活動報告書の書き方

おそらく、結果を目標と比較してイベントが成功したかどうかを判断するために、イベント レポートを書く必要があるでしょう。これは、イベントを主催した個人や企業が変更が必要かどうかを判断するための重要な方法です。キャンペーン レポートをより成功させる方法がいくつかあります。別のイベントを主催したい場合、これは重要です。

ステップ

組織活動報告

1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/f0\/Write-an-Event-Report-Step-1-Version-4.jpg\/v4-460px-Write-an-Event-Report-Step-1-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/f0\/Write-an-Event-Report-Step-1-Version-4.jpg\/v4-728px-Write-an-Event-Report-Step-1-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1 さまざまな対象者に合わせてプレゼンテーションのスタイルと形式を決定します。活動レポートは製本したり、ホッチキスで留めたり、PDF ファイルとして電子メールで送信したり、PPT (PowerPoint) を使用して提示したりすることができます。 ^[1]
   • アクティビティレポートは明確なセクションに編成する必要があります。キャンペーンの結果が目標とどのように比較されるかを判断する必要があります。活動の主な結果を要約します。
   • 各スポンサーと視聴者のニーズと関心に基づいてイベントレポートをカスタマイズします。スポンサーの目標を考慮してください。ある程度、イベントレポートの主な対象者はスポンサーです。彼らはそのイベントを後援する価値があるかどうか疑問に思いました。したがって、彼らが何を知りたいのか、何を優先しているのかを考えてみましょう。
   • イベントやスポンサーの独自のニーズに合わせてイベント レポートをカスタマイズします。数字に基づいてレポートを書かないでください。活動レポートのその他の対象者には、上級管理職や財務マネージャーが含まれます。
2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/ba\/Write-an-Event-Report-Step-2-Version-4.jpg\/v4-460px-Write-an-Event-Report-Step-2-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/b\/ba\/Write-an-Event-Report-Step-2-Version-4.jpg\/v4-728px-Write-an-Event-Report-Step-2-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2イベント全体を通じて必要な情報を追跡するプロセスを作成します。記憶だけに頼ることはできません。
   • イベントの前、最中、後に重要な情報を追跡することで、より具体的で、最終的にはより効果的なレポートが可能になります。これにより、すべてのコンテンツをリアルタイムで編集することも可能になります。 ^[2]
   • データ収集は継続的に行う必要があり、必要に応じて複数の個人 (インターンを含む) を使用してデータを収集する必要があります。しかし、いずれにしても、イベントの終了まで待ってレポートを書き始めることはできません。 ^[3]
3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/fd\/Write-an-Event-Report-Step-3-Version-4.jpg\/v4-460px-Write-an-Event-Report-Step-3-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/f\/fd\/Write-an-Event-Report-Step-3-Version-4.jpg\/v4-728px-Write-an-Event-Report-Step-3-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 3.内容を要点にまとめます。多くのイベントレポートの問題点は、単にイベントの議題を繰り返したり、気分を良くしたり感動させるような発言に焦点を当てたりしていることです。そんなことしないでください。代わりに、明確で分析的な視点を使って、レポートの重要なポイントを強調します。
   • イベントのハイライトをいくつか取り上げて、詳細に議論します。最もうまくできた 3 つのことと、最も驚いた 3 つの点について考えてみましょう。 ^[4]
   • ランチメニューや基調講演者のスピーチ全体の詳細な要約など、ありふれた詳細を記事に詰め込むのは避けてください。重要なことは書き留めておくべきです。
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レポートに適切な内容を含める

