
- 受動態は婉曲的で微妙ですが、一般的に言えば、ビジネスレターでは能動態の方が効果的です。 ^{[9] X信頼できる情報源ノースカロライナ大学ライティングセンター情報源へ}
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- 「未払いの請求書に関する前回の連絡に基づき…」、「3 月の支払いに感謝いたします」、「5 月の会議で宇宙計画に関して提起された質問は非常に役に立ちました」などのフレーズを使用できます。
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- たとえば、あなたがビジネスオーナーで、顧客に請求書の支払いを求めているとします。その場合、「未払いの請求書について早急に対応していただくようお願いしたく、このメールを書いています」のような表現が使えます。
- 会社を代表してメールを書く場合は、「人事部長とお話しいただくための会議を予定したいと思っています」のようなフレーズを使うとよいでしょう。
- また、手紙には、「請求書に関するご質問があれば喜んでお答えします」や「プログラムについてさらに詳しい情報が必要ですか」など、読者が抱く可能性のあるあらゆる質問や懸念に答える準備ができていることも示してください。
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- 受信者と直接話す将来の機会についても言及する必要があります。例えば、「来週の予算会議でお会いできるのを楽しみにしています」や「本社にお越しいただいた際に、この問題についてさらに詳しくお話しできることを楽しみにしています」などです。 ^{[13] X調査ソース}
- 「添付の未払い請求書をご覧ください」や「この手紙には当社のスペース推進計画のコピーが同封されています」など、手紙に記載されている文書について読者に警告します。
- 最後に、「よろしくお願いいたします」または「今後ともよろしくお願いいたします」といったお祝いの言葉で手紙を締めくくります。
- 手紙の受取人が不明な場合は、最後に「Sincerely」を使用します。
- 「Regards」または「Best Regards」は、親しい人や仕事上の関係がある人に手紙を書く場合にのみ使用してください。
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- 受動態の文が残っているかどうかをもう一度確認してください。残っている場合は、能動態に変更してみてください。
- 不明瞭または間接的な長い文には注意してください。ビジネスレターはできる限り短くする必要があるため、文章はできる限り簡潔でわかりやすいものにするようにしてください。
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