メールでアドバイザーに推薦状を依頼する方法

奨学金を取得したり、学校に出願したり、就職したりするために、指導者からの推薦状が必要ですか?メールで申請する場合は、以下の手順を参考にして、より丁寧かつ効率的に申請してください。

方法1方法1/1:

メールを書く

1推薦状の提出期限の少なくとも5～6週間前に電子メールで申請書を送信してください。最後の最後まで待たないでください。メンターは忙しいので、たとえ時間があったとしても、あなたの推薦を無視してほしくないでしょう。
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- この教授は私の名前を知っていますか？
- 授業以外でこの教授と話したことがありますか?
- 教授は私にその授業で「B」より高い成績をつけましたか?
- 私は彼と一緒に複数の授業を受けたのでしょうか?
あなたの状況について「大まかな説明」をしてくれる人よりも、あなたの個人的な特徴や実績についてより明確に書ける人が必要になるかもしれません。上記の質問に「はい」と答えるほど、賢明な選択をする可能性が高くなります。
3よく書かれています。単なるメールだとしても、見栄えを良くする必要があります。これまでいつも先生をファーストネームで呼んでいた場合（つまり、先生もいつもファーストネームで呼ぶように頼んできた場合）、手紙でも同じように呼ぶ必要があります。そうでない場合は、適切なタイトルを使用する必要があります。考古学の先生であるジョーンズ教授に手紙を書いているとしましょう。ジョーンズ教授への宛名書きに慣れていないので、「親愛なるジョーンズ教授」で始め、その後にコンマまたはコロンを付ける必要があります。
42行目に「XX（あなたの名前）への推薦状」と記入します。
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- 名前
- 学年
- 選考科目
- この教授の授業をいつ受けましたか、成績はどうでしたか?
- 推薦状が必要な理由（つまり、何に応募するのか）
- 推薦状の提出期限
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- 「たくさん稼げるからそこで働きたい」や「履歴書に良い印象を与えるからこの学校に行きたい」といった陳腐な理由は避けましょう。
- より専門的に言えば、「部族の遺物部門に非常に興味があったので、この博物館を選びました」と言うことができます。
- この教授はあなたが行きたいところと何か特別なつながりがあるのでしょうか?学校に出願したいのですが、彼はここの卒業生ですか？はいの場合は、回答にこれを含めてください。たとえば、「展示されている遺物のいくつかは、アマゾンへの旅行中に入手されたものだそうですね。私も、さまざまな場所から遺物を収集できる部門で働きたいと思っています。」
- この教授から学んだことがあなたの選択に影響を与えたのであれば、「先生の細胞生物学の授業を受けるまで、研究をしようと考えたことはありませんでした。その授業がきっかけでキム教授の研究室でアルバイトをすることになり、卒業後も幹細胞研究を続けることにとても興味を持っています」と言うことができます。しかし、そうではないふりをしてはいけません。
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- 「これまでの会話や授業でのパフォーマンスから、私が考古学の分野に非常に興味を持っていることはよくご存知だと思います。今年 6 月現在、私は考古学のコースを修了しました。同時に、皆さんもご存知のマーカスブロディ博士の博物館でインターンシップも行いました。インターンシップを通じて、カタログ作成作業で多くの経験を積むことができました。」
- 「他の推薦書は学業の能力に重点が置かれているかもしれませんが、私が研究にどれだけ熱心に取り組んだか、そして多くの困難に直面したかを知っているのはあなただけです。私がストレスにどう対処し、挫折にどう立ち向かったかについても話していただければと思います。なぜなら、これらも委員会が見たい資質だからです。」
8相手に知らせて、他の細かいことは任せましょう。この手紙はどこに送られますか？いつ必要ですか?あなたはすでに相手に時間を割いて手紙を書いてもらうよう頼んでいるのですから、郵送先住所や切手といった些細なことで相手の時間を無駄にしてはいけません。彼らに負担をかけたくないので、自分でできるなら彼らに迷惑をかけないでください。そうすべきです。さらに、これにより手紙が送信されたことが保証されます。彼らがあなたに代わって送ってくれると申し出たら、そうさせてください。相手が忘れ物をする傾向がある場合は、確実に受け取れるように、他の資料をまとめて直接郵送したい旨を事前に伝えてください。相手が時間をわかるように、メールにこの情報を含めるだけです。
9.次に行うことを述べて終了します。「今週、フォームと切手を貼った宛名入りの封筒をあなたの職場のメールボックスに入れておきます。また、推薦の締め切りの 1 週間前にリマインダーメールを送信します。ありがとうございます!」または、「この推薦状は 8 月 3 日までに提出する必要があります。私に代わって書いていただける場合はお知らせください。いつでもあなたのオフィスで喜んで受け取ります。」
10彼らがあなたのために書いたかどうかにかかわらず、彼らに感謝します。「この手紙を読んでくださり、ありがとうございます。また、時間を割いて私に教えてくださり、ありがとうございます。先生の授業は本当に楽しく、たくさんのことを学びました。」もし先生が本当にあなたにとって特別な先生なら、もっと熱意を持って書くことができます。「あなたの授業で学んだことを、今後の生活や仕事に活かすことができると確信しています。あなたの指導は私の人生に非常に良い影響を与えてくれました。そのことに永遠に感謝します。」
11メールで伝えた内容に従い、必要な資料を渡してリマインダーを発行します。 1 週間以内に連絡がない場合は、電話してください。電話するときは、何も想定しないでください。まず、相手があなたのメールを見ていることを確認します。そうでない場合は、事前に口頭でリクエストできるように準備しておいてください。
12締め切り前に、応募する奨学金プログラム、学校、または仕事に問い合わせて、推薦状を受け付けているかどうかを確認してください。そうでない場合は、教授に丁寧なメールを書いて、速達料金を支払うことを申し出てください。
13改めて感謝申し上げます。推薦状を受け取ったら、教授に感謝の手紙を送りましょう。推薦状が手書きの場合は、電子メールではなく手紙で教授に感謝の意を伝えましょう。これは礼儀正しく適切なことであるだけでなく、さらに重要なことは、それが将来どれほどの利益をもたらすかは分からないということです。このような感謝のメールは他のときにも必要になるかもしれませんし、この仕事を続けていれば、将来いつか彼らがあなたを助けてくれるかもしれません。推薦状が成功し、希望のポジションを獲得できたら、教授に電話してその朗報を伝えましょう。広告する