1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/4\/40\/Write-an-Event-Report-Step-4-Version-4.jpg\/v4-460px-Write-an-Event-Report-Step-4-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/4\/40\/Write-an-Event-Report-Step-4-Version-4.jpg\/v4-728px-Write-an-Event-Report-Step-4-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1エグゼクティブ サマリーを作成します。活動レポートには、詳細な完全レポートの要約版であるエグゼクティブ サマリーを含める必要があります。エグゼクティブサマリーは序文として考えてください。 ^[5]
   • イベントの結果に関心のある人向けの概要レポートと、イベントの企画やスポンサーに携わった人向けのより詳細で完全なレポートの 2 つのレポートを作成することもできます。
   • エグゼクティブ サマリーでは、コンテンツを簡素化し、主要な目的と結果に焦点を当てることができます。概要は 1 ～ 2 ページにまとめた簡潔なものにしてください。活動の主要な要素の要約とデータの簡単な解釈を含める必要があります。
2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/c9\/Write-an-Event-Report-Step-5-Version-4.jpg\/v4-460px-Write-an-Event-Report-Step-5-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/c\/c9\/Write-an-Event-Report-Step-5-Version-4.jpg\/v4-728px-Write-an-Event-Report-Step-5-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2.アクティビティレポートにビジュアルを含めます。多くの場合、読者に数字を羅列して提示するよりも、統計的な傾向を示すグラフや図表を提供する方が効果的です。
   • イベントに新製品が含まれる場合は、その写真を表示できます。実際のイベントの写真は、イベントレポートを説明するのに役立ちます。スポンサーがウェブサイトに投稿した写真を探して、レポートに含めてください。繰り返しますが、これはイベント後まで待つことができないタスクです。
   • サンプル、複製、その他の実物例も含まれる場合があります。スポンサークーポンなどを受け取った人数をレポートできます。イベントの露出、メディア、観客、スポンサーをオンサイトとオフサイトの両方で記録します。
3. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/df\/Write-an-Event-Report-Step-6-Version-4.jpg\/v4-460px-Write-an-Event-Report-Step-6-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/d\/df\/Write-an-Event-Report-Step-6-Version-4.jpg\/v4-728px-Write-an-Event-Report-Step-6-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 3.すべての広告とメディア露出を記録します。メディア トラフィックを、概説した目標と比較できます。
   • 発行部数と広告費に注目するだけでなく、スポンサーの名前と広告が掲載された印刷広告や記事にも注目してください。
   • テレビコマーシャル、公共広告、視聴率、有料広告、ニュース報道の価値を記録します。
   • ラジオ局、有料広告、広告やプロモーションの価値、監査レポートなどの記録を忘れずに保管してください。
4. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images_en\/thumb\/6\/68\/Write-an-Event-Report-Step-7-Version-4.jpg\/v4-460px-Write-an-Event-Report-Step-7-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/6\/68\/Write-an-Event-Report-Step-7-Version-4.jpg\/v4-728px-Write-an-Event-Report-Step-7-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 4.活動の目的を記載します。キャンペーンの目標をその結果に結び付けることは非常に重要なので、キャンペーンの当初の使命は何だったのか、どのような目標が設定されていたのかを思い出してください。
   • イベントの予定をリスト化できます。また、ある時点で、その活動の主な参加者が誰であったかについても話し合う必要があります。ただし、これらのセクションは簡潔にする必要があります。
   • キャンペーンの具体的な主要な結果をリスト化して議論し、リスト化された成果と一致させることに最も多くの時間を費やすようにしてください。現実的になり、うまくいかなかったことをごまかそうとしないでください。
5. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/10\/Write-an-Event-Report-Step-8-Version-4.jpg\/v4-460px-Write-an-Event-Report-Step-8-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/1\/10\/Write-an-Event-Report-Step-8-Version-4.jpg\/v4-728px-Write-an-Event-Report-Step-8-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 5.活動報告には財務情報を含める必要があります。イベントの予算と実際のコスト（または潜在的な利益）について詳しく話し合うことが重要です。予算支出と実際の支出を必ず比較し、うまくいっている点と改善の余地がある点を強調してください。 ^[6]
   • マーケティングやプロモーション活動、人件費、スポンサーシップなど、すべての経費を詳細に記載する必要があります。詳細な予算を念頭に置いておくことをお勧めします。財務管理者や経営幹部は、自分たちの結論を裏付ける証拠を見たいと思うでしょう。
   • 料金、スポンサーシップ、展示などの収益情報も含めます。ただし、収入と期待額を必ず比較してください。何と比べてですか?それは良い質問ですね。
6. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/73\/Write-an-Event-Report-Step-9-Version-4.jpg\/v4-460px-Write-an-Event-Report-Step-9-Version-4.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/7\/73\/Write-an-Event-Report-Step-9-Version-4.jpg\/v4-728px-Write-an-Event-Report-Step-9-Version-4.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 6読者に関連する統計が含まれています。レポートには、心地よい情報だけを記載したくはありません。会議に出席した人数も統計に含める必要があります。測定可能なデータを提供するのは良い考えです。
   • その他の関連する統計とデータには、生成された販売リードの数や特定のブースへの訪問者の数が含まれます。データを提供することで、活動レポートの信頼性が高まります。人口統計、出席者数、視聴者調査結果（購買習慣など）を含む学習者と出席者の情報を提供します。
   • スポンサーイベントに参加した人数と慈善団体に寄付した人数を報告します。経済的影響と従業員の関与を文書化します。
7. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/07\/Write-an-Event-Report-Step-10-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-an-Event-Report-Step-10-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/0\/07\/Write-an-Event-Report-Step-10-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-an-Event-Report-Step-10-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 7データを文脈に当てはめる定性的な要素が必要です。レポートにはいくつかの統計情報を含める必要がありますが、状況を把握するために人々の証言も必要です。
   • イベントの成功と失敗の評価がイベントレポートの作成者だけから得られないように、参加者とイベントチームメンバーから評価とフィードバックを収集します。そうすれば報告書の信頼性は高まるだろう。
   • サードパーティの調査も含めることを検討してください。メディア露出価値は、第三者が調査できるものの一例です。
   • スペースと設定を評価します。時間をかけて、このポジションと設定の有効性を他の人の視点から評価する必要があります。会議やイベントなどでスペースをどのように使用するかについて話し合います。
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完全な活動報告

1. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/38\/Write-an-Event-Report-Step-11-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-an-Event-Report-Step-11-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/3\/38\/Write-an-Event-Report-Step-11-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-an-Event-Report-Step-11-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 1レポートをタイムリーに提出します。インシデント発生後、できるだけ早くレポートを作成して配布します。カレンダーに記入して、必ず完了するようにしてください。活動報告書を 30 日以内に公開すれば十分だと主張する人もいますが、数日以内に公開すべきだと考える人もいます。 ^[7]
   • 期限が何であれ、必ず守るようにしてください。おそらく、特定のクライアントから委託された代理店のキャンペーン レポートを書いているのでしょう。すべての要件に注意してください。 ^[8]
   • 最も重要なのは、視聴者が包括的かつタイムリーなレポートを望んでいることです。したがって、時間をかけて物事を理解し、実行してください。ただし、時代遅れに見えてしまうほど長く待たないでください。
2. {"smallUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/aa\/Write-an-Event-Report-Step-12-Version-2.jpg\/v4-460px-Write-an-Event-Report-Step-12-Version-2.jpg","bigUrl":"https:\/\/www.wikihow.com\/images\/thumb\/a\/aa\/Write-an-Event-Report-Step-12-Version-2.jpg\/v4-728px-Write-an-Event-Report-Step-12-Version-2.jpg","smallWidth":460,"smallHeight":345,"bigWidth":728,"bigHeight":546,"licensing":"<div class=\"mw-parser-output\"><\/div>"} 2校正活動報告。アクティビティ レポートが文法的に正しく、スペル、句読点、その他の校正エラーがないことを確認します。
   • 回答には深みがあることを確認してください。ライティングスキルは「語るのではなく、示す」というのが良い経験則です。これは、レポートで提示された一般的なアイデアを裏付けるために、いくつかの具体的な例を提供できることを意味します。
   • 読者のことを忘れず、文章が正式かつプロフェッショナルなものになるようにしてください。イベントレポートは単なる記事ではなく、イベントの価値を判断する重要な文書であるため、権威あるものでなければなりません。
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ヒント

• 必ずしも役に立つとは限らない写真をもっと撮ってください。後でそれをやってよかったと思うでしょう。
• リーダーやプランナーから評価を受けるときは、まず彼らに頼らないでください。彼らはイベント後も残りますので、最初に帰るのは観客なので、まずは彼らに尋ねるようにしてください。また、講演者やリーダーが他のことで忙しい場合は、話を遮らずに後で質問するようにしましょう。
• 誰かのフィードバックを得たいときは、会話を交わしながら、相手が自分の考えを話すまで自然に質問しましょう。
• より多くのレビューを取得します。後でそれをやってよかったと思うでしょう。
• 良い写真は、イベントの様子やイベントに対する人々の反応を伝えることができます。
• 読者にシーンの大きさが伝わるように、群衆や講演者を含むシーン全体を撮影するようにしてください。

準備が必要です

• デジタルカメラ
• メモ帳