ヒント

しつこい印象を与えないように、締め切りの 1 ～ 2 週間前に教授にお礼のメールを送り、締め切りが近づいていることを伝えましょう。
送信する前にもう一度読んでください。スペルや文法の間違いがないことを確認してください。文章を書くのが苦手な場合は、誰かにレビューを依頼してください。
履歴書をメールに添付し、教授に参考として思い出してもらうためにメールに書いてください。
あなたを助けてくれた人たちのことを思い出し、恩返しする準備をしておきましょう。一例として、博物館では学生向けに夏季インターンシップが実施されているため、そこで就職できると考えているとします。ジョーンズ教授に電話してこのことを知らせれば、教授は学生たちにこのことを知らせることができるでしょう。
短期間で推薦状が必要な場合は、状況を説明した簡単なメールを書いて、教授に手伝う時間があるかどうかを尋ねてください。彼が同意する場合は、より詳しい内容を記載したメールを書いてください。
フォームに記入する必要がある場合は、教授に黒の万年筆またはボールペンでフォームに記入するよう依頼してください。

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警告する

教授によっては、電子メールによるアプローチを好まない人もいるかもしれません。勤務時間中に彼を訪ねる必要があります。事前にアポイントメントを取ったり電話をかけたりして、単にメールを書くのではなく、メンターと直接会うために時間と労力を費やす意思があることを示しましょう。
推薦状を送る前に教授に推薦状のコピーをもらうように頼まないでください。これは適切ではありません。教授はあなたを正直に評価するだけでよく、説明する必要はないからです。教授が特に良いことを言ってくれないかもしれないと感じた場合は、「あなたの目標を達成するのに役立つ」推薦状を書くのに十分な資料やあなたについての十分な印象があるかどうかを教授に尋ねることができます。
彼らにはそうする義務がないことを覚えておいてください。教授たちは自分の評判を築くために何十年も懸命に働きます。推薦状を書く前に、彼らは必ず自分の評判を最優先します。つまり、彼らは本当に信頼する人に対してのみこれを行います。
教授が、推薦状があなたが思っていたほど良くないかもしれないというヒント（最初にあなたにメールを送るなど）を与えた場合は、配慮してくれたことに感謝し、推薦状を書く別の人を見つけたと伝えることができます。
事前に合意に達することなく、誰かを「あなたのために良いことを言ってくれる人」リストに載せないでください。これは、たとえ彼らと長い間一緒に仕事をし、彼らを信頼していたとしても当てはまります。

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